Checklist para organizar una reunión del grupo asesor
Organizar una reunión del grupo asesor requiere coordinar personas, contenidos y logística en un orden concreto. Primero confirma la fecha, el lugar y los participantes; después cierra la agenda, las ponencias y el catering. Durante los días previos, comprueba la presentación, prepara las tarjetas de nombre y revisa el material técnico. Esta checklist reúne 55 tareas y 40 elementos para que la reunión empiece a tiempo y nadie tenga que resolver imprevistos durante la sesión.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar el programa y la agenda
2 personas
Confirmar ponentes y moderadores
Reservar el lugar
Pedir el catering
Reunir material de presentación
Comprobar la presentación
Crear la lista final de participantes
Preparar tarjetas de nombre
Preparar hojas de notas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
Preparar el catering
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar el espacio
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Conectar la pantalla de presentaciones
2 personas
Probar el micrófono
Montar la mesa de información
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Registrar a los participantes
2 personas
Recepción de participantes
2 personas
Servir café y té
2 personas
Encargarse de la inauguración
Coordinar la presentación
2 personas
Moderar la ronda de debate
2 personas
Rellenar las bebidas
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
Anotar puntos de acción
Preparar el bufé de cena
3 personas
Servir la cena
3 personas
Reponer vajilla y cubertería
Coordinar el programa de la noche
2 personas
Rellenar las bebidas
Guiar la última ronda de preguntas
2 personas
Gestionar el cierre
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Guardar los restos de comida de forma segura
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
3 personas
Apagar el equipo
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Redactar las actas
Distribuir los puntos de acción
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 36
- Mesas de buffetcant. 2
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platos de cenacant. 36
- Platos de postrecant. 36
- Tazas de cafécant. 36
- Vasoscant. 48
- Tazascant. 36
- Juegos de cubiertos para cenacant. 36
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Materiales
- Tarjetas de nombrecant. 36
- Bloc de notascant. 36
- Bolígrafoscant. 40
- Papel de impresión A4
- Pizarra de hojas
- Hojas de rotafoliocant. 2
- Rotuladorescant. 12
- Notas adhesivascant. 6
- Papeletascant. 120
- Portalápicescant. 4
Decoración
- Mantelescant. 10
- Carteles de mesacant. 8
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Bolsas de basuracant. 30
- Paños de limpiezacant. 12
- Cubetas para lavarcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y fija una fecha límite para las inscripciones. Pide en el mismo formulario las preferencias dietéticas para poder cerrar el pedido del catering sin llamadas de última hora.
- Cierra la agenda y confirma a ponentes y moderadores al menos 7 días antes. Reserva 10 minutos de margen en el programa para cambios, preguntas o retrasos.
- Prepara la lista final de participantes 2 días antes y úsala para imprimir las tarjetas de nombre, las hojas de notas y el material de la mesa de información. Lleva entre un 5 y un 10 % de copias adicionales.
- Haz una prueba técnica completa el día anterior: portátil, proyector, pantalla, micrófono, altavoces, cables alargadores y regletas. Abre la presentación desde el equipo que se utilizará y comprueba también el sonido desde el fondo de la sala.
- Llega entre 60 y 90 minutos antes para comprobar el espacio, colocar mesas y sillas, montar el buffet y preparar café y té. Enfría las bebidas con tiempo y deja platos, vasos, tazas y cubiertos en puntos separados para evitar colas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que enviar las invitaciones para una reunión del grupo asesor?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la reunión. Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes para confirmar participantes, preferencias dietéticas, catering y tarjetas de nombre.
- ¿Cuándo hay que confirmar la agenda y los ponentes?
- Procura tener la agenda, los ponentes y los moderadores confirmados como mínimo 7 días antes. Así todavía tendrás tiempo para reunir las presentaciones, ajustar los horarios y preparar el material de apoyo.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala?
- Abre el lugar entre 60 y 90 minutos antes de que lleguen los participantes. Reserva ese tiempo para colocar mesas y sillas, revisar el espacio, conectar la pantalla, probar el micrófono y preparar el catering.
- ¿Qué material técnico se necesita para una reunión del grupo asesor?
- Como base, prepara un portátil, proyector, pantalla de proyección, micrófono, altavoces, cables alargadores y regletas. Haz una prueba completa el día anterior y una comprobación rápida al llegar, al menos 60 minutos antes del inicio.
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