Checklist voor een klimaatadaptatieavond organiseren

Een klimaatadaptatieavond vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal en een paar sprekers. Je combineert een plenair programma met workshops, infostands, techniek en praktische ontvangst. Begin met datum, locatie en inhoud; werk daarna naar aanmeldingen, catering en materialen toe. In de laatste week controleer je vooral deelnemersinformatie, workshopindeling en techniek. Op de dag zelf draait alles om een ingerichte ontvangstbalie, duidelijke tafels en een korte test van beeld en geluid.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Sprekers en begeleiders benaderen
2 personen
Workshops definitief indelen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vragen van bezoekers beantwoorden
Sprekersinformatie versturen
Techniek testen
2 personen
Workshopmaterialen controleren
2 personen
Cateringbestelling plaatsen
Bezoekerslijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koelen
Infomateriaal printen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Meubilair klaarzetten
4 personen
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
Workshoptafels inrichten
3 personen
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
Infostands inrichten
3 personen
Route- en veiligheidsborden plaatsen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma toelichten
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
Pauzedranken aanvullen
2 personen
Workshops begeleiden
6 personen
Workshopmaterialen aanvullen
2 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Buffet en dranken serveren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Panelgesprek begeleiden
2 personen
Publieksvragen modereren
Actiepuntenwand begeleiden
2 personen
Inschrijvingen voor acties verwerken
2 personen
Afsluiting aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Afval gescheiden verzamelen
2 personen

Nazorg

Servies afwassen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Workshopmaterialen verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Bedankberichten versturen
Presentaties en actiepunten delen
Aanmeldingen voor vervolgacties verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Ontvangsttafel
Presentatietafelaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Speakersaantal 2
Draadloze microfoonaantal 2
Stekkerdozenaantal 5
Verlengkabelsaantal 5
Oplaadbare lampenaantal 6

Servies

Herbruikbare koffiebekersaantal 90
Herbruikbare drinkglazenaantal 90
Bordenaantal 90
Besteksetsaantal 90
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Schenkkommenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Schortenaantal 5

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 100
Naambordhoudersaantal 20
Infopanelenaantal 8
Posterpresentatiestandaardsaantal 6
Pijlbordenaantal 10
Tafeldecoratieaantal 12

Workshopmateriaal

Flip-oversaantal 6
Flip-overstiftenaantal 24
Whiteboardsaantal 4
Whiteboardstiftenaantal 16
Klembordenaantal 12
Notitieblokkenaantal 100
Balpennenaantal 100
Plakbriefjesaantal 30
Gekleurde stickersaantal 300
Scharenaantal 12
Lijmstiftenaantal 12
Touwrollenaantal 4
Plantbakkenaantal 6
Regentonmodellenaantal 2
Grondmonstersetsaantal 6
Meetbekersaantal 12

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Handvegersaantal 3
Vloermoppenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg workshops uiterlijk twee weken voor de avond definitief in; dan kun je deelnemers gericht informeren en per tafel de juiste materialen klaarzetten.
Verstuur de sprekersinformatie minstens zeven dagen vooraf met het programma, de starttijd, de locatie en afspraken over laptop, beamer en microfoon.
Sluit het aanmeldformulier drie tot vijf dagen voor de avond of spreek een vaste deelnemersgrens af. Verzamel dieetwensen tegelijk, zodat je cateringbestelling niet op het laatste moment wijzigt.
Test beamer, projectiescherm, speakers en draadloze microfoon minimaal één uur voor ontvangst. Leg stekkerdozen en verlengkabels vooraf aan, zodat kabels niet door looproutes liggen.
Richt de ontvangstbalie minstens 45 minuten voor aanvang in met bezoekerslijst, naamkaartjes en naambordhouders. Zet workshoptafels, infostands en afvalbakken klaar voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een klimaatadaptatieavond organiseren?: Begin bij voorkeur zes tot acht weken vooraf. In de eerste twee weken leg je datum, locatie, programma en sprekers vast; daarna volgen aanmeldingen, promotie, workshops en catering.
Wanneer moet ik de catering voor een klimaatadaptatieavond bestellen?: Plaats de bestelling uiterlijk vijf werkdagen vooraf, zodra het aantal aanmeldingen en de dieetwensen zijn verwerkt. Koop houdbare boodschappen eerder en haal gekoelde dranken en verse hapjes op de dag zelf.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de locatie klaar te zetten?: Plan minimaal 90 minuten voor meubilair, ontvangstbalie, workshoptafels, infostands en presentatietechniek. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een volledige test van beeld en geluid.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst en naamkaartjes maken?: Werk de deelnemerslijst twee tot drie dagen vooraf bij en druk hem op de dag zelf opnieuw af als er wijzigingen zijn. Maak naamkaartjes en zet ze minstens 45 minuten voor de start bij de ontvangstbalie klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.