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Klassisches Schiffe-Festival organisieren: die Checkliste

Ein klassisches Schiffe-Festival braucht mehr als eingeladene Boote und ein Programm. Liegeplätze, Genehmigungen, Rundfahrten und Besucherführung müssen im Hafen zusammenpassen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Terminabstimmung bis zur Sicherheitskontrolle am Veranstaltungstag. Besonders leicht werden Anmeldedaten, Eis, Stromkabel und die letzte Wetterinformation zu spät organisiert.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Hafen festlegen

    2 Personen

  • Liegeplätze für Schiffe reservieren

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

    2 Personen

  • Versicherung und Haftung regeln

  • Teilnehmende Schiffe ansprechen

    2 Personen

  • Anmeldungen von Schiffern bearbeiten

    2 Personen

  • Schifferinformationen sammeln

  • Publikumsprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Rundfahrten planen

    2 Personen

  • Anmeldungen für Rundfahrten bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Programm online veröffentlichen

  • Social-Media-Posts veröffentlichen

  • Pressemitteilung versenden

  • Freiwillige einplanen

    2 Personen

  • Hafenroute für Besucher ausarbeiten

    2 Personen

  • Parkinformationen vorbereiten

  • Einkäufe bestellen

    2 Personen

  • Getränke und Eis reservieren

  • Bootsfahrbegleiter briefen

    3 Personen

  • Erste-Hilfe- und Sicherheitsplan durchgehen

    3 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Letzte Informationen an die Schiffer senden

  • Location inspizieren

    3 Personen

  • Lieferungen annehmen

    3 Personen

  • Hafenkai absperren

    3 Personen

  • Infotresen aufbauen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Terrasse und Sitzplätze einrichten

    3 Personen

  • Schilder anbringen

    3 Personen

  • Route- und Programmschilder aufstellen

    2 Personen

  • Strom und Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Hafensicherheit kontrollieren

    3 Personen

  • Schiffe empfangen

    4 Personen

  • Liegeplätze zuweisen

    3 Personen

  • Schiffer anmelden

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Buffet und Bar einrichten

    3 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Infostand besetzen

    2 Personen

  • Programm vorstellen

    2 Personen

  • Schiffe führen

    4 Personen

  • Bootstouren begleiten

    4 Personen

  • Fotowettbewerb betreuen

  • Musikprogramm begleiten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke ausgeben

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Sitzplätze ordentlich halten

    2 Personen

  • Lichtkontrolle durchführen

  • Letzte Bootsrundfahrt begleiten

    3 Personen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    3 Personen

  • Schiffe sicher auslaufen lassen

    4 Personen

Nachbereitung

  • Bar und Buffet schließen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Kai und Gelände reinigen

    4 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Beleuchtung und Kabel aufräumen

    2 Personen

  • Informationsschalter aufräumen

    2 Personen

  • Materialien zählen und lagern

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Geschirr spülen und trocknen

    3 Personen

  • Reste kühlen und lagern

    2 Personen

  • Kaution und Fundsachen abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • StehtischeAnz. 8
  • BiertischeAnz. 10
  • KlappstühleAnz. 80
  • BarhockerAnz. 12
  • Informationsstand
  • AbfallbehälterAnz. 10
  • TischdeckenAnz. 12

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • WassergläserAnz. 150
  • WeingläserAnz. 100
  • BiergläserAnz. 150
  • TellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • ServiertablettsAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 6
  • EisbehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • SchälchenAnz. 20
  • Zangen und ServierlöffelAnz. 12
  • WarmhaltebehälterAnz. 4

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabeltrommelnAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • FunkgeräteAnz. 6
  • PowerbanksAnz. 6
  • KasseAnz. 2
  • KartenlesegeräteAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 12
  • LichterkettenAnz. 8
  • NotbeleuchtungAnz. 4

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 12
  • HafeflaggenAnz. 8
  • SchiffsnamensschilderAnz. 30
  • ProgrammbannerAnz. 6
  • TischdekorationAnz. 12
  • ProgrammflyerAnz. 500
  • RoutenpläneAnz. 300
  • NamensaufkleberAnz. 250
  • ArmbänderAnz. 300
  • StifteAnz. 30

Sicherheit

  • WarnwestenAnz. 12
  • AbsperrgitterAnz. 20
  • VerkehrskegelAnz. 12
  • RettungsringeAnz. 6
  • TaschenlampenAnz. 6
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • FeuerlöscherAnz. 4
  • Rutschfeste MattenAnz. 8

Reinigung

  • EimerAnz. 6
  • WischmopsAnz. 6
  • BesensetsAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 30
  • AbfallgreiferAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Hafen zuerst fest und reserviere die Liegeplätze, bevor du Schiffe verbindlich einlädst. Prüfe dabei früh, ob für Anlegen, Ausschank, Musik oder Rundfahrten zusätzliche Genehmigungen nötig sind.
  • Sammle bei jeder Schifferanmeldung dieselben Angaben: Schiff, verantwortliche Person, Liegezeit, Kontaktmöglichkeit und besondere Anforderungen. Sende die gebündelten letzten Informationen spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Festival.
  • Plane Rundfahrten mit festen Zeitfenstern und einer klaren Anmeldung. Für Bootsfahrbegleiter gehören Ablauf, Ein- und Ausstieg sowie das Verhalten bei Wetterwechsel in ein kurzes Briefing am Veranstaltungstag.
  • Bestelle Getränke und Eis nicht erst nach der letzten Anmeldefrist. Rechne die Mengen anhand der bestätigten Schiffer, Helfer und erwarteten Rundfahrtgäste und stelle Kühlboxen oder Eisbehälter dort bereit, wo Nachschub gebraucht wird.
  • Gehe am Vortag die Hafenroute, den Informationsstand, Parkhinweise und die Beschilderung ab. Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Verlängerungskabel und Kabeltrommeln vollständig, bevor Publikum und Schiffe eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein klassisches Schiffe-Festival planen?
Beginne mindestens 6 Monate vorher mit Datum, Hafen, Liegeplätzen und Genehmigungen. Die Ansprache der Schiffer sollte danach starten, damit du Programm und Rundfahrten auf belastbare Anmeldungen stützen kannst.
Wann sollte ich die teilnehmenden Schiffe endgültig bestätigen?
Setze eine verbindliche Anmeldefrist etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Festival. Aktualisiere danach Liegeplan, Schifferinformationen, Rundfahrten und Ernährungswünsche und verschicke die letzten Hinweise 3 bis 5 Tage vorher.
Wie viele Helfer brauche ich für ein klassisches Schiffe-Festival?
Plane mindestens eine verantwortliche Person für den Informationsstand, je eine Ansprechperson für Rundfahrten und Schiffer sowie zusätzliche Helfer für Einweisung, Ausschank und Sicherheit ein. Bei mehreren parallelen Rundfahrten brauchst du pro Boot mindestens einen eingewiesenen Begleiter.
Was muss ich am Veranstaltungstag vor dem Start kontrollieren?
Plane eine Kontrolle 2 bis 3 Stunden vor Publikumsbeginn ein. Prüfe Liegeplätze, Hafenroute, Erste-Hilfe- und Sicherheitsplan, Stromversorgung, Beschilderung, Technik, Getränke, Eis und die Erreichbarkeit aller eingeteilten Helfer.

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