Organiser un festival de bateaux classiques : la checklist

Un festival de bateaux classiques se prépare à la fois sur l’eau et sur le quai. Commence par fixer la date et le port, puis réserve les emplacements d’amarrage et vérifie les autorisations, l’assurance et les règles de sécurité. Les inscriptions des capitaines, le programme des croisières et l’accueil du public demandent ensuite un suivi précis. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les besoins alimentaires, les bénévoles, la météo ou le matériel d’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le port
2 personnes
Réserver des emplacements d’amarrage pour les bateaux
2 personnes
Vérifier les autorisations
2 personnes
Gérer l’assurance et la responsabilité
Contacter les bateaux participants
2 personnes
Traiter les inscriptions des capitaines
2 personnes
Rassembler les informations des capitaines
Établir le programme pour le public
2 personnes
Planifier les croisières
2 personnes
Traiter les inscriptions aux croisières
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le programme en ligne
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Envoyer le communiqué de presse
Planifier les bénévoles
2 personnes
Préparer un itinéraire du port pour les visiteurs
2 personnes
Préparer les informations de stationnement
Commander les courses
2 personnes
Réserver les boissons et la glace
Briefer les accompagnateurs de la croisière
3 personnes
Passer en revue le plan de premiers secours et de sécurité
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les dernières informations aux capitaines
Inspecter le lieu
3 personnes
Recevoir les livraisons
3 personnes
Barrer le quai du port
3 personnes
Monter le comptoir d'information
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Aménager la terrasse et les places assises
3 personnes
Installer les panneaux de navigation
3 personnes
Installer les panneaux de parcours et de programme
2 personnes
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Vérifier la sécurité du port
3 personnes
Accueillir les navires
4 personnes
Attribuer les emplacements d’amarrage
3 personnes
Inscrire les bateliers
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Faire visiter les navires
4 personnes
Accompagner les croisières
4 personnes
Animer le concours photo
Encadrer le programme musical
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Distribuer les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Maintenir les places assises en ordre
2 personnes
Effectuer le contrôle des éclairages
Superviser la dernière croisière
3 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Faire partir les bateaux en toute sécurité
4 personnes

Suivi

Fermer le bar et le buffet
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le quai et le site
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ranger l’éclairage et les câbles
2 personnes
Ranger le comptoir d’information
2 personnes
Compter et ranger le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Laver et sécher la vaisselle
3 personnes
Refroidir et stocker les restes
2 personnes
Gérer la caution et les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables hautesqté 8
Tables de bièreqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Bureau d’information
Poubellesqté 10
Nappesqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 100
Verres à bièreqté 150
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Petits bolsqté 20
Pinces et cuillères de serviceqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Multiprisesqté 8
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 6
Caisseqté 2
Terminaux de paiementqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8
Éclairage de secoursqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux de portqté 8
Panneaux de nom de bateauqté 30
Bannières du programmeqté 6
Décoration de tableqté 12
Flyers du programmeqté 500
Cartes d'itinéraireqté 300
Étiquettes nominativesqté 250
Braceletsqté 300
Stylosqté 30

Sécurité

Giletsqté 12
Barrières de sécuritéqté 20
Cônes de signalisationqté 12
Bouées de sauvetageqté 6
Lampes de pocheqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Tapis antidérapantsqté 8

Nettoyage

Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Pinces à déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque les emplacements d’amarrage dès que la date et le port sont fixés. Demande à chaque capitaine les dimensions du bateau, l’heure d’arrivée et les besoins particuliers afin d’éviter les changements de dernière minute.
Centralise les informations des capitaines dans un seul tableau : coordonnées, bateau, équipage, inscription à une croisière et contraintes alimentaires. Envoie les dernières consignes au moins 48 heures avant l’événement.
Prépare le programme public avant de lancer la communication. Indique les horaires des visites, des croisières, de l’accueil et des animations, puis publie la version en ligne et transmets-la aux visiteurs inscrits.
Prévois un briefing distinct pour les accompagnateurs de croisière et les bénévoles. Répartis les postes d’information, d’orientation, de stationnement et de sécurité avec des horaires précis, notamment avant l’arrivée du public.
Contrôle le quai la veille et le matin même : tentes, tables, chaises, poubelles, sonorisation, rallonges, vaisselle, machines à café, glacières et conteneurs à glace. Vérifie aussi les prévisions météo et adapte l’installation avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival de bateaux classiques ?: Commence idéalement 6 à 9 mois avant la date prévue. Les emplacements d’amarrage, les autorisations, l’assurance et la venue des bateaux participants sont les premiers éléments à sécuriser.
Combien de temps avant faut-il inscrire les capitaines ?: Fixe une date limite d’inscription 4 à 6 semaines avant le festival. Cela laisse le temps de confirmer les bateaux, de préparer les amarrages, le programme et les dernières informations pratiques.
Quand vérifier la météo pour le festival ?: Consulte les prévisions à 7 jours pour anticiper, puis à 48 heures et le matin même pour décider des ajustements. Informe les capitaines dès qu’une modification concerne les croisières, les horaires ou la sécurité.
Que faut-il prévoir pour l’accueil du public ?: Prévois un bureau d’information, un itinéraire du port, les indications de stationnement et une signalétique visible dès l’entrée. Installe aussi les tables, chaises, poubelles et équipements audio avant l’arrivée des premiers visiteurs, idéalement 60 à 90 minutes à l’avance.

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