Was brauche ich für ein Beiratstreffen?

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Plane pro teilnehmender Person mindestens 1 Namensschild, 1 Notizblock und 2 Kugelschreiber ein. Lege zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve zurück, falls sich Anmeldungen kurzfristig ändern.
• Rechne für eine Sitzung von drei bis vier Stunden mit etwa 1 bis 1,5 Litern Wasser pro Person. Kaffee und Tee solltest du so vorbereiten, dass sie spätestens 15 Minuten vor Beginn ausgeschenkt werden können.
• Bestätige Catering und Ernährungswünsche mindestens 5 bis 7 Tage vor dem Treffen. Für vegetarische, vegane oder allergenarme Portionen brauchst du die endgültige Teilnehmerliste früher als für den reinen Einkauf von Getränken.
• Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofon und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam. Lege außerdem mindestens zwei passende Verlängerungskabel und A4-Druckpapier für kurzfristige Ausdrucke bereit.
• Stelle Flipchart, Blätter, Stifte und Klebezettel vor Beginn am Sitzplatz der Moderation auf. Kontrolliere 30 Minuten vor dem Einlass auch Sitzordnung, Präsentationsbildschirm, gekühlte Getränke und den Infotisch.

Häufige Fragen

Wie viele Getränke brauche ich für ein Beiratstreffen?

Plane für die ersten drei bis vier Stunden etwa 1 bis 1,5 Liter Wasser pro Person ein. Zusätzlich reichen meist zwei bis drei Tassen Kaffee oder Tee pro Person, bei einem Vormittagstermin eher mehr Kaffee als kalte Getränke.

Wie früh muss ich das Catering für ein Beiratstreffen bestellen?

Bestelle das Catering mindestens 5 bis 7 Tage vorher, bei vielen Sonderwünschen besser 10 bis 14 Tage vorher. Die endgültige Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche sollten spätestens 3 Tage vor dem Termin an den Anbieter gehen.

Was muss ich für Präsentationen bei einem Beiratstreffen mitbringen?

Du brauchst mindestens einen Laptop, einen Beamer, eine Projektionsleinwand und die passende Tonlösung mit Mikrofon und Lautsprechern. Teste die gesamte Technik spätestens am Vortag und nimm zwei Verlängerungskabel als Reserve mit.

Wie viel Sitzungs- und Schreibmaterial brauche ich?

Rechne mit einem Namensschild und einem Notizblock pro Person sowie zwei Kugelschreibern pro Person. Nimm zusätzlich rund 10 Prozent Reserve mit und plane A4-Druckpapier, Flipchartblätter, Stifte und Klebezettel für Änderungen während der Sitzung ein.