Checklist pour organiser une soirée sur l’adaptation au climat
Une soirée sur l’adaptation au climat demande plus qu’un programme et quelques intervenants. Il faut coordonner les ateliers, les inscriptions, l’accueil, la technique et la restauration dans le bon ordre. Commencez par fixer la date, le lieu et le déroulé, puis prévoyez suffisamment de temps pour confirmer les intervenants et tester les équipements. Cette checklist vous accompagne jusqu’à l’ouverture des portes, avec les tâches et le matériel à préparer.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Contacter les intervenants et les accompagnateurs
2 personnes
Répartir définitivement les ateliers
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répondre aux questions des visiteurs
Envoyer les informations sur les intervenants
Tester la technique
2 personnes
Vérifier le matériel d’atelier
2 personnes
Passer la commande traiteur
Imprimer la liste des visiteurs
Faire les courses
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Refroidir les boissons
Imprimer le matériel d’information
2 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer le mobilier
4 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Installer les tables d'atelier
3 personnes
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
Aménager les stands d'information
3 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire et de sécurité
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
Réapprovisionner les boissons de pause
2 personnes
Encadrer les ateliers
6 personnes
Réapprovisionner le matériel d’atelier
2 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Servir le buffet et les boissons
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Animer le débat
2 personnes
Modérer les questions du public
Animer le mur des actions à mener
2 personnes
Traiter les inscriptions aux actions
2 personnes
Annoncer la clôture
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
Collecter les déchets séparément
2 personnes
Suivi
Faire la vaisselle
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler le matériel d’atelier
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Envoyer les messages de remerciement
Partager les présentations et les points d'action
Traiter les inscriptions aux actions de suivi
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 12
- Chaisesqté 90
- Table d’accueil
- Table de présentationqté 2
- Poubellesqté 6
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Haut-parleursqté 2
- Micro sans filqté 2
- Multiprisesqté 5
- Rallongesqté 5
- Lampes rechargeablesqté 6
Vaisselle
- Gobelets à café réutilisablesqté 90
- Verres réutilisablesqté 90
- Assiettesqté 90
- Couvertsqté 90
- Pichets à caféqté 4
- Thermosqté 4
- Saladiersqté 4
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
- Louchesqté 8
- Tabliersqté 5
Décoration
- Nappesqté 12
- Badges nominatifsqté 100
- Porte-nomsqté 20
- Panneaux d’informationqté 8
- Présentoirs pour postersqté 6
- Panneaux indicateursqté 10
- Décoration de tableqté 12
Matériel d'atelier
- Chevaletsqté 6
- Feutres pour paperboardqté 24
- Tableaux blancsqté 4
- Marqueurs pour tableau blancqté 16
- Presse-papiersqté 12
- Blocs-notesqté 100
- Stylos à billeqté 100
- Post-itqté 30
- Autocollants colorésqté 300
- Ciseauxqté 12
- Bâtons de colleqté 12
- Rouleaux de cordeqté 4
- Bacs à plantesqté 6
- Modèles de récupérateur d’eau de pluieqté 2
- Kits d’échantillons de solqté 6
- Verres doseursqté 12
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampes à pilesqté 8
Nettoyage
- Balais à mainqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Pinces à déchetsqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour confirmer les intervenants, répartir les ateliers et intégrer leurs informations au formulaire.
- Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription. Arrêtez le nombre de repas et d’en-cas quelques jours avant la soirée, puis gardez une liste imprimée à l’accueil.
- Testez la présentation complète au moins 48 heures à l’avance : ordinateur, vidéoprojecteur, écran, haut-parleurs, micro, multiprises et rallonges doivent fonctionner ensemble.
- Préparez l’accueil avant l’arrivée du public. Installez la table d’accueil, les badges nominatifs, la liste des visiteurs et les informations sur les ateliers au moins 30 minutes avant l’ouverture.
- Ne laissez pas la mise en place de la cuisine au dernier moment. Refroidissez les boissons, préparez les en-cas et rassemblez glacières, plateaux, pinces, saladiers et ustensiles avant l’installation des participants.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une soirée sur l’adaptation au climat ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les intervenants, répartir les ateliers, publier les invitations et traiter les inscriptions sans précipitation.
- Quand faut-il tester le matériel de présentation ?
- Faites un premier test 48 heures avant l’événement, puis une vérification rapide le jour même. Testez notamment le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les haut-parleurs, le micro et les rallonges.
- Quand commander le traiteur pour cette soirée ?
- Passez la commande après avoir consolidé les inscriptions et les besoins alimentaires, généralement 5 à 7 jours avant la soirée. Gardez ensuite une marge pour les dernières confirmations.
- Que préparer le jour de la soirée ?
- Ouvrez le lieu au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Installez le mobilier, l’accueil, les tables d’atelier, la technique, les stands d’information et les boissons avant l’ouverture des portes.
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