Checklist voor een kledingbeurs organiseren

Een kledingbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels en kledingrekken klaarzetten. Je regelt eerst de locatie, openingstijden en verkopers, daarna de verkoopvoorwaarden, ruimte-indeling en vrijwilligers. In de laatste dagen bereid je prijslabels, kassaregels, wisselgeld en verkopersboxen voor. Op de opbouwdag test je stroom en verlichting, richt je paskamers en informatiebalie in en controleer je de bewegwijzering. Deze checklist bevat 48 taken en 35 spullen om niets op het laatste moment te moeten oplossen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en openingstijden bevestigen
Verkopers uitnodigen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Verkopersinformatie versturen
Verkoopvoorwaarden opstellen
2 personen
Verkoperslijst samenstellen
Indeling van de ruimte maken
2 personen
Vrijwilligers inplannen
Prijslabels voorbereiden
2 personen
Pijlen en bewegwijzering printen
Kassaregels en wisselgeld bepalen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen ophalen
2 personen
Verkopersboxen samenstellen
2 personen
Kledingrekken en tafels klaarzetten
3 personen
Kassalade en formulieren voorbereiden
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Ruimte leegmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Kledingrekken plaatsen
3 personen
Paskamers inrichten
2 personen
Kassa- en informatiebalie opbouwen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Verlichting en stroom testen
2 personen
Kleding van verkopers innemen
4 personen
Kleding per maat sorteren
5 personen
Verkooptafels en rekken vullen
5 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deuren openen
2 personen
Bezoekers ontvangen
2 personen
Verkoop en betalingen afhandelen
3 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
Paskamers controleren
2 personen
Kleding opnieuw sorteren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
Laatste verkoopronde aankondigen
Verkoop afsluiten
3 personen

Nazorg

Verkopers laten afrekenen
3 personen
Onverkochte kleding teruggeven
4 personen
Kledingrekken en tafels afbouwen
4 personen
Kleding en materialen inpakken
4 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Kassa tellen en afsluiten
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Geleende materialen retourneren
2 personen
Verkopers afrekenoverzicht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 16
Kledingrekkenaantal 12
Paskamerschermenaantal 4
Spiegelsaantal 4
Kledinghangersaantal 180
Maatverdelersaantal 24
Kledingmandenaantal 12
Kapstokkenaantal 2
Kassatafel

Apparatuur

Kassa
Pinapparaat
Rekenmachineaantal 2
Printer
Stekkerdozenaantal 5
Verlengkabelsaantal 6
Koelboxenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Koffiekannenaantal 4
Serveerbladenaantal 3

Decoratie

Tafelkleedjesaantal 10
Prijslabelstickersaantal 1000
Veiligheidsspeldenaantal 500
Meetlintenaantal 4
Informatiebordenaantal 8
Richtingpijlenaantal 24
Afplaktapeaantal 6
Klembordenaantal 8
Balpennenaantal 24

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Open de aanmeldingen pas nadat de verkoopvoorwaarden klaar zijn. Zo krijgen alle verkopers dezelfde informatie over prijzen, inleveren, afrekenen en onverkochte kleding.
Maak de ruimte-indeling voordat je tafels en kledingrekken plaatst. Reserveer aparte plekken voor de kassa, informatiebalie, paskamers en een duidelijke looproute.
Bereid prijslabels en maatverdelers vooraf voor en houd extra balpennen, afplaktape en veiligheidsspelden bij de kassa. Dat voorkomt zoeken zodra verkopers hun kleding uitstallen.
Leg kassaregels en wisselgeld uiterlijk de dag vóór de beurs vast. Test de kassa, het pinapparaat en de rekenmachine samen en houd formulieren op klemborden binnen handbereik.
Plan de opbouw met voldoende tijd voor stroom en verlichting. Zet kledingrekken, tafels, spiegels en paskamerschermen eerst neer; hang daarna de bewegwijzering op en doe een volledige loopronde.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een kledingbeurs te organiseren?: Plan minimaal 4 tot 6 weken voor een kleine kledingbeurs. Gebruik de eerste 2 weken voor locatie en verkopers, de volgende 2 weken voor aanmeldingen en indeling en de laatste week voor materialen, kassa en vrijwilligers.
Hoeveel kledingrekken en tafels heb ik nodig voor een kledingbeurs?: Dat hangt af van het aantal verkopers en de ruimte, maar plan per verkoper vooraf een vaste plek en leg die vast in de indeling. Maak de opstelling uiterlijk 1 week van tevoren, zodat je ontbrekende tafels, kledingrekken of stoelen nog kunt regelen.
Wanneer moet ik verkopersinformatie naar deelnemers sturen?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen vóór de beurs. Vermeld daarin openingstijden, verkoopvoorwaarden, plaatsindeling, inlevertijd, prijslabels, kassa-afspraken en wat verkopers zelf moeten meenemen.
Hoeveel wisselgeld moet ik voorzien bij een kledingbeurs?: Bepaal het bedrag op basis van je verwachte contante omzet en prijsniveaus; zorg in elk geval voor muntgeld en biljetten waarmee je de eerste 10 tot 20 transacties kunt teruggeven. Tel de kassalade vóór opening en noteer het startbedrag op het kass formulier.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.