Wat heb je nodig voor een klankbordgroepbijeenkomst?

Voor een klankbordgroepbijeenkomst heb je meer nodig dan koffie en een agenda. Denk aan naamkaartjes, notitieblokken en pennen voor iedere deelnemer, maar ook aan een werkende presentatieopstelling en genoeg servies voor de catering. Stem de aantallen af op de definitieve deelnemerslijst en leg reserve klaar voor onverwachte aanmeldingen. Controleer apparatuur, kabels en stroompunten uiterlijk de dag ervoor; juist die onderdelen worden vaak pas bij het opbouwen gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Buffettafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 36
Dessertbordenaantal 36
Koffiekopjesaantal 36
Glazenaantal 48
Mokkenaantal 36
Dinerbesteksetsaantal 36
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Materialen

Naamkaartjesaantal 36
Notitieblokkenaantal 36
Balpennenaantal 40
A4-printpapier
Flip-over
Flip-overvellenaantal 2
Stiftenaantal 12
Plakbriefjesaantal 6
Stemkaartenaantal 120
Pennenbakjesaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Tafelbordjesaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afvalzakkenaantal 30
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasteilenaantal 2

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Thee - 2 dozen
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doosje
- Halfvolle melk - 5 liter
- Havermelk - 2 liter
- Citroenen - 6 stuks
- Mineraalwater plat - 6 flessen
- Mineraalwater bruisend - 4 flessen
- Cola - 4 flessen
- Cola Zero - 4 flessen
- Sinas - 3 flessen
- Appelsap - 3 pakken
- Jus d'orange - 4 pakken
- Komkommers - 6 stuks
- Cherrytomaten - 2 kilo
- Wortels - 2 kilo
- Paprika's - 12 stuks
- Druiven - 3 kilo
- Appels - 36 stuks
- Bananen - 24 stuks
- Hummus - 6 bakjes
- Kruidenroomkaas - 4 bakjes
- Gemengde noten - 1,5 kilo
- Naturelchips - 4 zakken
- Paprikachips - 4 zakken
- Zoutjes - 3 zakken
- Volkorenbrood - 8 broden
- Witte broodjes - 48 stuks
- Wraps - 36 stuks
- Jonge kaas - 2 kilo
- Belegen kaas - 1,5 kilo
- Hummuswrapvulling - 3 kilo
- Kipfiletbeleg - 1,5 kilo
- Komkommersalade - 2 kilo
- Gemengde groene salade - 4 kilo
- Cherrytomatensalade - 2 kilo
- Pastasalade - 4 kilo
- Rijstsalade - 3 kilo
- Vegetarische quiche - 6 stuks
- Kipquiche - 6 stuks
- Linzensalade - 3 kilo
- Mayonaise - 1 pot
- Yoghurtdressing - 2 flessen
- Balsamico dressing - 1 fles
- Ketchup - 1 fles
- Mosterd - 1 pot
- Peper - 1 bus
- Zout - 1 bus
- Paprikapoeder - 1 potje
- Olijfolie - 1 fles
- Vers fruitgebak - 36 stukken
- Pure chocolade - 4 repen
- Melkchocolade - 4 repen
- Koekjes - 6 pakken
- Servetten - 200 stuks
- Papieren bordjes - 50 stuks
- Bakpapier - 1 rol
- Vershoudfolie - 1 rol
- Aluminiumfolie - 1 rol
- Bewaarbakjes - 20 stuks
- Afwasmiddel - 1 fles
- Allesreiniger - 1 fles
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 2 pakken
- Handzeep - 2 flessen
- Handdesinfectie - 2 flessen
- Vuilniszakken - 30 stuks

Tips

Neem voor iedere deelnemer één naamkaartje, één notitieblok en minimaal twee balpennen mee. Leg daarnaast 10% extra klaar, zodat een vergeten of beschadigd exemplaar geen probleem wordt.
Plan per aanwezige minstens twee drinkglazen als er een ontvangst en pauze zijn. Zet voor koffie en thee ongeveer één mok of kopje per persoon per serveermoment klaar, plus enkele reserve-exemplaren.
Controleer vóór de bijeenkomst of laptop, beamer, projectiescherm, microfoon en luidsprekers op elkaar aansluiten. Neem minstens één verlengkabel en één stekkerdoos extra mee; stopcontacten zitten zelden precies waar je ze nodig hebt.
Maak het buffet passend bij het aantal deelnemers: reken op één dinerbord en één dessertbord per persoon wanneer beide gangen worden geserveerd, plus 10% reserve. Opscheplepels en thermoskannen worden vaak vergeten omdat ze niet bij de cateringdozen zitten.
Print agenda’s, deelnemersinformatie en eventuele hand-outs uiterlijk één werkdag vooraf. Houd voor printwerk 10% extra A4-papier achter de hand en leg flip-overvellen, stiften en plakbriefjes vóór de start zichtbaar bij de gespreksruimte.

Veelgestelde vragen

Hoeveel naamkaartjes heb ik nodig voor een klankbordgroepbijeenkomst?: Maak één naamkaartje per aangemelde deelnemer, spreker en gespreksleider. Print daarnaast 10% extra, met minimaal twee reservekaartjes, voor last-minute wijzigingen.
Hoeveel koffie en thee moet ik inkopen voor een klankbordgroep?: Reken op twee koppen per persoon voor een bijeenkomst van ongeveer twee tot drie uur, en drie koppen per persoon bij een langere bijeenkomst met meerdere pauzes. Neem voor water en frisdrank gemiddeld 0,75 tot 1 liter per persoon mee.
Hoeveel notitieblokken en pennen zijn nodig per deelnemer?: Leg één notitieblok en minimaal twee balpennen per deelnemer klaar. Voeg 10% reserve toe; bij 20 deelnemers zijn dat 22 notitieblokken en 44 pennen.
Wanneer moet ik de spullen voor de bijeenkomst controleren?: Controleer de boodschappen en het presentatiemateriaal uiterlijk één werkdag vooraf. Test laptop, beamer, microfoon, luidsprekers en alle kabels nogmaals bij het openen van de locatie, minimaal 60 minuten voor aanvang.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.