Klassiek concert organiseren: checklist en planning
Een klassiek concert vraagt om meer voorbereiding dan alleen artiesten en een zaal vastleggen. Je moet ook de piano, muzieklessenaars, muziekrechten, publieksontvangst en techniek op elkaar afstemmen. Begin met datum, programma, locatie en artiesten, en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en catering. In de laatste uren draait alles om een getest geluidssysteem, een logisch zitplan, programmaboekjes en een zaal die op tijd open kan.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Artiesten bevestigen
Locatie reserveren
Piano reserveren
Muziekrechten controleren
Programmateksten schrijven
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Programmaboekje opmaken
Programmaboekjes drukken
Artiesteninformatie versturen
Techniek testen
2 personen
Zitplan maken
Vrijwilligers indelen
Bezoekerslijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Ontvangstbalie plaatsen
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Muzieklessenaars plaatsen
2 personen
Piano plaatsen
3 personen
Podiumruimte markeren
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Programmafolders klaarleggen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Kleedkamer inrichten
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Partituren klaarleggen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
3 personen
Deuren openen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Bezoekers naar plaatsen begeleiden
3 personen
Concert aankondigen
Eerste concertdeel begeleiden
2 personen
Pauzedranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
Tweede concertdeel begeleiden
2 personen
Applausmoment aankondigen
Artiesten begeleiden naar ontvangst
2 personen
Nazit verzorgen
3 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Instrumenten veilig inpakken
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Stoelen terugplaatsen
4 personen
Muzieklessenaars opruimen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Buffet afbreken
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Piano retourneren
3 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bedankberichten versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Concertstoelenaantal 120
- Ontvangsttafelsaantal 2
- Buffettafelsaantal 4
- Artiestentafelsaantal 2
- Kleedkamerstoelenaantal 8
- Kledingrekkenaantal 2
- Kapstokkenaantal 4
Apparatuur
- Muzieklessenaarsaantal 12
- Dirigentenlessenaar
- Piano
- Microfoonsaantal 3
- Microfoonstatievenaantal 3
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Audiokabelsaantal 8
- Verlengsnoerenaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Gaffer tapeaantal 4
- Reservebatterijenaantal 12
Verlichting
- Podiumspotsaantal 4
- Staande lampenaantal 4
- Lichtstatievenaantal 4
Servies
- Waterglazenaantal 130
- Wijnglazenaantal 130
- Koffiekopjesaantal 130
- Schotelsaantal 130
- Gebaksbordjesaantal 130
- Koffielepelsaantal 130
- Serveerlepelsaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Thermoskannenaantal 8
- Waterkaraffenaantal 8
- Dienbladenaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokbakkenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Taartplateausaantal 4
- Aluminiumfolieaantal 2
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Bloemstukkenaantal 6
- Programmastandaardsaantal 4
- Welkomstbord
- Richtingbordjesaantal 8
- Naamkaartjesaantal 20
- Pianokruk
Catering
- Programmaboekjesaantal 130
- Ticketlijstenaantal 4
- Pennenaantal 12
- Kassa-etui
- Contantgeldbakje
- Polsbandjesaantal 130
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakkar
- Microvezeldoekenaantal 12
- Afwasborstelsaantal 3
- Rubber handschoenenaantal 6
Boodschappen
- Boodschappen
Tips
- Leg piano, muzieklessenaars en podiumverlichting vast zodra de locatie is gereserveerd. Controleer uiterlijk één week vooraf of de piano daadwerkelijk geplaatst en gestemd kan worden en of er voldoende ruimte rond het instrument blijft.
- Plan de techniekstest niet pas bij aanvang. Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, kabels en verlichting minimaal 2 uur voor de ontvangst; houd reservebatterijen, verlengsnoeren en gaffer tape bij de hand.
- Verwerk dieetwensen voordat je de catering bestelt. Tel de bevestigde aanmeldingen op, bestel voor het buffet ongeveer 5 tot 10 procent extra en koel dranken minstens 3 uur voor de deuren opengaan.
- Maak het zitplan en de bezoekerslijst uiterlijk 2 dagen vooraf definitief. Zet de ontvangstbalie minstens 60 minuten voor aanvang klaar met programmaboekjes, schrijfwaar en een duidelijke indeling van de stoelen.
- Stuur artiesteninformatie niet alleen met het programma, maar ook met aankomsttijd, kleedkamerindeling en contactpersoon. Laat alle musici uiterlijk 90 minuten voor het concert aanwezig zijn, zodat opstelling en laatste vragen niet met de ontvangst samenvallen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een klassiek concert organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, artiesten en locatie. Reserveer de piano en controleer muziekrechten zodra het programma vaststaat; uitnodigingen verstuur je doorgaans 4 tot 6 weken voor het concert.
- Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de opbouw van een klassiek concert?
- Plan minimaal 3 uur voor stoelen, piano, lessenaars, verlichting, ontvangstbalie en catering. Reserveer daarnaast 2 uur voor techniek en een korte repetitie, zodat problemen vóór de publieksontvangst worden opgelost.
- Hoeveel drank heb ik nodig voor een klassiek concert?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, afhankelijk van de ontvangst en catering. Voor een pauze of nazit tel je per persoon nog 1 tot 2 drankjes; houd water apart beschikbaar voor artiesten.
- Wanneer moet ik programmaboekjes laten drukken?
- Maak de programmatekst uiterlijk 10 dagen vooraf definitief en laat de programmaboekjes daarna drukken. Plan minimaal 3 werkdagen marge voor correcties, levering en het toevoegen van eventuele laatste wijzigingen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!