Que prévoir pour une réunion de concertation ?

Pour une réunion de concertation, les achats ne se limitent pas au café et aux boissons. Il faut aussi prévoir le service, les fournitures pour prendre des notes, les badges et le matériel nécessaire aux présentations. La quantité dépend surtout du nombre de participants et de la durée de la réunion. Prépare les consommables au moins deux jours à l’avance, puis refroidis les boissons et vérifie le matériel la veille.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 36
Tables de buffetqté 2
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 36
Assiettes à dessertqté 36
Tasses à caféqté 36
Verresqté 48
Tassesqté 36
Sets de couverts pour le dînerqté 36
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Matériel

Badges nominatifsqté 36
Blocs-notesqté 36
Stylos à billeqté 40
Papier d'impression A4
Paperboard
Feuilles de paperboardqté 2
Marqueursqté 12
Post-itqté 6
Bulletins de voteqté 120
Pots à stylosqté 4

Décoration

Nappesqté 10
Pancartes de tableqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Sacs poubelleqté 30
Chiffons de nettoyageqté 12
Bacs à vaisselleqté 2

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Thé - 2 boîtes
- Café décaféiné - 1 paquet
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 5 litres
- Lait d'avoine - 2 litres
- Citrons - 6 pièces
- Eau minérale plate - 6 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 4 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 4 briques
- Concombres - 6 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Poivrons - 12 pièces
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 36 pièces
- Bananes - 24 pièces
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais aux fines herbes - 4 pots
- Noix mélangées - 1,5 kilo
- Chips nature - 4 sacs
- Chips au paprika - 4 sachets
- Snacks salés - 3 sacs
- Pain complet - 8 pains
- Petits pains blancs - 48 pièces
- Wraps - 36 pièces
- Fromage jeune - 2 kilos
- Fromage affiné - 1,5 kilo
- Garniture pour wraps au houmous - 3 kilos
- Garniture de blanc de poulet - 1,5 kilo
- Salade de concombre - 2 kilos
- Salade verte mixte - 4 kilos
- Salade de tomates cerises - 2 kilo
- Salade de pâtes - 4 kilos
- Salade de riz - 3 kilos
- Quiche végétarienne - 6 pièces
- Quiches au poulet - 6 pièces
- Salade de lentilles - 3 kilos
- Mayonnaise - 1 pot
- Sauce yaourt - 2 bouteilles
- Vinaigrette balsamique - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Poivre - 1 boîte
- Sel - 1 boîte
- Paprika en poudre - 1 pot
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Pâtisseries fraîches aux fruits - 36 pièces
- Chocolat noir - 4 tablettes
- Chocolat au lait - 4 barres
- Biscuits - 6 paquets
- Serviettes - 200 pièces
- Assiettes en papier - 50 pièces
- Papier sulfurisé - 1 rouleau
- Film alimentaire - 1 rouleau
- Papier aluminium - 1 rouleau
- Boîtes de conservation - 20 pièces
- Liquide vaisselle - 1 bouteille
- Nettoyant multi-usages - 1 flacon
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 2 paquets
- Savon pour les mains - 2 flacons
- Désinfectant pour les mains - 2 flacons
- Sacs-poubelle - 30 pièces

Conseils

Prévois deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis environ une boisson par heure supplémentaire. Ajoute de l’eau en quantité suffisante : elle est souvent oubliée dans les commandes de catering.
Compte une assiette, un verre, une tasse et un set de couverts par participant, puis ajoute 10 % de réserve. Cette marge couvre les pièces sales, tombées ou utilisées par les intervenants.
Prépare un badge nominatif pour chaque personne inscrite et imprime-en 5 à 10 vierges pour les changements de dernière minute. Fais cette vérification après la clôture définitive des inscriptions.
Pour une présentation, prévois un ordinateur, un vidéoprojecteur, un écran, un microphone et des haut-parleurs si la salle est grande. Teste les branchements au moins 60 minutes avant l’arrivée du groupe, avec une rallonge et une multiprise de secours.
Compte un bloc-notes et un stylo par participant, plus 10 % de réserve. Prévois aussi du papier A4, un paperboard, des feuilles et des marqueurs si les échanges nécessitent des décisions ou un travail en groupe.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une réunion de concertation ?: Compte deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis environ une par heure supplémentaire. Ajoute une marge de 10 % pour les intervenants et les consommations imprévues.
Quand acheter les fournitures pour une réunion de concertation ?: Achète les fournitures non périssables au moins deux jours avant la réunion. Achète ou récupère les produits frais la veille, puis refroidis les boissons et prépare le service le jour même.
Combien de badges et de blocs-notes faut-il prévoir ?: Prévois un badge et un bloc-notes par participant confirmé, avec 5 à 10 exemplaires supplémentaires de chaque. Cette réserve permet d’accueillir les remplacements ou les inscriptions tardives.
Que faut-il vérifier avant une présentation en réunion ?: Teste l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone et les haut-parleurs au moins 60 minutes avant le début. Vérifie aussi les rallonges, les multiprises et le format du fichier de présentation.

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