Checklist voor een Klassieke Schepenfestival organiseren

Een Klassieke Schepenfestival vraagt om meer dan schepen aan de kade. Je legt eerst datum, haven en ligplaatsen vast en werkt daarna toe naar inschrijvingen, rondvaarten en publieksinformatie. In de laatste weken verschuift de aandacht naar vrijwilligers, catering, techniek en veiligheid. Deze checklist helpt je de 74 taken in de juiste volgorde af te werken, met aandacht voor zaken die vaak pas op het laatste moment worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en haven vastleggen
2 personen
Ligplaatsen voor schepen reserveren
2 personen
Vergunningen controleren
2 personen
Verzekering en aansprakelijkheid regelen
Deelnemende schepen benaderen
2 personen
Inschrijvingen van schippers verwerken
2 personen
Schippersinformatie verzamelen
Publieksprogramma samenstellen
2 personen
Rondvaarten plannen
2 personen
Aanmeldingen voor rondvaarten verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Programma online publiceren
Sociale berichten plaatsen
Persbericht versturen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Havenroute voor bezoekers uitwerken
2 personen
Parkeerinformatie voorbereiden
Boodschappen bestellen
2 personen
Dranken en ijs reserveren
Rondvaartbegeleiders briefen
3 personen
EHBO- en veiligheidsplan doornemen
3 personen
Weersverwachting controleren
Schippers laatste informatie sturen
Locatie inspecteren
3 personen
Leveringen aannemen
3 personen
Havenkade afzetten
3 personen
Informatiebalie opbouwen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Terras en zitplekken inrichten
3 personen
Scheepsborden plaatsen
3 personen
Route- en programmaborden plaatsen
2 personen
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Havenveiligheid controleren
3 personen
Schepen ontvangen
4 personen
Ligplaatsen aanwijzen
3 personen
Schippers aanmelden
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Informatiebalie bemannen
2 personen
Programma toelichten
2 personen
Schepen rondleiden
4 personen
Rondvaarten begeleiden
4 personen
Fotowedstrijd begeleiden
Muziekprogramma begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken uitgeven
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Zitplekken netjes houden
2 personen
Lichtcontrole uitvoeren
Laatste rondvaart begeleiden
3 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Schepen veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

Bar en buffet afsluiten
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Kade en terrein schoonmaken
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Verlichting en kabels opruimen
2 personen
Informatiebalie opruimen
2 personen
Materialen tellen en opslaan
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Servies afwassen en drogen
3 personen
Restanten koelen en opslaan
2 personen
Borg en gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Statafelsaantal 8
Biertafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Informatiebalie
Afvalbakkenaantal 10
Tafelkleedjesaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 100
Bierglazenaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Schaaltjesaantal 20
Tangen en opscheplepelsaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 4

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 6
Kassaaantal 2
Pinapparatenaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 8
Noodverlichtingaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Havenvlaggenaantal 8
Scheepsnaambordenaantal 30
Programmabannersaantal 6
Tafeldecoratieaantal 12
Programmaflyersaantal 500
Routekaartenaantal 300
Naamstickersaantal 250
Polsbandjesaantal 300
Pennenaantal 30

Veiligheid

Hesjesaantal 12
Afzethekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 12
Reddingsboeienaantal 6
Zaklampenaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Antislipmattenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Afvalgrijpersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer ligplaatsen voordat je het aantal deelnemende schepen definitief communiceert. Controleer ook of elke ligplaats bereikbaar is voor bezoekers, bevoorrading en eventuele hulpdiensten.
Verzamel schippersinformatie en dieetwensen uiterlijk twee weken voor het festival. Gebruik die gegevens voor de publieksinformatie, rondvaartplanning en bestelling van eten en drinken.
Plan rondvaarten in vaste tijdsblokken en verwerk aanmeldingen vooraf. Brief rondvaartbegeleiders minstens één dag eerder over opstapplaatsen, capaciteit en wat zij bij vertraging doen.
Maak de havenroute begrijpelijk met een informatiebalie, parkeerinformatie en duidelijke bewegwijzering. Loop de route minimaal één keer op locatie na en controleer tegelijk tenten, tafels, afvalbakken en kabels.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan waar partytenten, ijscontainers, speakers en verlengkabels komen. Neem in het veiligheidsplan ook gladde kades, drukte bij de schepen en een uitwijkplek bij slecht weer op.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik een Klassieke Schepenfestival organiseren?: Begin minimaal zes maanden vooraf met datum, haven, ligplaatsen en vergunningen. Benader deelnemende schepen bij voorkeur vier tot vijf maanden voor het festival, zodat je het programma en de rondvaarten tijdig kunt plannen.
Wanneer moet ik de vergunningen voor een schepenfestival controleren?: Controleer de benodigde vergunningen direct nadat datum en haven zijn vastgelegd, dus bij voorkeur zes maanden vooraf. Vraag uiterlijk drie maanden voor het festival na of aanvullende gegevens nodig zijn voor schepen, publieksstromen, geluid of horeca.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Klassieke Schepenfestival?: Maak minimaal drie weken vooraf een rooster met aparte bezetting voor informatie, rondvaarten, publieksroute, catering en veiligheid. Plan per actief onderdeel minstens twee vrijwilligers per tijdsblok, zodat pauzes en onverwachte drukte opgevangen kunnen worden.
Wanneer regel ik drank, ijs en catering voor het festival?: Verzamel dieetwensen uiterlijk twee weken vooraf en plaats de bestelling voor boodschappen, dranken en ijs daarna. Controleer één dag voor opening de levering, koeling, glazen, servies, koffiezetapparaten en warmhoudbakken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.