Checklist para organizar un Festival de Barcos Clásicos

Organizar un Festival de Barcos Clásicos requiere coordinar el puerto, las embarcaciones y la experiencia de los visitantes en un mismo plan. Esta checklist reúne 74 tareas y 62 elementos, desde reservar amarres y comprobar permisos hasta preparar recorridos, bebidas, señalización y primeros auxilios. La secuencia te ayuda a cerrar primero las gestiones que pueden bloquear el evento y dejar los detalles operativos para los últimos días. También contempla las inscripciones de los patrones y de los paseos en barco.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el puerto
2 personas
Reservar amarres para barcos
2 personas
Comprobar permisos
2 personas
Gestionar el seguro y la responsabilidad
Contactar a los barcos participantes
2 personas
Procesar las inscripciones de los patrones
2 personas
Recopilar información de los capitanes
Preparar el programa para el público
2 personas
Planificar los recorridos en barco
2 personas
Gestionar las inscripciones para paseos en barco
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el programa en línea
Publicar mensajes en redes sociales
Enviar nota de prensa
Programar voluntarios
2 personas
Diseñar la ruta del puerto para visitantes
2 personas
Preparar la información de aparcamiento
Pedir la compra
2 personas
Reservar bebidas y hielo
Informar a los guías del paseo en barco
3 personas
Revisar el plan de primeros auxilios y seguridad
3 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar la información final del capitán
Inspeccionar el lugar
3 personas
Recibir las entregas
3 personas
Cortar el acceso al muelle
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar la terraza y las zonas de asiento
3 personas
Colocar los carteles de los barcos
3 personas
Colocar los carteles de ruta y programa
2 personas
Conectar la electricidad y la iluminación
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Comprobar la seguridad del puerto
3 personas
Recibir los barcos
4 personas
Asignar amarres
3 personas
Registrar a los capitanes
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Montar el bufé y la barra
3 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Atender el mostrador de información
2 personas
Presentar el programa
2 personas
Guiar visitas a los barcos
4 personas
Acompañar los paseos en barco
4 personas
Coordinar el concurso de fotos
Coordinar el programa musical
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Repartir bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Mantener ordenadas las zonas de asiento
2 personas
Realizar el control de iluminación
Guiar el último paseo en barco
3 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Hacer que los barcos zarpen con seguridad
4 personas

Seguimiento

Cerrar la barra y el bufé
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el muelle y el recinto
4 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la iluminación y los cables
2 personas
Recoger el mostrador de información
2 personas
Contar y guardar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Lavar y secar la vajilla
3 personas
Enfriar y almacenar los restos
2 personas
Gestionar la fianza y los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas altascant. 8
Mesas de cervezacant. 10
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 12
Punto de información
Papeleracant. 10
Manteles individualescant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 100
Copas de cervezacant. 150
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cuencoscant. 20
Pinzas y cucharonescant. 12
Bandejas para mantener calientecant. 4

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 8
Walkie-talkiescant. 6
Baterías externascant. 6
Caja registradoracant. 2
Datáfonoscant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 8
Iluminación de emergenciacant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 12
Banderas del puertocant. 8
Carteles con el nombre del barcocant. 30
Banners del programacant. 6
Decoración de mesacant. 12
Folletos del programacant. 500
Mapas de rutacant. 300
Pegatinas con nombrecant. 250
Pulserascant. 300
Bolígrafoscant. 30

Seguridad

Chalecoscant. 12
Vallas de separacióncant. 20
Conos de tráficocant. 12
Boyas de rescatecant. 6
Linternascant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 8

Limpieza

Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 4
Paños de limpiezacant. 30
Pinzas para residuoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el puerto y los amarres antes de abrir las inscripciones. Sin esos datos confirmados, los patrones no pueden recibir instrucciones fiables y el programa puede cambiar varias veces.
Pide a cada capitán sus datos y preferencias con antelación, y envía la información final del capitán cuando falten pocos días. Incluye horarios, punto de llegada, recorrido previsto y contacto operativo.
Calcula por separado el flujo del público y el de los paseos en barco. Diseña una ruta señalizada por el puerto, prepara el punto de información y comunica el aparcamiento para evitar aglomeraciones en los accesos.
No dejes las bebidas, el hielo ni el servicio de café para la última compra. Comprueba que haya vasos, copas, platos, cubiertos, bandejas y equipos de frío suficientes para el horario completo del festival.
Haz una revisión del lugar y del pronóstico del tiempo antes de montar. Confirma carpas, mesas, sillas, sonido, cables y el plan de primeros auxilios, y asigna voluntarios a recepción, recorridos y apoyo en el puerto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Festival de Barcos Clásicos?: Empieza al menos 8 a 12 semanas antes. Los amarres, permisos, seguros, participación de los barcos y recorridos deben quedar encaminados antes de publicar el programa y abrir las inscripciones.
¿Cuándo hay que reservar los amarres para un festival de barcos clásicos?: Resérvalos en cuanto estén fijados la fecha y el puerto, idealmente 8 semanas antes del evento. Confirma después cuántos barcos participan y conserva una lista actualizada para ajustar la distribución.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de los paseos en barco?: Ciérralas entre 3 y 7 días antes, según el número de plazas y la capacidad de los guías. Así puedes preparar la lista de pasajeros, recoger las preferencias dietéticas y enviar instrucciones claras.
¿Qué hay que comprobar la semana del festival?: Durante los 7 días previos revisa el pronóstico, el lugar, los amarres, el sonido, los cables, las bebidas, el hielo y el material de seguridad. Envía también la información final a los capitanes y confirma los turnos de voluntarios.

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