Zo organiseer je een klantendag zonder last-minute stress

Een klantendag staat of valt met een strakke volgorde. Leg eerst datum, programma en gastenlijst vast; regel daarna uitnodigingen, aanmeldingen, catering en extra personeel. Werk vervolgens de demonstraties, presentatie en ontvangstmaterialen uit. In de laatste week controleer je leveringen, dieetwensen, techniek en route-informatie. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke entree, gekoelde dranken, een getest presentatiescherm en een team dat weet wie waarvoor verantwoordelijk is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Gastenlijst samenstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Programma naar gasten sturen
7
Catering reserveren
8
Extra personeel reserveren
9
Presentatiemateriaal verzamelen
2 personen
10
Producten voor demonstratie kiezen
2 personen
11
Demonstraties voorbereiden
3 personen
12
Presentatie controleren
2 personen
13
Muziekselectie samenstellen
14
Naamkaartjes maken
2 personen
15
Informatiemappen samenstellen
3 personen
16
Badges sorteren
17
Routebeschrijving klaarleggen
18
Leveringen bevestigen
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
23
Locatie schoonmaken
3 personen
24
Toiletten controleren
25
Entree inrichten
2 personen
26
Tafels opstellen
4 personen
27
Stoelen plaatsen
4 personen
28
Buffet opbouwen
3 personen
29
Koffiepunt inrichten
2 personen
30
Presentatieruimte inrichten
3 personen
31
Techniek aansluiten
2 personen
32
Techniek testen
2 personen
33
Decoratie ophangen
3 personen
34
Naamkaartjes klaarleggen
35
Informatiemateriaal uitstallen
2 personen
36
Catering controleren
2 personen
37
Briefing ontvangstteam geven
2 personen

Event

38
Gasten ontvangen
4 personen
39
Aanwezigheid registreren
2 personen
40
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
41
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
42
Koffie en thee schenken
2 personen
43
Hapjes serveren
3 personen
44
Productpresentatie verzorgen
2 personen
45
Demonstraties begeleiden
4 personen
46
Vragen van klanten beantwoorden
4 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Buffet aanvullen
3 personen
49
Diner serveren
5 personen
50
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
51
Presentatie begeleiden
2 personen
52
Relatiegesprekken voeren
5 personen
53
Dessert en koffie serveren
3 personen
54
Afscheid nemen van gasten
3 personen
55
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

56
Afval naar verzamelpunt brengen
3 personen
57
Servies voorsorteren
3 personen
58
Servies afwassen
3 personen
59
Buffet opruimen
3 personen
60
Meubilair afbreken
4 personen
61
Techniek uitschakelen
2 personen
62
Decoratie verwijderen
3 personen
63
Locatie schoonmaken
4 personen
64
Overgebleven eten verdelen
2 personen
65
Materialen inventariseren
2 personen
66
Geleende materialen retourneren
2 personen
67
Foto's en presentaties archiveren
68
Bedankmails versturen
69
Contactaanvragen doorsturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Receptietafel
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 110
Dessertbordenaantal 110
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Koffielepelsaantal 110
Dinerbesteksetsaantal 110
Serveerbestekaantal 20
Serveerschalenaantal 16
Serveerschotelsaantal 12
Koffiekannenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Beamer
Projectiescherm
Laptop
Speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Oplaadstationsaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Stoelhoezenaantal 100
Bloemstukkenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 6
Welkomstbord
Menukaartenhoudersaantal 12
Tafelnummersaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledspotsaantal 6
Batterijlampenaantal 12

Catering

Naamkaartjesaantal 100
Badgesaantal 100
Informatiemappenaantal 100
Notitieblokkenaantal 100
Balpennenaantal 100
Servettenhoudersaantal 12
Boodschappen

Schoonmaak

Schoonmaakkar
Bezemaantal 2
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Stofzuiger

Tips

Leg het programma uiterlijk vier weken vooraf vast. Dan heb je nog tijd om uitnodigingen te versturen, aanmeldingen te verwerken en het programma naar gasten te sturen.
Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en geef het definitieve aantal uiterlijk zeven dagen voor de klantendag door aan de catering. Zo voorkom je losse correcties op het laatste moment.
Test beamer, projectiescherm en presentatie minimaal één werkdag vooraf met dezelfde laptop en aansluitingen. Controleer ook of demonstratieproducten compleet zijn en in de juiste volgorde klaarliggen.
Richt de entree minstens één uur voor ontvangst in met receptietafel, naamkaartjes, badges en routebeschrijving. Zet garderoberekken en afvalbakken op hun plek voordat de eerste gasten binnenkomen.
Koel dranken de avond ervoor en zet houdbare catering eerder klaar, maar houd gekoelde en warme onderdelen apart tot het uitserveermoment. Tel servies, glazen en bestek per onderdeel na, niet alleen per gastentotaal.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een klantendag organiseren?: Begin idealiter zes tot acht weken vooraf. Leg in de eerste twee weken datum, programma en gastenlijst vast; reserveer daarna catering, personeel en benodigde apparatuur.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een klantendag?: Stuur de uitnodiging ongeveer vier weken vooraf. Sluit de aanmeldingen zeven tot tien dagen voor het evenement, zodat je aantallen, dieetwensen, naamkaartjes en catering kunt afronden.
Hoeveel personeel heb je nodig voor een klantendag?: Plan naast de organisator minimaal één persoon voor ontvangst en één persoon voor techniek of demonstraties. Bij meer dan 50 gasten is een extra medewerker voor catering en praktische vragen verstandig.
Wanneer controleer je de techniek voor een klantendag?: Doe een volledige test uiterlijk één werkdag vooraf en nog een korte controle 60 minuten voor ontvangst. Test niet alleen de beamer, maar ook presentatie, kabels, geluid en stroomaansluitingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.