Zo organiseer je een klassiek concert

Een klassiek concert organiseren begint niet met de stoelen of de catering, maar met datum, programma en beschikbare musici. Leg daarna de zaal vast en plan repetities voordat je uitnodigingen verstuurt. In de laatste week controleer je instrumenten, lessenaars, muziekpartijen en techniek; op de dag zelf werk je met een duidelijke opbouw- en publieksplanning. Vooral de pauzedrank, garderobe, muziekverlichting en route voor bezoekers worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Concertdatum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaalreservering bevestigen
3
Musici en solisten bevestigen
2 personen
4
Repetitietijden met musici afstemmen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Programma en route delen
9
Programmaboekjes opmaken
2 personen
10
Programmaboekjes afdrukken
11
Catering en pauzedrank reserveren
12
Benodigdheden inkopen
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Instrumenten en lessenaars controleren
2 personen
15
Muziekpartijen klaarleggen
2 personen
16
Vrijwilligers instrueren
2 personen
17
Toegangs- en garderobeplan maken
18
Stoelen en tafels klaarzetten
4 personen
19
Podiumzone vrijmaken
3 personen
20
Lessenaars opstellen
3 personen
21
Instrumenten plaatsen
3 personen
22
Muziekverlichting plaatsen
2 personen
23
Geluidsinstallatie testen
2 personen
24
Decoratie ophangen
2 personen
25
Pauzebuffet inrichten
3 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Garderobe inrichten
2 personen
28
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
29
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen

Event

30
Artiesten ontvangen
2 personen
31
Publiek ontvangen
3 personen
32
Kaarten en aanmeldingen controleren
2 personen
33
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
34
Garderobe bemannen
2 personen
35
Concert aankondigen
36
Optreden begeleiden
2 personen
37
Pauzedranken serveren
4 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
40
Publiek terug naar zaal begeleiden
2 personen
41
Afscheid en bedankje verzorgen
42
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

43
Instrumenten veilig inpakken
3 personen
44
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
45
Lessenaars en stoelen opruimen
4 personen
46
Decoratie verwijderen
2 personen
47
Servies afwassen
3 personen
48
Afval verzamelen
2 personen
49
Zaal en foyer schoonmaken
4 personen
50
Garderobeartikelen controleren
51
Overgebleven catering inpakken
2 personen
52
Materialen retourneren
2 personen
53
Gevonden voorwerpen afhandelen
54
Zaal afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 140
Klaptafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Statafelsaantal 6
Artiestentafelsaantal 4

Apparatuur

Lessenaarsaantal 35
Dirigentenlessenaar
Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Muzieklessenaarlampenaantal 12
Pianokruk

Servies

Koffiekopjesaantal 140
Waterglazenaantal 140
Wijnglazenaantal 100
Gebaksbordenaantal 140
Koffielepelsaantal 140

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Kannenaantal 8
Taarttangenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Podiumdoekenaantal 4
Bloemstukkenaantal 6
Programmabordjesaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 3
Vloertrekkersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg programma, bezetting en concertduur eerst vast. Reserveer daarna de zaal en plan repetitietijden met musici en solisten, zodat je weet hoeveel ruimte en voorbereiding nodig zijn.
Maak uiterlijk twee weken voor het concert de publieksinformatie compleet. Deel programma, route en aanmeldmogelijkheid tegelijk en verzamel dieetwensen voordat je de catering voor de pauze definitief reserveert.
Test geluidsinstallatie, microfoons en muziekverlichting niet pas bij aanvang. Plan een technische controle van minimaal 60 minuten vóór de repetitie en controleer meteen verlengkabels, stekkerdozen en luidsprekers.
Houd de podiumopbouw los van de publieksopstelling. Maak eerst de podiumzone vrij, plaats lessenaars en instrumenten en zet daarna stoelen, tafels en garderoberekken neer; zo voorkom je dat bezoekersroutes worden geblokkeerd.
Wijs vrijwilligers vóór de deuren opengaan een vaste taak toe. Laat één persoon de toegang en garderobe bewaken en een ander het pauzebuffet met koffie, water en glazen aanvullen; een korte briefing van 15 minuten voorkomt verwarring.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een klassiek concert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, zaal en musici. Stuur uitnodigingen en verwerk aanmeldingen zodra die basis vastligt; reserveer pauzedrank uiterlijk 2 weken voor het concert.
Wanneer plan je de repetitie voor een klassiek concert?: Plan de repetitietijden direct nadat musici en solisten zijn bevestigd, meestal 2 tot 4 weken vóór de uitvoering. Reserveer op de concertdag daarnaast minimaal 60 minuten voor opbouw en een technische test.
Hoeveel drank heb ik nodig voor de pauze van een concert?: Reken per bezoeker op 1 kop koffie of thee en 1 glas water tijdens één pauze. Voor een pauze van 20 tot 30 minuten zet je de koffie, thee, glazen en kannen minstens 30 minuten vóór aanvang klaar.
Wanneer moet ik programmaboekjes laten drukken?: Maak het programmaboekje ongeveer 2 weken vooraf op, wanneer programma en musici definitief zijn. Laat de boekjes uiterlijk 3 werkdagen vóór het concert afdrukken, zodat je nog correcties kunt verwerken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.