Checklist pour organiser une bourse aux vêtements

Une bourse aux vêtements demande surtout une organisation précise des vendeurs, des articles et de la caisse. Commence par confirmer la salle et ses horaires, puis ouvre les inscriptions et transmets rapidement les consignes de vente. Les derniers jours servent à préparer les étiquettes, le plan de salle, les bénévoles et le matériel. Le jour J, garde du temps pour installer les portants, les cabines d’essayage, la signalétique et le comptoir d’information avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu et les heures d’ouverture
Inviter les vendeurs
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Envoyer les informations aux vendeurs
Rédiger les conditions de vente
2 personnes
Dresser la liste des vendeurs
Faire l’aménagement de la salle
2 personnes
Planifier les bénévoles
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
Imprimer les flèches et la signalétique
Définir les règles de caisse et la monnaie
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Assembler les boîtes des vendeurs
2 personnes
Installer les portants à vêtements et les tables
3 personnes
Préparer le tiroir-caisse et les formulaires
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vider la salle
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les portants à vêtements
3 personnes
Aménager les cabines d’essayage
2 personnes
Monter la caisse et le comptoir d'information
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Tester l’éclairage et l’alimentation électrique
2 personnes
Récupérer les vêtements des vendeurs
4 personnes
Trier les vêtements par taille
5 personnes
Approvisionner les tables et rayonnages de vente
5 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Gérer les ventes et les paiements
3 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Vérifier les cabines d’essayage
2 personnes
Trier à nouveau les vêtements
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
Annoncer le dernier tour de vente
Clôturer les ventes
3 personnes

Suivi

Faire régler les vendeurs
3 personnes
Retourner les vêtements invendus
4 personnes
Démonter les portants à vêtements et les tables
4 personnes
Emballer les vêtements et le matériel
4 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Compter et clôturer la caisse
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer le récapitulatif de caisse des vendeurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 16
Portants à vêtementsqté 12
Paravents de cabine d'essayageqté 4
Miroirsqté 4
Cintresqté 180
Séparateurs de tailleqté 24
Paniers à vêtementsqté 12
Porte-manteauxqté 2
Table de caisse

Équipement

Caisse
Terminal de paiement
Calculatriceqté 2
Imprimante
Multiprisesqté 5
Rallongesqté 6
Glacièresqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 50
Pichets à caféqté 4
Plateaux de serviceqté 3

Décoration

Nappesqté 10
Étiquettes de prixqté 1000
Épingles de sûretéqté 500
Mètres rubansqté 4
Panneaux d'informationqté 8
Flèches directionnellesqté 24
Ruban de masquageqté 6
Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 24

Éclairage

Lampadairesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Ferme les inscriptions au moins 7 jours avant la vente : tu auras le temps de traiter les informations, d’établir la liste des vendeurs et de préparer une boîte pour chacun.
Envoie les conditions de vente et les horaires aux vendeurs 5 à 7 jours avant l’événement. Précise notamment le dépôt des articles, l’étiquetage des prix et la récupération des invendus.
Prévois l’aménagement de la salle sur papier avant l’installation : sépare les portants par taille et laisse des passages d’au moins 1,20 m pour faciliter la circulation avec des paniers ou des poussettes.
Prépare la caisse la veille avec les formulaires, la calculatrice, le terminal de paiement et la monnaie. Un contrôle du terminal et de l’alimentation électrique évite de régler ces problèmes pendant l’ouverture.
Installe les cabines d’essayage, les miroirs et les porte-manteaux avant de disposer les vêtements. Vérifie aussi l’éclairage et place les flèches directionnelles aux entrées, aux changements de direction et près de la caisse.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une bourse aux vêtements ?: Prévois idéalement 4 à 6 semaines. Les inscriptions peuvent commencer environ 3 semaines avant, tandis que la salle, les bénévoles et les règles de vente doivent être confirmés au moins 2 semaines à l’avance.
Quand ouvrir les inscriptions pour une bourse aux vêtements ?: Ouvre-les 3 à 4 semaines avant la date prévue et fixe une clôture 7 jours avant la vente. Ce délai permet de traiter les inscriptions, de finaliser la liste des vendeurs et de préparer les étiquettes.
Combien de bénévoles faut-il pour une bourse aux vêtements ?: Pour une petite salle, prévois au minimum 4 bénévoles en même temps : 2 à l’accueil et à la caisse, 1 pour les vendeurs et 1 pour la salle. Ajoute des créneaux de 2 heures pour couvrir l’installation, l’ouverture et le rangement.
Quand installer la salle pour une bourse aux vêtements ?: Commence l’installation 2 à 3 heures avant l’ouverture au public. Monte d’abord les tables et les portants, puis les cabines, la caisse, la signalétique et les articles ; garde au moins 30 minutes pour tester l’éclairage et faire une dernière vérification.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.