Organiser une journée clients, étape par étape
Une journée clients se construit d’abord autour d’un programme précis, puis autour des inscriptions et de la logistique. Fixez la date, définissez les temps forts et prévoyez assez de temps pour les démonstrations, les repas et les échanges. Les oublis arrivent surtout après l’envoi des invitations : besoins alimentaires, badges, livraisons et matériel de présentation doivent être suivis séparément. Le jour venu, l’accueil, la circulation dans la salle et les boissons donnent immédiatement le ton.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Établir la liste des invités
2 personnes
- 3
Envoyer les invitations
2 personnes
- 4
Traiter les inscriptions
- 5
Recueillir les besoins alimentaires
- 6
Envoyer le programme aux invités
- 7
Réserver le catering
- 8
Réserver du personnel supplémentaire
- 9
Rassembler le matériel de présentation
2 personnes
- 10
Choisir les produits pour la démonstration
2 personnes
- 11
Préparer les démonstrations
3 personnes
- 12
Vérifier la présentation
2 personnes
- 13
Composer la sélection musicale
- 14
Créer des badges nominatifs
2 personnes
- 15
Composer les dossiers d'information
3 personnes
- 16
Trier les badges
- 17
Préparer les indications de route
- 18
Confirmer les livraisons
- 19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 20
Faire les courses
3 personnes
- 21
Refroidir les boissons
2 personnes
- 22
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
- 23
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 24
Vérifier les toilettes
- 25
Aménager l’entrée
2 personnes
- 26
Installer les tables
4 personnes
- 27
Installer les chaises
4 personnes
- 28
Monter le buffet
3 personnes
- 29
Mettre en place le point café
2 personnes
- 30
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
- 31
Brancher la technique
2 personnes
- 32
Tester la technique
2 personnes
- 33
Installer la décoration
3 personnes
- 34
Préparer les badges nominatifs
- 35
Installer le matériel d’information
2 personnes
- 36
Vérifier le catering
2 personnes
- 37
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
Événement
- 38
Accueillir les invités
4 personnes
- 39
Enregistrer la présence
2 personnes
- 40
Distribuer les badges
2 personnes
- 41
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
- 42
Servir le café et le thé
2 personnes
- 43
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 44
Assurer la présentation du produit
2 personnes
- 45
Encadrer les démonstrations
4 personnes
- 46
Répondre aux questions des clients
4 personnes
- 47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 48
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
- 49
Servir le dîner
5 personnes
- 50
Servir les repas diététiques
2 personnes
- 51
Animer la présentation
2 personnes
- 52
Mener les entretiens de relation
5 personnes
- 53
Servir le dessert et le café
3 personnes
- 54
Dire au revoir aux invités
3 personnes
- 55
Rassembler les objets trouvés
Suivi
- 56
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
- 57
Pré-trier la vaisselle
3 personnes
- 58
Faire la vaisselle
3 personnes
- 59
Démonter le buffet
3 personnes
- 60
Démonter le mobilier
4 personnes
- 61
Éteindre la technique
2 personnes
- 62
Retirer la décoration
3 personnes
- 63
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 64
Distribuer les restes
2 personnes
- 65
Inventorier le matériel
2 personnes
- 66
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 67
Archiver les photos et les présentations
- 68
Envoyer les e-mails de remerciement
- 69
Transmettre les demandes de contact
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 12
- Chaisesqté 100
- Tabourets de barqté 8
- Tables de buffetqté 4
- Table de réception
- Portantsqté 2
- Poubellesqté 8
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 110
- Assiettes à dessertqté 110
- Tasses à caféqté 100
- Verres à eauqté 120
- Verres à vinqté 120
- Cuillères à caféqté 110
- Sets de couverts pour le dînerqté 110
- Couverts de serviceqté 20
- Plateaux de serviceqté 16
- Plateaux de serviceqté 12
- Pichets à caféqté 6
Cuisine
- Thermosqté 8
- Planches à découperqté 6
- Couteau de chefqté 4
- Pincesqté 8
- Louchesqté 8
- Glacièresqté 6
- Conteneurs à glaceqté 4
- Bacs de maintien au chaudqté 6
Équipement
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Haut-parleursqté 2
- Microphones sans filqté 2
- Pieds de microqté 2
- Multiprisesqté 8
- Rallongesqté 8
- Stations de rechargeqté 2
Décoration
- Nappesqté 12
- Housses de chaiseqté 100
- Compositions floralesqté 12
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Panneau d’accueil
- Présentoirs à menusqté 12
- Numéros de tableqté 12
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Projecteurs LEDqté 6
- Lampes à batterieqté 12
Catering
- Badges nominatifsqté 100
- Badgesqté 100
- Dossiers d'informationqté 100
- Blocs-notesqté 100
- Stylos à billeqté 100
- Porte-serviettesqté 12
- Courses
Nettoyage
- Chariot de nettoyage
- Balaiqté 2
- Raclettes de solqté 2
- Seauxqté 4
- Chiffons microfibresqté 20
- Aspirateur
Conseils
- Bloquez la date et le programme avant d’envoyer les invitations. Prévoyez des horaires distincts pour l’accueil, les démonstrations, le repas et les échanges informels, puis envoyez le programme final aux inscrits.
- Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement et relancez les absents. Utilisez la liste définitive pour préparer les badges, les dossiers d’information, les places assises et les besoins alimentaires.
- Testez la démonstration au moins la veille avec le vidéoprojecteur et l’écran de projection. Vérifiez aussi les câbles, le contenu présenté et le déroulé complet : une démonstration non testée crée souvent le principal retard de la journée.
- Confirmez les livraisons avant l’ouverture et refroidissez les boissons suffisamment tôt. Pour le buffet, séparez la vaisselle de service, les assiettes, les verres et les couverts afin d’éviter une file bloquée dès les premières minutes.
- Faites une dernière visite du lieu le matin même : entrée aménagée, toilettes propres, poubelles visibles et indications de route en place. Gardez une personne disponible pour les livraisons, les demandes alimentaires et les imprévus pendant l’accueil.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance faut-il préparer une journée clients ?
- Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez rapidement le catering et le personnel supplémentaire, puis finalisez les inscriptions, les besoins alimentaires et le programme dans la dernière semaine.
- Quand envoyer les invitations pour une journée clients ?
- Envoyez-les 4 à 6 semaines avant l’événement, avec une date limite d’inscription fixée environ 7 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses, les régimes alimentaires et les badges nominatifs.
- Combien de boissons prévoir pour une journée clients ?
- Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 à 2 par heure selon la durée. Ajoutez une marge de 10 % et gardez de l’eau disponible à chaque espace d’accueil et de repas.
- Quand tester le matériel de présentation ?
- Faites un test complet au moins 24 heures avant l’accueil des clients, puis vérifiez les branchements une dernière fois le matin même. Lancez la présentation depuis l’équipement réellement utilisé le jour de l’événement.
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