Lista de compras para una reunión del grupo asesor
Para una reunión del grupo asesor necesitas preparar tanto la mesa como el trabajo de los participantes. Además de comida y bebidas, calcula la vajilla, el café, las tarjetas de nombre y el material para tomar notas. La parte que más se retrasa suele ser la técnica: portátil, proyector, micrófono, altavoces, cables y regletas deben estar reunidos y probados antes de abrir el lugar. Usa esta lista para comprar, pedir prestado o confirmar cada elemento con tiempo.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 36
- Mesas de buffetcant. 2
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platos de cenacant. 36
- Platos de postrecant. 36
- Tazas de cafécant. 36
- Vasoscant. 48
- Tazascant. 36
- Juegos de cubiertos para cenacant. 36
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Materiales
- Tarjetas de nombrecant. 36
- Bloc de notascant. 36
- Bolígrafoscant. 40
- Papel de impresión A4
- Pizarra de hojas
- Hojas de rotafoliocant. 2
- Rotuladorescant. 12
- Notas adhesivascant. 6
- Papeletascant. 120
- Portalápicescant. 4
Decoración
- Mantelescant. 10
- Carteles de mesacant. 8
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Bolsas de basuracant. 30
- Paños de limpiezacant. 12
- Cubetas para lavarcant. 2
Catering
- Compras
- Café - 3 paquetes
- Té - 2 cajas
- Café descafeinado - 1 paquete
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche semidesnatada - 5 litros
- Leche de avena - 2 liter
- Limones - 6 unidades
- Agua mineral sin gas - 6 botellas
- Agua mineral con gas - 4 botellas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Sinas - 3 botellas
- Zumo de manzana - 3 paquetes
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Pepinos - 6 unidades
- Tomates cherry - 2 kilos
- Zanahorias - 2 kilos
- Pimientos - 12 unidades
- Uvas - 3 kilos
- Manzanas - 36 unidades
- Plátanos - 24 unidades
- Hummus - 6 envases
- Queso crema con hierbas - 4 tarrinas
- Frutos secos mixtos - 1,5 kilo
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Pica pica - 3 bolsas
- Pan integral - 8 panes
- Panecillos blancos - 48 piezas
- Wraps - 36 stuks
- Queso joven - 2 kilos
- Queso curado - 1,5 kilo
- Relleno para wraps de hummus - 3 kilo
- Fiambre de pechuga de pollo - 1,5 kilo
- Ensalada de pepino - 2 kilo
- Ensalada mixta verde - 4 kilos
- Ensalada de tomates cherry - 2 kilo
- Ensalada de pasta - 4 kilos
- Ensalada de arroz - 3 kilos
- Quiche vegetariana - 6 unidades
- Quiche de pollo - 6 unidades
- Ensalada de lentejas - 3 kilo
- Mayonesa - 1 bote
- Aliño de yogur - 2 botellas
- Aliño balsámico - 1 botella
- Ketchup - 1 botella
- Mostaza - 1 tarro
- Pimienta - 1 bote
- Sal - 1 bote
- Pimentón en polvo - 1 bote
- Aceite de oliva - 1 botella
- Pastel de fruta fresco - 36 piezas
- Chocolate negro - 4 tabletas
- Chocolate con leche - 4 tabletas
- Galletas - 6 paquetes
- Servilletas - 200 unidades
- Platos de papel - 50 unidades
- Papel de horno - 1 rollo
- Film transparente - 1 rollo
- Papel de aluminio - 1 rollo
- Botes de conservación - 20 unidades
- Lavavajillas - 1 botella
- Limpiador multiusos - 1 botella
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 2 paquetes
- Jabón de manos - 2 botellas
- Desinfectante de manos - 2 botellas
- Bolsas de basura - 30 unidades
Consejos
- Calcula las bebidas por persona y por duración: para la primera hora, prevé entre 2 y 3 bebidas por asistente; añade agua y reserva parte en neveras portátiles para que no se caliente durante la reunión.
- Prepara la mesa de café con una máquina de café, una tetera y termos si el grupo supera las 10 personas. Comprueba también que haya tazas, vasos, cucharillas y suficiente café y té antes de recibir a los participantes.
- Para cada asistente, deja una tarjeta de nombre, un bloc de notas y un bolígrafo en su sitio. Imprime algunas tarjetas y hojas A4 adicionales: 10% más que la lista final suele cubrir cambios de última hora.
- Reúne el equipo de presentación al menos 24 horas antes: portátil, proyector, pantalla, micrófono, altavoces, cables alargadores y regletas. Haz una prueba completa en la sala, no solo una comprobación de que el equipo enciende.
- Cuenta las plazas y el servicio por separado: cada participante necesita una silla, pero la comida puede requerir platos de cena y de postre, cubiertos, cucharones y una o más mesas de buffet. Confirma las preferencias dietéticas antes de cerrar el pedido de catering.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué necesito comprar para una reunión del grupo asesor?
- Prepara bebidas, comida o catering, platos, vasos, tazas, cubiertos y material para los participantes. También necesitarás tarjetas de nombre, blocs, bolígrafos y, si hay presentaciones, portátil, proyector, pantalla, micrófono, altavoces, cables y regletas.
- ¿Cuántas tarjetas de nombre y blocs debo preparar?
- Prepara uno de cada por participante de la lista final y añade un 10% para cambios o asistentes inesperados. Para 20 personas, por ejemplo, prepara 22 tarjetas, 22 blocs y al menos 22 bolígrafos.
- ¿Cuándo debo comprobar el equipo de presentación?
- Reúne y prueba todo como mínimo 24 horas antes de la reunión. Haz otra comprobación al abrir la sala, incluyendo la conexión del portátil, el sonido del micrófono y la longitud de los cables.
- ¿Cuánto café y té necesito para una reunión?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas calientes por persona si la reunión dura media jornada, y añade agua durante todo el encuentro. Para 15 asistentes, prepara capacidad para al menos 30 tazas y deja café, té, tazas y termos listos antes de que lleguen.
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