Boodschappenlijst voor het Klassieke Schepenfestival

Een Klassieke Schepenfestival vraagt om meer dan koffie en frisdrank. Bezoekers lopen langs schepen, melden zich voor rondvaarten en volgen een programma in de haven. Zorg daarom naast eten en drinken ook voor duidelijke informatiepunten, voldoende zit- en statafels, afvalbakken en materiaal voor geluid. De volledige lijst hieronder helpt je inkopen en huren af te stemmen op het aantal schippers, vrijwilligers en bezoekers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Statafelsaantal 8
Biertafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Informatiebalie
Afvalbakkenaantal 10
Tafelkleedjesaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 100
Bierglazenaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Schaaltjesaantal 20
Tangen en opscheplepelsaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 4

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 6
Kassaaantal 2
Pinapparatenaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 8
Noodverlichtingaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Havenvlaggenaantal 8
Scheepsnaambordenaantal 30
Programmabannersaantal 6
Tafeldecoratieaantal 12
Programmaflyersaantal 500
Routekaartenaantal 300
Naamstickersaantal 250
Polsbandjesaantal 300
Pennenaantal 30

Veiligheid

Hesjesaantal 12
Afzethekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 12
Reddingsboeienaantal 6
Zaklampenaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Antislipmattenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Afvalgrijpersaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Thee - 3 dozen
- Suiker - 2 kilo
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroenthee - 1 doos
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- IJsthee - 8 flessen
- Spa Blauw - 12 flessen
- Spa Rood - 8 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Alcoholvrij bier - 5 kratten
- Pilsener - 12 kratten
- Witte wijn - 18 flessen
- Rosé - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Bubbels - 6 flessen
- Citroenen - 3 kilo
- Limoenen - 2 kilo
- IJsblokjes - 30 kilo
- Stokbroden - 20 stuks
- Mini afbakbroodjes - 120 stuks
- Roomboter - 2 kilo
- Jonge kaas - 3 kilo
- Brie - 2 kilo
- Ham - 2 kilo
- Rauwe ham - 1 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Roomkaas - 1 kilo
- Komkommers - 3 kilo
- Cherrytomaten - 3 kilo
- Paprika - 2 kilo
- Druiven - 4 kilo
- Appels - 5 kilo
- Peren - 4 kilo
- Aardbeien - 3 kilo
- Naturelchips - 12 zakken
- Paprikachips - 12 zakken
- Tortillachips - 8 zakken
- Borrelnoten - 6 kilo
- Olijven - 4 potten
- Zoute stengels - 8 zakken
- Mini gehaktballen - 8 kilo
- Vegetarische hapjes - 5 kilo
- Mini quiches - 120 stuks
- Bitterballen - 8 kilo
- Mosterd - 4 flessen
- Mayonaise - 4 flessen
- Ketchup - 4 flessen
- Knoflooksaus - 3 flessen
- Satésaus - 3 potten
- Tomatensoep - 12 liter
- Groentesoep - 8 liter
- Soepstengels - 8 pakken
- Crackers - 8 pakken
- Glutenvrije crackers - 3 pakken
- Vegan broodjes - 30 stuks
- Glutenvrije broodjes - 20 stuks
- Kruidenboter - 12 kuipjes
- Koekjes - 8 pakken
- Stroopwafels - 10 pakken
- Appeltaartpunten - 120 stuks
- Slagroom - 12 bussen
- Waterijsjes - 150 stuks
- Servetten - 1000 stuks
- Papieren rietjes - 500 stuks
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Bakpapier - 3 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Afvalzakken - 150 stuks
- Pedaalemmerzakken - 100 stuks
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Vaatwastabletten - 60 stuks
- Allesreiniger - 4 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende spray - 3 flessen
- Toiletpapier - 36 rollen
- Handzeep - 6 flessen
- Handgel - 8 flessen
- Papieren handdoeken - 12 pakken

Tips

Plan koffie, thee en water apart van de rondvaarten. Zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen klaar bij de informatiebalie, zodat rondvaartbegeleiders niet telkens hun post hoeven te verlaten.
Reserveer koelboxen en ijscontainers uiterlijk enkele dagen vooraf. Dranken koelen kost tijd; losse zakken ijs op de ochtend zelf zijn vaak te laat voor een festival dat al vroeg in de haven begint.
Neem per eet- en drinkpunt eigen servies en serveermateriaal mee. Reken bijvoorbeeld op aparte stapels borden, besteksets, glazen, schaaltjes en minimaal één tang of opscheplepel per gerecht.
Leg verlengkabels en kabelhaspels vóór de opbouw uit langs de route naar speakers, mengpaneel en microfoons. Houd kabels buiten looproutes en controleer de stroomvoorziening tijdens de locatie-inspectie.
Zet bij de informatiebalie een duidelijke combinatie van tafels, stoelen en afvalbakken. Bezoekers die wachten op een rondvaart blijven langer staan; zonder zitplek en afvalpunt ontstaan snel opstoppingen rond de schepen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel drank heb ik nodig voor een Klassieke Schepenfestival?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur. Voorzie daarnaast doorlopend water; stem de totale hoeveelheid af op de verwachte bezoekers, schippers en vrijwilligers.
Hoeveel glazen en borden moet ik bestellen?: Bestel minimaal 1,5 keer het verwachte aantal gelijktijdige gebruikers. Bij 100 gelijktijdige gasten betekent dat ongeveer 150 glazen en 150 borden, zodat afwas, breuk en piekmomenten geen tekort veroorzaken.
Wanneer moet ik ijs en gekoelde dranken regelen?: Reserveer ijs en koelcapaciteit uiterlijk 3 tot 5 dagen voor het festival. Controleer de voorraad opnieuw op de dag ervoor en vul koelboxen en ijscontainers vóór de eerste bezoekers arriveren.
Wat heb ik nodig voor de informatiebalie en rondvaarten?: Zet minimaal 1 informatiebalie klaar met tafels, stoelen, afvalbakken en servies voor de ontvangst. Voor rondvaarten heb je daarnaast microfoons of speakers nodig als de uitleg niet overal goed verstaanbaar is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.