Kledingbeurs organiseren: checklist en planning

Een kledingbeurs vraagt vooral om een strakke indeling en duidelijke afspraken met verkopers. Leg eerst datum, locatie, voorwaarden en aanmeldingen vast; pas daarna deel je tafels, rekken en paskamers in. Reserveer tijd voor prijskaartjes, sorteerlabels, bewegwijzering en wisselgeld: juist die details worden vaak pas op de beursdag ontdekt. Met deze checklist werk je van voorbereiding naar opbouw, ontvangst en verkoop zonder stappen over te slaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Zaalindeling uitwerken
2 personen
Reserveringen maken
Verkopersvoorwaarden opstellen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Verkopers benaderen
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Tafelnummers toewijzen
Dieetwensen verzamelen
Verkoperslijst afdrukken
Bewegwijzering ontwerpen
Prijslijsten voorbereiden
2 personen
Kledingrekken controleren
2 personen
Geldkist en wisselgeld regelen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Kleding sorteerlabels maken
2 personen
Zaalvloer controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Kledingrekken plaatsen
4 personen
Stoelen en paskamers plaatsen
3 personen
Spiegels neerzetten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen

Event

Verkopers ontvangen
3 personen
Verkopers naar tafels verwijzen
2 personen
Kledingpresentatie controleren
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Entree en registratie verwerken
2 personen
Paskamers begeleiden
2 personen
Verkopers ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Afvalbakken legen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Verkopers laten afbouwen
3 personen
Onverkochte kleding verzamelen
3 personen

Nazorg

Tafels en rekken afbreken
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Gevonden voorwerpen opbergen
Restanten opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 24
Kledingrekkenaantal 12
Paskamerschermenaantal 4
Staantafelsaantal 2
Spiegelsaantal 4
Kleedkamerbankjesaantal 4
Inschrijftafel

Apparatuur

Pinapparaataantal 2
Geldkistaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Kledingstomersaantal 2

Servies

Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 3
Mokkenaantal 60
Glazenaantal 60
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40

Decoratie

Tafelkledenaantal 14
Kledinglabelsaantal 500
Prijskaartjesaantal 300
Pijlbordenaantal 12
Openingsbord
Tafelnummersaantal 12
Kledinghoezenaantal 100

Keuken

Snijplankenaantal 2
Serveerbladenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3

Schoonmaak

Bezemsaantal 2
Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de zaalindeling zodra het aantal verkopers bekend is. Houd aparte ruimte vrij voor de inschrijftafel, minimaal één paskamer en een duidelijke looproute langs tafels en kledingrekken.
Stuur verkopersvoorwaarden uiterlijk twee weken vooraf. Vermeld daarin de aanmelddeadline, tafelnummering, betaalwijze, prijskaartjes en wat er met onverkochte kleding gebeurt.
Maak per tafel een tafelnummer en een set kledinglabels klaar. Leg verkoperslijst, prijslijsten en eventuele sorteerlabels bij de inschrijftafel, zodat je bij binnenkomst niet hoeft te zoeken.
Test pinapparaat, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de opbouw. Neem daarnaast een geldkist met wisselgeld mee; zonder contant alternatief loopt de verkoop bij een storing snel vast.
Zet koffie en thee pas klaar nadat tafels, rekken, stoelen, spiegels en paskamerschermen staan. Bereid thermoskannen en mokken zo voor dat bezoekers en verkopers tijdens de beurs direct kunnen inschenken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kledingbeurs organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, reserveringen en verkopersvoorwaarden. Verstuur uitnodigingen en open de aanmeldingen daarna, zodat je uiterlijk 2 weken voor de beurs de zaalindeling kunt maken.
Hoeveel tafels en kledingrekken heb ik nodig voor een kledingbeurs?: Dat hangt af van het aantal verkopers en de beschikbare zaalruimte. Reken per verkoper met de afgesproken tafelruimte en controleer daarna of er nog plek blijft voor looproutes, minimaal één paskamer, spiegels en de inschrijftafel.
Wat moet ik op de dag van een kledingbeurs als eerste doen?: Controleer eerst de zaalvloer en aansluitpunten en zet daarna tafels, kledingrekken en paskamers volgens de indeling. Hang vervolgens bewegwijzering op en richt de inschrijftafel in voordat verkopers binnenkomen.
Hoeveel wisselgeld heb ik nodig op een kledingbeurs?: Leg vooraf voldoende munten en kleine biljetten klaar voor de verwachte contante verkopen; een vaste hoeveelheid hangt af van het aantal verkopers en de prijzen. Controleer ook het pinapparaat en regel uiterlijk de dag ervoor een alternatief bij een storing.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.