Klankbordgroepbijeenkomst organiseren: checklist
Een klankbordgroepbijeenkomst staat of valt met voorbereiding op drie momenten: vóór de uitnodiging, in de laatste week en bij het openen van de ruimte. Leg eerst datum, locatie, agenda en gespreksleiding vast. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen centraal, zodat de deelnemerslijst, naamkaartjes en catering op elkaar aansluiten. Test presentatie, beamer en microfoon vooraf en reserveer tijd om tafels, stoelen, koffie en informatiemateriaal klaar te zetten. Met deze checklist houd je de 55 taken en 40 benodigde spullen in de juiste volgorde bij.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma en agenda opstellen
2 personen
Sprekers en gespreksleiders bevestigen
Locatie reserveren
Catering bestellen
Presentatiemateriaal verzamelen
Presentatie controleren
Definitieve deelnemerslijst maken
Naamkaartjes voorbereiden
Notitiebladen voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Catering voorbereiden
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Ruimte controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Presentatiescherm aansluiten
2 personen
Microfoon testen
Informatietafel inrichten
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Deelnemers ontvangen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Opening verzorgen
Presentatie begeleiden
2 personen
Discussieronde begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Actiepunten vastleggen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Diner serveren
3 personen
Servies en bestek aanvullen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
Laatste vragenronde begeleiden
2 personen
Afsluiting verzorgen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Etensresten veilig opbergen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
Apparatuur uitschakelen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Notulen uitwerken
Actiepunten verspreiden
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 36
- Buffettafelsaantal 2
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Dinerbordenaantal 36
- Dessertbordenaantal 36
- Koffiekopjesaantal 36
- Glazenaantal 48
- Mokkenaantal 36
- Dinerbesteksetsaantal 36
- Opscheplepelsaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Microfoonaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Materialen
- Naamkaartjesaantal 36
- Notitieblokkenaantal 36
- Balpennenaantal 40
- A4-printpapier
- Flip-over
- Flip-overvellenaantal 2
- Stiftenaantal 12
- Plakbriefjesaantal 6
- Stemkaartenaantal 120
- Pennenbakjesaantal 4
Decoratie
- Tafelkledenaantal 10
- Tafelbordjesaantal 8
Verlichting
- Ledlampenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Afvalzakkenaantal 30
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Afwasteilenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Stuur de uitnodiging uiterlijk 3 weken vooraf en vraag om aanmelding en dieetwensen. Plan een sluitingsdatum voor reacties, bijvoorbeeld 7 dagen vóór de bijeenkomst, zodat je catering en naamkaartjes definitief kunt maken.
- Controleer de agenda en presentaties uiterlijk 2 werkdagen vooraf op volgorde, spreektijd en leesbaarheid. Open bestanden ook op de laptop die je tijdens de bijeenkomst gebruikt; een presentatie die alleen op de eigen computer werkt, ontdek je anders te laat.
- Maak de definitieve deelnemerslijst 1 à 2 dagen vooraf en gebruik die voor naamkaartjes, notitiebladen en catering. Leg per tafel enkele extra balpennen en minstens één extra naamkaartje klaar voor onverwachte deelnemers.
- Test de techniek minimaal 60 minuten vóór aanvang: laptop, beamer, projectiescherm, microfoon, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen. Zet presentatiemateriaal ook offline klaar, zodat je niet afhankelijk bent van wifi.
- Plan voor koffie, thee en water minstens 30 minuten opbouwtijd. Zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen op één vaste plek en controleer vóór ontvangst of kopjes, mokken, glazen, servies en opscheplepels aanwezig zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren nodig ik deelnemers uit voor een klankbordgroepbijeenkomst?
- Stuur de uitnodiging bij voorkeur 3 weken vóór de bijeenkomst. Geef deelnemers minimaal 10 dagen om te reageren en sluit de aanmeldingen 7 dagen vooraf, zodat je dieetwensen en catering kunt verwerken.
- Wanneer maak ik de definitieve deelnemerslijst voor een klankbordgroepbijeenkomst?
- Maak de lijst 1 à 2 werkdagen vóór de bijeenkomst. Gebruik die versie direct voor naamkaartjes, notitieblokken, catering en de ontvangsttafel.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om de ruimte klaar te zetten?
- Reserveer minimaal 60 minuten vóór aanvang voor het openen en controleren van de ruimte, het opstellen van tafels en stoelen en het aansluiten van de presentatie. Trek nog 30 minuten extra uit als je catering en koffie zelf voorbereidt.
- Wanneer test ik de microfoon en beamer voor de bijeenkomst?
- Test microfoon, luidsprekers, laptop, beamer en projectiescherm uiterlijk 60 minuten vóór de start. Controleer daarna ook de eerste dia en het geluidsniveau vanaf de achterste stoel.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!