Checklist pour organiser une réunion du groupe de concertation

Une réunion du groupe de concertation demande plus qu’une date et une salle. Il faut suivre les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires, finaliser l’agenda et confirmer chaque intervenant avant de commander la restauration. Le jour même, prévoyez du temps pour installer les tables, tester la présentation et le microphone, préparer les badges et mettre le café en route. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, sans repousser les détails qui bloquent souvent l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le programme et l’agenda
2 personnes
Confirmer les intervenants et les animateurs
Réserver le lieu
Commander le catering
Rassembler le matériel de présentation
Vérifier la présentation
Établir la liste définitive des participants
Préparer les badges nominatifs
Préparer les feuilles de notes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Préparer le service traiteur
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Brancher l’écran de présentation
2 personnes
Tester le microphone
Aménager le stand d’information
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Accueillir les participants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Assurer l’ouverture
Animer la présentation
2 personnes
Animer le tour de discussion
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Consigner les points d'action
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Animer la dernière séance de questions
2 personnes
Assurer la clôture
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Conserver les restes alimentaires en toute sécurité
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
Éteindre l’équipement
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Rédiger le procès-verbal
Distribuer les feuilles de route
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 36
Tables de buffetqté 2
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 36
Assiettes à dessertqté 36
Tasses à caféqté 36
Verresqté 48
Tassesqté 36
Sets de couverts pour le dînerqté 36
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Matériel

Badges nominatifsqté 36
Blocs-notesqté 36
Stylos à billeqté 40
Papier d'impression A4
Paperboard
Feuilles de paperboardqté 2
Marqueursqté 12
Post-itqté 6
Bulletins de voteqté 120
Pots à stylosqté 4

Décoration

Nappesqté 10
Pancartes de tableqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Sacs poubelleqté 30
Chiffons de nettoyageqté 12
Bacs à vaisselleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations assez tôt pour obtenir une liste fiable des participants et leurs besoins alimentaires. Fixez une date limite d’inscription, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu 5 à 7 jours avant la réunion.
Finalisez l’agenda et confirmez les intervenants avant de préparer la présentation. Gardez au moins 30 minutes pour vérifier les diapositives, les fichiers et l’ordre des interventions.
Réservez la salle avant de commander le catering et vérifiez sa capacité, ses tables, ses chaises et ses prises électriques. Prévoyez une disposition qui permet à chacun de voir l’écran et de participer aux échanges.
Préparez les badges nominatifs, les feuilles de notes et les stylos à partir de la liste définitive des participants. Faites quelques exemplaires vierges supplémentaires pour les inscriptions tardives ou les accompagnants.
Le jour J, ouvrez la salle au moins 60 minutes avant l’arrivée du groupe. Testez le vidéoprojecteur et le microphone, installez le stand d’information, puis lancez le café et le thé après avoir vérifié le service traiteur.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion du groupe de concertation ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la réunion, avec une date limite de réponse. Faites une relance 5 à 7 jours avant l’événement afin de finaliser les participants et la restauration.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Comptez au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants. Ce délai couvre l’installation des tables et des chaises, les badges, le matériel de présentation, le microphone et le contrôle de l’espace.
Quand commander le catering pour la réunion ?: Commandez-le après la clôture des inscriptions et la collecte des besoins alimentaires. Prévoyez généralement 5 à 7 jours avant la réunion, ou plus tôt si le prestataire demande un délai spécifique.
Que faut-il tester avant une réunion du groupe de concertation ?: Testez le vidéoprojecteur, l’ordinateur, les câbles, les multiprises, le microphone et les haut-parleurs au moins 30 minutes avant l’ouverture. Ouvrez aussi la présentation complète pour vérifier qu’elle s’affiche correctement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.