Boodschappenlijst voor een klankbordbijeenkomst

Voor een klankbordbijeenkomst heb je meer nodig dan koffie en een vergaderruimte. Regel vooraf materialen voor ontvangst, presentatie en het verzamelen van input, plus catering die aansluit op het aantal deelnemers en hun dieetwensen. Denk ook aan kabels, stekkerdozen en reservebenodigdheden: die ontbreken vaak op locatie. Op deze pagina staat de complete lijst met spullen voor de bijeenkomst, van naamkaartjes en flip-overvellen tot glazen, thermoskannen en presentatietechniek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 48
Registratietafel
Buffettafelaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speaker
Timeraantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Waterkannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 48
Glazenaantal 48
Bordenaantal 48
Besteksetsaantal 48
Melkkannetjesaantal 4
Suikerkommenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjeshoudersaantal 48
Flip-overbordenaantal 2
Flip-overvellenaantal 4
Pennenaantal 60
Notitieblokkenaantal 48
Documentmappenaantal 48

Verlichting

LED-tafellampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen
- Koffie - 1,5 kg
- Zwarte thee - 3 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Suiker - 1 kg
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Bruiswater - 12 flessen
- Plat water - 12 flessen
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- Bier - 48 flesjes
- Alcoholvrije wijn - 6 flessen
- Rode wijn - 6 flessen
- Witte wijn - 6 flessen
- Kruidenboter - 4 bakjes
- Stokbrood - 10 stuks
- Mini-broodjes - 80 stuks
- Jonge kaas - 2 kg
- Belegen kaas - 2 kg
- Achterham - 1,5 kg
- Kipfiletbeleg - 1,5 kg
- Hummus - 1,5 kg
- Roomkaas - 1 kg
- Tomaten - 2 kg
- Komkommers - 6 stuks
- Sla - 6 kroppen
- Paprika's - 12 stuks
- Koffiekoeken - 50 stuks
- Mini-quiches - 60 stuks
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Zoute noten - 4 zakken
- Olijven - 4 potten
- Druiven - 4 kg
- Appels - 40 stuks
- Bananen - 30 stuks
- Mayonaise - 1 fles
- Ketchup - 1 fles
- Mosterd - 1 pot
- Aluminiumfolie - 1 rol
- Vershoudfolie - 1 rol
- Keukenpapier - 6 rollen
- Servetten - 200 stuks
- Afvalzakken - 2 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Handzeep - 4 flessen

Tips

Reken per deelnemer op minimaal 2 kopjes koffie of thee en 2 glazen water gedurende de bijeenkomst. Zet daarnaast extra water klaar voor de spreker en voor deelnemers die langer blijven napraten.
Neem voor de presentatie minstens 1 HDMI-kabel, 2 verlengkabels en 1 stekkerdoos mee. Test laptop, beamer en projectiescherm uiterlijk 30 minuten voor ontvangst; een ontbrekende adapter valt dan nog op.
Voorzie de registratietafel van de deelnemerslijst, naamkaartjes en houders. Leg deze spullen uiterlijk 15 minuten voor aanvang klaar, zodat de ontvangstbalie niet tegelijk met de eerste binnenkomst hoeft te worden ingericht.
Stem borden, besteksets en glazen af op de catering én op een eventuele tweede ronde. Bij een lunch met één eetmoment is 1 bord en 1 bestekset per persoon een bruikbaar minimum, met 10 procent reserve.
Verzamel vragen en input vóór de bijeenkomst en leg voor elke werkvorm extra flip-overvellen klaar. Een timer helpt om discussieblokken binnen de geplande tijd te houden; leg die direct naast het flip-overbord of de laptop.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een klankbordbijeenkomst?: Zorg voor koffie, thee, water, catering, servies en materialen voor registratie en presentatie. Neem daarnaast een laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, verlengkabels en stekkerdozen mee; controleer dit uiterlijk 1 dag vooraf.
Hoeveel koffie en water heb ik nodig per persoon?: Reken voor een bijeenkomst van enkele uren op minimaal 2 kopjes koffie of thee en 2 glazen water per persoon. Voeg ongeveer 10 procent reserve toe, vooral wanneer er geen mogelijkheid is om tussentijds bij te vullen.
Hoeveel stoelen en naamkaartjes moet ik klaarzetten?: Zet 1 stoel en 1 naamkaartje per aangemelde deelnemer klaar, plus 2 extra stoelen en kaartjes voor onverwachte aanwezigen. Controleer de definitieve deelnemerslijst uiterlijk 24 uur voor de bijeenkomst.
Wanneer moet ik de techniek voor een klankbordbijeenkomst testen?: Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, speaker en stroomaansluitingen uiterlijk 30 minuten vóór de ontvangst. Leg alle presentatiematerialen en reservekabels bovendien de avond ervoor al bij elkaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.