Klassisches Konzert organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einem klassischen Konzert müssen Programm, Musiker, Saal und Technik früh zusammenpassen. Beginne mit Datum und Spielort, bevor du Einladungen, Eintrittskarten und Programmhefte vorbereitest. Drei bis vier Wochen vorher sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche und Catering geklärt sein. In den letzten Tagen zählen vor allem Notenmaterial, Sitzplan, Parkinformationen und die Kontrolle von Mikrofonen, Notenpulten und Beleuchtung.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Konzertdatum bestätigen
Location und Saal festlegen
Programm und Musiker bestätigen
2 Personen
Repertoire und Spieldauer festlegen
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Catering bestellen
Musiker über Zeiten informieren
Technische Anforderungen erfassen
2 Personen
Saalaufteilung zeichnen
Anzahl der Stühle festlegen
Programmhefte gestalten
Programmhefte drucken
Namensschilder erstellen
Eintrittskarten vorbereiten
Wegweiser drucken
Musiker über Parken informieren
Notenmaterial prüfen
2 Personen
Ersatz-Noten kopieren
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Kühlprodukte aufstocken
Programmhefte sortieren
Catering vorbereiten
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Licht und Heizung kontrollieren
2 Personen
Saalboden kontrollieren
2 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Musikeraufstellung erstellen
3 Personen
Pulte aufstellen
2 Personen
Musikbeleuchtung anbringen
2 Personen
Instrumente sicher abstellen
3 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Bühnenbeleuchtung einstellen
2 Personen
Notenblätter bereitlegen
2 Personen
Umkleide einrichten
2 Personen
Empfangstisch aufstellen
2 Personen
Programmhefte auslegen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Toilettenartikel auffüllen
Wegweiser aufhängen
2 Personen

Event

An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Garderobe verwalten
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Publikum in den Saal begleiten
2 Personen
Konzert ankündigen
Licht während des Konzerts bedienen
Lautstärke überwachen
Pausengetränke servieren
3 Personen
Pausensnacks auffüllen
2 Personen
Konzert abschließen
Musiker bedanken
2 Personen
Publikum zum Ausgang begleiten
2 Personen
Garderobe abwickeln
2 Personen

Nachbereitung

Geschirr sammeln
3 Personen
Essen und Getränke aufräumen
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Mikrofone und Kabel aufräumen
2 Personen
Noten sammeln
2 Personen
Pulte abbauen
2 Personen
Stühle wieder aufstellen
4 Personen
Tische abbauen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
Programmhefte archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 90
TischeAnz. 8
HockerAnz. 12
GarderobenständerAnz. 3
UmkleidetischeAnz. 2
Empfangstisch
BühnenelementeAnz. 12

Ausstattung

MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Gaffer TapeAnz. 4
NotenpulteAnz. 14
PultlampenAnz. 14
Dirigentenpult
NotenständerlampenAnz. 2
ErsatzbatterienAnz. 12

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 4
StimmungsleuchtenAnz. 8
LichtstativeAnz. 4

Geschirr

WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
ServierplattenAnz. 80
DesserttellerAnz. 100
GebäckgabelnAnz. 100
TeelöffelAnz. 80
ServierplattenAnz. 10
WasserkannenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 6
AusgießkannenAnz. 4

Dekoration

BlumenarrangementsAnz. 8
TischläuferAnz. 8
UmkleidebügelAnz. 30
NamensschildhalterAnz. 12
Fotorahmen für das ProgrammAnz. 4

Reinigung

BesenAnz. 2
Staubsauger
WischsetAnz. 2
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Repertoire und Spieldauer spätestens vier Wochen vor dem Konzert fest. So lassen sich Saalaufteilung, Pausenverpflegung und die Zahl der Programmhefte realistisch planen.
Informiere die Musiker mindestens sieben Tage vorher über Ankunftszeiten, Parkmöglichkeiten und technische Anforderungen. Gerade bei klassischer Musik werden Notenpulte, Pultlampen und ein Dirigentenpult leicht zu spät geprüft.
Erstelle den Sitzplan erst, wenn die erwartete Gästezahl aus den Anmeldungen vorliegt. Plane zusätzlich einige freie Stühle ein und stelle Empfangstisch, Garderobenständer und Wegweiser dort auf, wo Gäste sie sofort sehen.
Drucke Programmhefte, Namensschilder und Eintrittskarten nicht erst am Veranstaltungstag. Sortiere die Programmhefte spätestens am Vortag und halte Ersatz-Noten für jede wichtige Stimme bereit.
Prüfe die Technik bei der Saalbegehung und noch einmal am Konzerttag: Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Verlängerungskabel, Gaffer Tape, Bühnenstrahler und Ersatzbatterien gehören zusammen an einen festgelegten Ausgabeort.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein klassisches Konzert organisieren?: Beginne mindestens acht Wochen vorher mit Datum, Location, Programm und Musikern. Einladungen und Anmeldungen sollten etwa vier bis sechs Wochen vor dem Konzert laufen.
Wann sollte man die Einladungen für ein klassisches Konzert verschicken?: Verschicke sie vier bis sechs Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist von etwa sieben bis zehn Tagen vor dem Konzert, damit Catering, Sitzplätze und Namensschilder rechtzeitig feststehen.
Wie viele Programmhefte braucht man für ein Konzert?: Plane mindestens ein Programmheft pro angemeldetem Haushalt oder Gast, je nachdem, wie es ausgegeben wird. Drucke zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve, damit fehlende oder beschädigte Exemplare ersetzt werden können.
Wann müssen Catering und Ernährungswünsche geklärt sein?: Erfasse Ernährungswünsche bis spätestens zehn Tage vor dem Konzert. Bestelle das Catering danach und prüfe die endgültige Menge noch einmal zwei bis drei Tage vorher.

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