Cómo organizar un Día del Cliente sin improvisar
Un Día del Cliente combina recepción, demostraciones, información y catering, así que los retrasos suelen empezar mucho antes de la llegada de los invitados. Empieza fijando la fecha y el programa, y después cierra aforo, inscripciones y preferencias dietéticas. Con esa base puedes reservar el catering, preparar las demostraciones y reunir los materiales. La última semana sirve para confirmar entregas y revisar el montaje; el mismo día, céntrate en la entrada, las bebidas, la presentación y los baños.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Elaborar la lista de invitados
2 personas
- 3
Enviar invitaciones
2 personas
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Enviar el programa a los invitados
- 7
Reservar el catering
- 8
Reservar personal extra
- 9
Reunir material de presentación
2 personas
- 10
Elegir productos para la demostración
2 personas
- 11
Preparar demostraciones
3 personas
- 12
Comprobar la presentación
2 personas
- 13
Preparar la selección musical
- 14
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
- 15
Preparar carpetas informativas
3 personas
- 16
Clasificar acreditaciones
- 17
Preparar las indicaciones de la ruta
- 18
Confirmar entregas
- 19
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 20
Hacer la compra
3 personas
- 21
Enfriar bebidas
2 personas
- 22
Preparar catering no perecedero
2 personas
- 23
Limpiar el lugar
3 personas
- 24
Comprobar los baños
- 25
Montar la entrada
2 personas
- 26
Montar mesas
4 personas
- 27
Colocar las sillas
4 personas
- 28
Montar el buffet
3 personas
- 29
Montar el punto de café
2 personas
- 30
Preparar el espacio de presentación
3 personas
- 31
Conectar la técnica
2 personas
- 32
Probar la técnica
2 personas
- 33
Colgar la decoración
3 personas
- 34
Preparar tarjetas con nombres
- 35
Exponer el material informativo
2 personas
- 36
Comprobar el catering
2 personas
- 37
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas
Evento
- 38
Recibir a los invitados
4 personas
- 39
Registrar la asistencia
2 personas
- 40
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
- 41
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
- 42
Servir café y té
2 personas
- 43
Servir aperitivos
3 personas
- 44
Gestionar la presentación del producto
2 personas
- 45
Coordinar demostraciones
4 personas
- 46
Responder a las preguntas de los clientes
4 personas
- 47
Rellenar las bebidas
2 personas
- 48
Reponer el bufé
3 personas
- 49
Servir la cena
5 personas
- 50
Servir comidas especiales
2 personas
- 51
Coordinar la presentación
2 personas
- 52
Realizar entrevistas de relación
5 personas
- 53
Servir el postre y el café
3 personas
- 54
Despedirse de los invitados
3 personas
- 55
Recoger objetos perdidos
Seguimiento
- 56
Llevar los residuos al punto de recogida
3 personas
- 57
Preclasificar la vajilla
3 personas
- 58
Lavar la vajilla
3 personas
- 59
Recoger el buffet
3 personas
- 60
Desmontar el mobiliario
4 personas
- 61
Apagar la técnica
2 personas
- 62
Retirar la decoración
3 personas
- 63
Limpiar el lugar
4 personas
- 64
Repartir la comida sobrante
2 personas
- 65
Inventariar materiales
2 personas
- 66
Devolver el material prestado
2 personas
- 67
Archivar fotos y presentaciones
- 68
Enviar correos de agradecimiento
- 69
Reenviar solicitudes de contacto
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 100
- Taburetes de barcant. 8
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesa de recepción
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 8
Vajilla
- Platos de cenacant. 110
- Platos de postrecant. 110
- Tazas de cafécant. 100
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 120
- Cucharillas de cafécant. 110
- Juegos de cubiertos para cenacant. 110
- Cubiertos de serviciocant. 20
- Bandejas de servircant. 16
- Bandejas de servircant. 12
- Jarras de cafécant. 6
Cocina
- Termoscant. 8
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillo de chefcant. 4
- Pinzascant. 8
- Cucharonescant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Contenedores para hielocant. 4
- Bandejas para mantener calientecant. 6
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Altavocescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes de micrófonocant. 2
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Estaciones de cargacant. 2
Decoración
- Mantelescant. 12
- Fundas para sillascant. 100
- Arreglos floralescant. 12
- Guirnaldascant. 6
- Cartel de bienvenida
- Portamenúscant. 12
- Números de mesacant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Focos LEDcant. 6
- Lámparas de bateríacant. 12
Catering
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Badgescant. 100
- Carpetas informativascant. 100
- Bloc de notascant. 100
- Bolígrafoscant. 100
- Porta-servilletascant. 12
- Compras
Limpieza
- Carro de limpieza
- Escobacant. 2
- Limpiacristalescant. 2
- Cuboscant. 4
- Paños de microfibracant. 20
- Aspiradora
Consejos
- Cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Indica la hora de llegada, el inicio de las demostraciones y la duración de cada bloque para que el catering y el personal extra se puedan ajustar al horario.
- Recoge las preferencias dietéticas junto con la inscripción y fija una fecha límite, por ejemplo, 7 días antes. Entrega ese recuento al catering y separa las opciones especiales para evitar preguntas durante el servicio.
- Prepara las demostraciones con antelación y haz una prueba completa usando el proyector y la pantalla. Comprueba también que los productos elegidos, el material de presentación y las carpetas informativas estén listos al menos 2 días antes.
- No dejes la recepción para el último momento: prepara las tarjetas con nombres, las acreditaciones, las indicaciones de la ruta y la mesa de entrada el día anterior. Así puedes dedicar los primeros 30 minutos a resolver llegadas, no a buscar materiales.
- Calcula el montaje por zonas: entrada, demostración, buffet y bebidas. Enfría las bebidas con varias horas de margen, comprueba baños y papeleras antes de abrir, y confirma las entregas y la lista de la compra el día anterior.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día del Cliente?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar fecha, programa, invitados, inscripciones y catering. Reserva el personal extra y los equipos en cuanto conozcas el formato; deja la revisión final para los 2 días previos.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un Día del Cliente?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes e incluye un plazo de inscripción de al menos 7 días. Envía el programa definitivo a los inscritos aproximadamente 5 días antes, cuando ya puedas confirmar horarios y demostraciones.
- ¿Cuándo se preparan las demostraciones?
- Prepara cada demostración como mínimo 3 días antes y haz una prueba completa 1 o 2 días antes. La comprobación debe incluir el proyector, la pantalla, los productos y el tiempo real de cada explicación.
- ¿Cuándo se monta el espacio para el Día del Cliente?
- Haz el montaje principal el día anterior siempre que el lugar lo permita. El día del evento reserva al menos 2 horas para colocar mesas, sillas, buffet, recepción, bebidas y materiales, y llega 30 minutos antes para la última revisión.
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