Checklist klassiek concert organiseren

Een klassiek concert organiseren vraagt vooral om strakke afstemming tussen zaal, musici, techniek en publiek. Leg eerst datum, locatie, programma, repertoire en speelduur vast; werk daarna naar uitnodigingen, aanmeldingen en zaalindeling toe. In de laatste week controleer je bladmuziek, technische wensen, routebordjes en catering. Plan ook de minder zichtbare details: parkeren voor musici, reservebladmuziek, lessenaarslampen en een ontvangsttafel. Met deze checklist zie je welke onderdelen je wanneer moet regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Concertdatum bevestigen
Locatie en zaal vastleggen
Programma en musici bevestigen
2 personen
Repertoire en speelduur vastleggen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Musici informeren over tijden
Technische wensen inventariseren
2 personen
Zaalindeling tekenen
Stoelenaantal bepalen
Programmafolders opmaken
Programmafolders printen
Naamkaartjes maken
Toegangskaarten voorbereiden
Routebordjes printen
Musici informeren over parkeren
Bladmuziek controleren
2 personen
Reservebladmuziek kopiëren
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Koelproducten inslaan
Programmafolders sorteren
Catering voorbereiden
2 personen
Locatie openen
2 personen
Licht en verwarming controleren
2 personen
Zaalvloer controleren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Musiciopstelling maken
3 personen
Lessenaars plaatsen
2 personen
Muziekverlichting plaatsen
2 personen
Instrumenten veilig neerzetten
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Podiumverlichting instellen
2 personen
Bladmuziek klaarleggen
2 personen
Kleedruimte inrichten
2 personen
Ontvangsttafel plaatsen
2 personen
Programmafolders klaarleggen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Toiletartikelen aanvullen
Routebordjes ophangen
2 personen

Event

Registratietafel bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Publiek naar zaal begeleiden
2 personen
Concert aankondigen
Licht tijdens concert bedienen
Geluidsniveau bewaken
Pauzedranken serveren
3 personen
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
Concert afsluiten
Musici bedanken
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen
Garderobe afhandelen
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Eten en drinken opruimen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Microfoons en kabels opruimen
2 personen
Bladmuziek verzamelen
2 personen
Lessenaars afbreken
2 personen
Stoelen terugplaatsen
4 personen
Tafels afbreken
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
Programmafolders archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 8
Krukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 3
Kleedkamertafelsaantal 2
Ontvangsttafel
Podiumpanelenaantal 12

Apparatuur

Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
Muzieklessenaarsaantal 14
Lessenaarslampenaantal 14
Dirigentenlessenaar
Muziekstandaardlampenaantal 2
Reservebatterijenaantal 12

Verlichting

Podiumspotsaantal 4
Sfeerlampenaantal 8
Lichtstatievenaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Dessertbordjesaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 100
Theelepelsaantal 80
Serveerplateausaantal 10
Waterkannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Schenkkannenaantal 4

Decoratie

Bloemstukkenaantal 8
Tafellopersaantal 8
Kleedkamerhangersaantal 30
Naamkaartjeshoudersaantal 12
Fotolijsten voor programmaaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig programma, musici en speelduur voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo vermeld je één definitieve aanvangstijd en voorkom je dat programmafolders opnieuw moeten worden opgemaakt.
Maak uiterlijk 2 weken vooraf een zaalindeling met stoelen, podium, ontvangsttafel en garderoberekken. Controleer daarna of het aantal stoelen past bij de aanmeldingen en of looproutes vrij blijven.
Plan een technisch overleg met musici en locatie vóór de laatste week. Neem microfoons, luidsprekers, mengpaneel, verlengkabels, stekkerdozen, gaffer tape en podiumspots gezamenlijk door.
Controleer 3 tot 5 dagen voor het concert de bladmuziek en kopieer reserve-exemplaren. Leg ook muzieklessenaars, dirigentenlessenaar, lessenaarslampen en reservebatterijen klaar.
Verwerk dieetwensen en cateringbestelling zodra de aanmeldingen sluiten, bij voorkeur uiterlijk 1 week vooraf. Tel waterglazen, wijnglazen, koffiekopjes en servies apart voor ontvangst, pauze en eventuele afsluiting.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een klassiek concert organiseren?: Leg de datum, locatie en musici bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra programma en speelduur definitief zijn, zodat je de zaalindeling en catering op tijd kunt afstemmen.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een klassiek concert versturen?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken voor het concert. Sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen vooraf, zodat je stoelen, naamkaartjes, toegangskaarten en dieetwensen kunt verwerken.
Wanneer regel ik de techniek voor een klassiek concert?: Inventariseer technische wensen uiterlijk 2 weken vooraf en bevestig ze in de laatste week met de locatie en musici. Test microfoons, luidsprekers, verlichting en stroomaansluitingen op de dag zelf minstens 2 uur voor aanvang.
Hoeveel tijd moet ik reserveren voor de opbouw van een klassiek concert?: Reken minimaal 2 tot 3 uur voor stoelen, podiumpanelen, lessenaars, verlichting, ontvangst en techniek. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een laatste controle van bladmuziek, programmafolders en routebordjes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.