Checklist pour organiser un concert classique

Un concert classique demande une coordination précise entre la salle, les musiciens, le programme et l’accueil du public. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation de la date au tri des brochures du programme. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : horaires de stationnement, partitions supplémentaires, éclairage des pupitres et parcours des spectateurs. Prévoyez un responsable clairement identifié pour chaque étape et gardez une marge avant le jour du concert.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date du concert
Réserver le lieu et la salle
Confirmer le programme et les musiciens
2 personnes
Définir le répertoire et la durée de jeu
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Informer les musiciens des horaires
Recenser les besoins techniques
2 personnes
Dessiner le plan de la salle
Déterminer le nombre de chaises
Mettre en page les brochures du programme
Imprimer les programmes
Créer des badges nominatifs
Préparer les cartes d'entrée
Imprimer les panneaux de parcours
Informer les musiciens du stationnement
Vérifier les partitions
2 personnes
Copier la musique supplémentaire des partitions
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Faire le stock de produits frais
Trier les brochures du programme
Préparer le service traiteur
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier l’éclairage et le chauffage
2 personnes
Vérifier le sol de la salle
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les musiciens
3 personnes
Installer les pupitres
2 personnes
Installer l'éclairage de la musique
2 personnes
Installer les instruments en toute sécurité
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Régler l’éclairage de scène
2 personnes
Préparer les partitions
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer la table d'accueil
2 personnes
Préparer les brochures du programme
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Réapprovisionner les articles de toilette
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Accompagner le public à la salle
2 personnes
Annoncer le concert
Gérer l’éclairage pendant le concert
Surveiller le niveau sonore
Servir les boissons de pause
3 personnes
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
Clôturer le concert
Remercier les musiciens
2 personnes
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger les microphones et les câbles
2 personnes
Rassembler les partitions
2 personnes
Démonter les pupitres
2 personnes
Remettre les chaises en place
4 personnes
Démonter les tables
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
Archiver les brochures du programme

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 8
Tabouretsqté 12
Portantsqté 3
Tables de logeqté 2
Table d’accueil
Panneaux de scèneqté 12

Équipement

Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4
Pupitres de musiqueqté 14
Lampes de pupitreqté 14
Pupitre de chef d’orchestre
Lampes de pupitreqté 2
Piles de rechangeqté 12

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Lampes d'ambianceqté 8
Pieds d’éclairageqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettes à dessertqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Cuillères à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 10
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Carafesqté 4

Décoration

Compositions floralesqté 8
Chemins de tableqté 8
Cintres pour vestiaireqté 30
Porte-nomsqté 12
Cadres photo pour le programmeqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Confirmez le programme, les musiciens et la durée de jeu avant d’envoyer les invitations. La durée annoncée doit inclure les éventuels entractes et permettre de commander le catering en fonction de l’horaire réel.
Demandez les besoins alimentaires au moment des inscriptions, puis commandez le catering après avoir arrêté le nombre de participants. Gardez une petite marge pour les invités ajoutés tardivement et les musiciens.
Faites un plan de salle avec le nombre exact de chaises, les pupitres, le pupitre du chef et les zones de circulation. Vérifiez que la table d’accueil ne bloque ni l’entrée ni le parcours indiqué par les panneaux.
Testez microphones, haut-parleurs, table de mixage, rallonges et projecteurs avant l’arrivée du public. Prévoyez des piles de rechange, du ruban gaffer et un éclairage de pupitre pour éviter une intervention improvisée pendant le concert.
Vérifiez les partitions plusieurs jours avant la représentation et copiez la musique supplémentaire nécessaire. Informez ensuite chaque musicien des horaires, du stationnement et de l’endroit où récupérer son badge ou ses documents.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un concert classique ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord la salle et confirmez les musiciens, puis finalisez le programme avant de lancer les invitations.
Quand envoyer les invitations pour un concert classique ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant le concert. Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant afin de compter les chaises, les programmes et le catering.
Combien de chaises prévoir pour un concert classique ?: Prévoyez une chaise par spectateur inscrit et ajoutez 5 à 10 % de marge. Comptez séparément les chaises nécessaires aux musiciens et vérifiez le plan de salle avant l’installation.
Quand vérifier les partitions et le matériel technique ?: Vérifiez les partitions au moins 7 jours avant, puis faites un essai technique 2 à 3 heures avant l’ouverture des portes. Gardez les copies supplémentaires et les piles de rechange accessibles pendant toute la représentation.

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