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Klimaanpassungsabend organisieren: die Checkliste

Ein Klimaanpassungsabend braucht mehr als ein gutes Programm: Workshops, Referenten, Technik und Verpflegung müssen zeitlich zusammenpassen. Plane zuerst Datum, Ort und Ablauf und verschicke die Einladungen erst, wenn Anmeldeformular und Workshop-Einteilung stehen. In der letzten Woche prüfst du Zusagen, Ernährungswünsche, Präsentationen und Materialien. Am Veranstaltungstag helfen ein klarer Empfang, vorbereitete Workshop-Tische und ein Techniktest vor dem Eintreffen der Gäste.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Referenten und Begleiter ansprechen

    2 Personen

  • Workshops endgültig einteilen

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung veröffentlichen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherfragen beantworten

  • Referenteninformationen versenden

  • Technik testen

    2 Personen

  • Workshopmaterialien prüfen

    2 Personen

  • Cateringbestellung aufgeben

  • Besucherliste ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke kühlen

  • Infomaterial drucken

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Möbel bereitstellen

    4 Personen

  • Empfangstheke aufbauen

    2 Personen

  • Workshop-Tische einrichten

    3 Personen

  • Präsentationstechnik anschließen

    2 Personen

  • Infostände einrichten

    3 Personen

  • Weg- und Sicherheitsschilder aufstellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks auslegen

    2 Personen

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Programm vorstellen

  • Eröffnungspresentation moderieren

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

  • Pausengetränke nachfüllen

    2 Personen

  • Workshops betreuen

    6 Personen

  • Workshop-Materialien auffüllen

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Buffet und Getränke servieren

    5 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Podiumsgespräch begleiten

    2 Personen

  • Publikumsfragen moderieren

  • Aktionspunktewand begleiten

    2 Personen

  • Anmeldungen für Aktionen bearbeiten

    2 Personen

  • Abschluss ankündigen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

  • Abfall getrennt sammeln

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Workshopmaterialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Dankesnachrichten versenden

  • Präsentationen und Aktionspunkte teilen

  • Anmeldungen für Folgeaktionen verarbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 12
  • StühleAnz. 90
  • Empfangstisch
  • PräsentationstischAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 6

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • LautsprecherAnz. 2
  • Kabelloses MikrofonAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 5
  • VerlängerungskabelAnz. 5
  • Wiederaufladbare LampenAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 90
  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 90
  • TellerAnz. 90
  • BestecksetsAnz. 90
  • KaffeekannenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 4

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8
  • SchürzenAnz. 5

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 100
  • NamensschildhalterAnz. 20
  • InfotafelnAnz. 8
  • PosterpräsentationsständerAnz. 6
  • WegweiserAnz. 10
  • TischdekorationAnz. 12

Workshopmaterial

  • FlipchartsAnz. 6
  • Flipchart-MarkerAnz. 24
  • WhiteboardsAnz. 4
  • WhiteboardmarkerAnz. 16
  • KlemmbretterAnz. 12
  • NotizblöckeAnz. 100
  • KugelschreiberAnz. 100
  • KlebezettelAnz. 30
  • Bunte AufkleberAnz. 300
  • ScherenAnz. 12
  • KlebestifteAnz. 12
  • SeilrollenAnz. 4
  • PflanzkübelAnz. 6
  • RegentonnenmodelleAnz. 2
  • Bodenproben-SetsAnz. 6
  • MessbecherAnz. 12

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • BatterielaternenAnz. 8

Reinigung

  • HandfegerAnz. 3
  • BodenwischerAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 12
  • AbfallgreiferAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Workshop-Zeiten fest, bevor du Einladungen verschickst. So können sich Gäste gezielt anmelden und du vermeidest spätere Änderungen an der Einteilung.
  • Schicke Referenteninformationen spätestens 7 Tage vorher. Bitte um Präsentationen und besondere Technikbedarfe, damit Beamer, Leinwand, Laptop und Mikrofon rechtzeitig getestet werden können.
  • Schließe die Anmeldeliste 2 bis 3 Tage vor dem Abend ab. Drucke danach die Besucherliste, Namensschilder und die Workshop-Zuordnung aus; kurzfristige Änderungen kannst du am Empfang notieren.
  • Bestelle Catering und Getränke nach der bestätigten Teilnehmerzahl und plane pro Person mindestens einen Teller, ein Besteckset und ein Trinkglas ein. Kühle Getränke am selben Tag und stelle Kaffee in Thermoskannen bereit.
  • Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor Beginn. Baue zuerst Empfang und Workshop-Tische auf, schließe anschließend die Präsentationstechnik an und teste Ton, Bild sowie Verlängerungskabel in jedem genutzten Raum.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Klimaanpassungsabend planen?
Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Location und Programm. Referenten und Begleiter solltest du direkt danach anfragen, damit du das Workshop-Angebot spätestens 4 Wochen vor dem Termin festlegen kannst.
Wann sollte ich die Einladungen für den Klimaanpassungsabend verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vor der Veranstaltung. Lass das Anmeldeformular mindestens 10 bis 14 Tage geöffnet, damit du Teilnehmerzahl, Workshop-Wünsche und Ernährungsangaben rechtzeitig auswerten kannst.
Wie lange vorher muss die Technik getestet werden?
Führe einen vollständigen Techniktest 1 bis 2 Tage vorher durch und wiederhole ihn am Veranstaltungstag. Plane dafür mindestens 30 Minuten ein: Bild, Ton, Mikrofon, Laptop, Projektionsleinwand und Verlängerungskabel müssen zusammen funktionieren.
Wann soll die Location für den Klimaanpassungsabend geöffnet werden?
Öffne die Räume mindestens 90 Minuten vor Beginn. Für Möbel, Empfangstheke, Infostände, Workshop-Materialien und Technik brauchst du meist 60 Minuten; die verbleibenden 30 Minuten sind für einen letzten Rundgang und den Empfang reserviert.

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