Ein klassisches Konzert Schritt für Schritt organisieren

Bei einem klassischen Konzert hängt der Ablauf an mehreren festen Zeitpunkten: Erst müssen Datum, Programm, Saal und Mitwirkende stehen, danach folgen Proben, Einladungen und Technik. Plane die letzten zwei Wochen nicht nur für Werbung ein, sondern auch für Anmeldungen, Ernährungswünsche und Programmhefte. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Aufbauplan für Bühne, Pulte, Instrumente, Beleuchtung, Einlass und Garderobe. So bleibt vor Konzertbeginn Zeit für einen vollständigen Soundcheck und eine ruhige Einweisung der Helfer.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Konzertdatum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location und Saalreservierung bestätigen
3
Musiker und Solisten bestätigen
2 Personen
4
Probenzeiten mit den Musikern abstimmen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Programm und Route teilen
9
Programmhefte gestalten
2 Personen
10
Programmhefte drucken
11
Catering und Pausentrinken reservieren
12
Benötigtes Material einkaufen
2 Personen
13
Einkaufen gehen
2 Personen
14
Instrumente und Notenpulte prüfen
2 Personen
15
Notenblätter bereitlegen
2 Personen
16
Freiwillige einweisen
2 Personen
17
Einlass- und Garderobenplan erstellen
18
Stühle und Tische aufstellen
4 Personen
19
Bühnenbereich freimachen
3 Personen
20
Pulte aufstellen
3 Personen
21
Instrumente aufstellen
3 Personen
22
Musikbeleuchtung anbringen
2 Personen
23
Beschallungsanlage testen
2 Personen
24
Dekoration aufhängen
2 Personen
25
Pausenbuffet einrichten
3 Personen
26
Getränke kalt stellen
2 Personen
27
Garderobe einrichten
2 Personen
28
Programmhefte bereitlegen
2 Personen
29
Eingang und Beschilderung anbringen
2 Personen

Event

30
Künstler empfangen
2 Personen
31
Publikum empfangen
3 Personen
32
Karten und Anmeldungen prüfen
2 Personen
33
Programmhefte verteilen
2 Personen
34
Garderobe besetzen
2 Personen
35
Konzert ankündigen
36
Auftritt begleiten
2 Personen
37
Pausengetränke servieren
4 Personen
38
Getränke nachfüllen
2 Personen
39
Pausebuffet auffüllen
2 Personen
40
Publikum zurück in den Saal begleiten
2 Personen
41
Verabschiedung und Dankeswort organisieren
42
Publikum zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

43
Instrumente sicher einpacken
3 Personen
44
Anlage ausschalten
2 Personen
45
Pulte und Stühle wegräumen
4 Personen
46
Dekoration entfernen
2 Personen
47
Geschirr abwaschen
3 Personen
48
Abfall sammeln
2 Personen
49
Saal und Foyer reinigen
4 Personen
50
Garderobenartikel kontrollieren
51
Übrig gebliebenes Catering verpacken
2 Personen
52
Materialien zurückgeben
2 Personen
53
Fundsachen bearbeiten
54
Saal abschließen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 140
KlappischeAnz. 8
GarderobenständerAnz. 3
StehtischeAnz. 6
KünstlertischeAnz. 4

Ausstattung

PulteAnz. 35
Dirigentenpult
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
Mischpult
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Lampen für NotenpulteAnz. 12
Klavierhocker

Geschirr

KaffeetassenAnz. 140
WassergläserAnz. 140
WeingläserAnz. 100
KuchenplattenAnz. 140
KaffeelöffelAnz. 140

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8
KannenAnz. 8
KuchenzangenAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
BühnentücherAnz. 4
BlumenarrangementsAnz. 6
ProgrammtafelnAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
BatterielaternenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
PutzeimerAnz. 3
BodenabzieherAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Saal, Programm, Musiker und Solisten zuerst schriftlich. Lege danach die Probenzeiten fest, damit Änderungen nicht kurz vor dem Konzert mehrere Beteiligte gleichzeitig treffen.
Schließe die Anmeldung spätestens 7 Tage vorher und erfasse Ernährungswünsche direkt mit. Diese Angaben brauchst du für das Catering und das Pausenbuffet, nicht erst beim Aufbau.
Plane für Programmhefte zwei Arbeitsschritte ein: Gestaltung und Druck. Gib die endgültige Fassung mindestens 5 Werktage vor dem Konzert in Druck, damit Korrekturen und die richtige Stückfolge noch möglich sind.
Teste Beschallungsanlage, Mikrofone, Mischpult und Lautsprecher vor dem Einlass. Prüfe außerdem Verlängerungskabel und die Beleuchtung an den Notenpulten, weil fehlende Anschlüsse oder dunkle Noten erst im Konzert auffallen.
Teile den Aufbau in feste Bereiche: Bühnenbereich freimachen, Stühle und Tische stellen, Pulte und Instrumente aufbauen, anschließend Einlass und Garderobe einrichten. Weise die Freiwilligen mindestens 60 Minuten vor dem Einlass persönlich ein.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein klassisches Konzert organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Saal und Musikern. Spätestens 14 Tage vor dem Konzert sollten Proben, Einladungen, Technik und Catering feststehen.
Wann sollte man die Musiker für ein Konzert bestätigen?: Bestätige Musiker und Solisten, bevor du Einladungen verschickst, am besten 8 Wochen vor dem Termin. Stimmen Besetzung oder Programm später noch nicht, müssen Einladungen und Programmhefte möglicherweise neu erstellt werden.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem klassischen Konzert?: Plane mindestens 3 Stunden für Saal, Bühne, Pulte, Instrumente, Beleuchtung, Technik und Pausenbereich ein. Der Soundcheck sollte abgeschlossen sein, bevor der Einlass beginnt, nicht erst während die ersten Gäste eintreffen.
Wann müssen Programmhefte gedruckt werden?: Gib die Programmhefte mindestens 5 Werktage vor dem Konzert in Druck. Halte die endgültige Stückfolge und die Namen der Musiker vorher schriftlich fest, damit kurzfristige Korrekturen vermieden werden.

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