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Checkliste für ein klassisches Konzert

Ein klassisches Konzert steht und fällt mit genauer Vorbereitung: Programm, Künstler, Saal, Klavier und Rechte müssen früh feststehen. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Catering und Programmhefte. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Aufbauplan für Bestuhlung, Notenpulte, Technik, Licht und Empfang. Diese Checkliste führt dich durch die 65 Aufgaben und 64 benötigten Dinge – einschließlich der Punkte, die bei Konzerten häufig zu spät organisiert oder ganz vergessen werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Künstler bestätigen

  • Location reservieren

  • Klavier reservieren

  • Musikrechte prüfen

  • Programmtexte schreiben

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering bestellen

  • Programmheft gestalten

  • Programmhefte drucken

  • Künstlerinformationen versenden

  • Technik testen

    2 Personen

  • Sitzplan erstellen

  • Freiwillige einteilen

  • Besucherliste ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Empfangstresen aufstellen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Notenständer aufstellen

    2 Personen

  • Klavier aufstellen

    3 Personen

  • Bühnenbereich markieren

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

    2 Personen

  • Programmhefte auslegen

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Umkleideraum einrichten

    2 Personen

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Instrumente bereitstellen

    3 Personen

  • Notenblätter bereitlegen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Türen öffnen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Programmhefte verteilen

    2 Personen

  • Besucher zu den Plätzen begleiten

    3 Personen

  • Konzert ankündigen

  • Ersten Teil des Konzerts begleiten

    2 Personen

  • Pausengetränke servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausebuffet auffüllen

    2 Personen

  • Zweiten Konzertteil betreuen

    2 Personen

  • Applausmoment ankündigen

  • Künstler zum Empfang begleiten

    2 Personen

  • Nachbesprechung durchführen

    3 Personen

  • Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Die letzten Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Instrumente sicher einpacken

    3 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Stühle wieder aufstellen

    4 Personen

  • Musikpulte wegräumen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Buffet abbauen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Klavier zurückbringen

    3 Personen

  • Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KonzertstühleAnz. 120
  • EmpfangstischeAnz. 2
  • BuffetischeAnz. 4
  • KünstlertischeAnz. 2
  • UmkleidestühleAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

  • NotenpulteAnz. 12
  • Dirigentenpult
  • Klavier
  • MikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • AudiokabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Gaffer TapeAnz. 4
  • ErsatzbatterienAnz. 12

Beleuchtung

  • BühnenstrahlerAnz. 4
  • StehlampenAnz. 4
  • LichtstativeAnz. 4

Geschirr

  • WassergläserAnz. 130
  • WeingläserAnz. 130
  • KaffeetassenAnz. 130
  • ServierplattenAnz. 130
  • TortenplattenAnz. 130
  • KaffeelöffelAnz. 130
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 8
  • WasserkaraffenAnz. 8
  • TablettsAnz. 8

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • KuchenständerAnz. 4
  • AluminiumfolieAnz. 2

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • ProgrammständerAnz. 4
  • Willkommensschild
  • WegweiserAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 20
  • Klavierhocker

Catering

  • ProgrammhefteAnz. 130
  • TicketlistenAnz. 4
  • StifteAnz. 12
  • Kassenetui
  • Bargeldkasse
  • ArmbänderAnz. 130

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • Reinigungswagen
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • SpülbürstenAnz. 3
  • GummihandschuheAnz. 6

Einkäufe

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere das Klavier und die Location nicht erst kurz vor dem Konzert. Kläre außerdem früh, wer das Instrument aufstellt, stimmt und am Veranstaltungstag zugänglich macht.
  • Plane die Technik mindestens einen vollständigen Durchlauf vor dem Einlass. Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Audiokabel und Verlängerungskabel sollten gemeinsam getestet und mit Gaffer Tape gesichert werden.
  • Lege den Sitzplan vor dem Aufbau fest und drucke die Besucherliste am Veranstaltungstag erneut aus. So können Helfer Anmeldungen, besondere Ernährungswünsche und freie Plätze schneller bearbeiten.
  • Bestelle Programmhefte mit zeitlichem Puffer: Der Druck sollte abgeschlossen sein, bevor die Künstlerinformationen verschickt und der Empfang vorbereitet werden. Halte einige zusätzliche Exemplare für kurzfristige Gäste zurück.
  • Kühle die Getränke erst nach dem Aufbau, damit beim Stellen von Empfangs- und Buffetsischen nichts umkippt. Rechne für das erste Konzertintervall mit etwa zwei Getränken pro Person und stelle Wasser für die Künstler bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich ein klassisches Konzert organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Künstlern und Location. Rechte, Klavier, Einladungen und Catering brauchen zusätzliche Vorlaufzeit und sollten nicht in die letzte Woche rutschen.
Was muss am Tag des klassischen Konzerts zuerst aufgebaut werden?
Öffne die Location zuerst und stelle anschließend Stühle, Empfangstresen, Notenpulte, Klavier und Technik auf. Plane dafür mindestens 3 bis 4 Stunden vor dem Einlass ein, bei aufwendiger Beleuchtung länger.
Wie viele Stühle brauche ich für ein klassisches Konzert?
Plane einen Sitzplatz pro angemeldeter Person und zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Bei 100 Anmeldungen sind damit 105 bis 110 Konzertstühle sinnvoll, sofern die Raumgröße das zulässt.
Wann soll ich Programmhefte für ein Konzert drucken lassen?
Gib die Programmhefte idealerweise 7 bis 10 Tage vor dem Konzert in den Druck. So bleibt Zeit für Korrekturen und du kannst am Veranstaltungstag einige zusätzliche Exemplare für unangemeldete Gäste bereithalten.

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