Organiser un concert classique sans rien laisser au dernier moment

Un concert classique se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le programme et la salle, puis les musiciens, les répétitions et l’accueil du public. Prévoyez ensuite les partitions, les livrets, la sonorisation et l’installation de la scène. Les oublis les plus fréquents concernent l’éclairage des pupitres, les horaires d’accès à la salle et les boissons de pause. Ce plan vous aide à répartir les 54 tâches jusqu’au dernier contrôle avant l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme du concert
2 personnes
2
Confirmer le lieu et la réservation de la salle
3
Confirmer les musiciens et les solistes
2 personnes
4
Coordonner les horaires de répétition avec les musiciens
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Partager le programme en route
9
Mettre en page les livrets du programme
2 personnes
10
Imprimer les livrets du programme
11
Réserver la restauration et les boissons de pause
12
Acheter les fournitures nécessaires
2 personnes
13
Faire les courses
2 personnes
14
Vérifier les instruments et les pupitres
2 personnes
15
Préparer les partitions musicales
2 personnes
16
Briefer les bénévoles
2 personnes
17
Établir le plan d’accès et de vestiaire
18
Installer les chaises et les tables
4 personnes
19
Dégager la zone du podium
3 personnes
20
Installer les pupitres
3 personnes
21
Installer les instruments
3 personnes
22
Installer l'éclairage de la musique
2 personnes
23
Tester le système de sonorisation
2 personnes
24
Installer la décoration
2 personnes
25
Installer le buffet de pause
3 personnes
26
Mettre les boissons au frais
2 personnes
27
Aménager le vestiaire
2 personnes
28
Préparer les livrets de programme
2 personnes
29
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes

Événement

30
Accueillir les artistes
2 personnes
31
Accueillir le public
3 personnes
32
Vérifier les billets et les inscriptions
2 personnes
33
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
34
Tenir le vestiaire
2 personnes
35
Annoncer le concert
36
Accompagner la prestation
2 personnes
37
Servir les boissons de pause
4 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
39
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
40
Reconduire le public dans la salle
2 personnes
41
Organiser les adieux et les remerciements
42
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes

Suivi

43
Emballer les instruments en toute sécurité
3 personnes
44
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
45
Ranger les pupitres et les chaises
4 personnes
46
Retirer la décoration
2 personnes
47
Faire la vaisselle
3 personnes
48
Rassembler les déchets
2 personnes
49
Nettoyer la salle et le foyer
4 personnes
50
Vérifier les articles de vestiaire
51
Emballer les restes du catering
2 personnes
52
Retourner les matériels
2 personnes
53
Gérer les objets trouvés
54
Fermer la salle
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 140
Tables pliantesqté 8
Portantsqté 3
Tables hautesqté 6
Tables des artistesqté 4

Équipement

Pupitresqté 35
Pupitre de chef d’orchestre
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Lampes de pupitre pour musiciensqté 12
Tabouret de piano

Vaisselle

Tasses à caféqté 140
Verres à eauqté 140
Verres à vinqté 100
Assiettes à gâteauqté 140
Cuillères à caféqté 140

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 8
Pinces à gâteauqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Tentures de scèneqté 4
Compositions floralesqté 6
Panneaux du programmeqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seaux de nettoyageqté 3
Raclettes de solqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date, le programme et la salle, puis confirmez les musiciens et les solistes avant d’envoyer les invitations. Gardez une marge d’au moins 2 semaines pour traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Coordonnez les répétitions avec les musiciens avant de finaliser les horaires du jour J. Demandez aussi les besoins en pupitres, éclairage, tabouret de piano et branchements électriques au moins 7 jours à l’avance.
Préparez les livrets dès que le programme est validé : mise en page, relecture et impression doivent être terminées avant l’arrivée du public. Prévoyez quelques exemplaires supplémentaires, notamment pour les accompagnants et les bénévoles.
Testez la sonorisation avant l’installation finale : microphones, pieds, table de mixage, haut-parleurs, rallonges et multiprises. Faites ce test avec les instruments en place, car une prise inaccessible ou un câble trop court se repère rarement au dernier moment.
Organisez la pause séparément de l’accueil : installez les tables, les tasses, les verres, les carafes, les machines à café et les thermos avant l’ouverture des portes. Désignez au moins une personne pour réapprovisionner le buffet pendant la pause et une autre pour guider les spectateurs vers le vestiaire.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert classique ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer la salle et les musiciens, de coordonner les répétitions, d’imprimer les livrets et de régler les besoins techniques.
Quand envoyer les invitations pour un concert classique ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant le concert, dès que la date, le lieu et le programme sont confirmés. Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’événement pour prévoir les places et la restauration.
Quand installer les pupitres et les instruments ?: Installez les chaises, pupitres et instruments le jour même, au moins 3 heures avant l’arrivée du public. Gardez ensuite 60 à 90 minutes pour tester l’éclairage musical et la sonorisation avec les musiciens.
Combien de boissons prévoir pour la pause ?: Pour une pause d’environ 30 minutes, prévoyez 2 boissons par personne, puis ajustez selon la durée et le nombre de participants. Ajoutez une marge de 10 % pour les artistes, les bénévoles et les invités supplémentaires.

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