Que faut-il prévoir pour une réunion de consultation ?

Une réunion de consultation demande plus que des chaises et un vidéoprojecteur. Il faut prévoir l’accueil, les supports de présentation, le café, les boissons, le déjeuner et le matériel pour recueillir les questions. Cette liste vous aide à acheter ou à emprunter les fournitures nécessaires sans oublier les détails qui manquent souvent au dernier moment. Adaptez les quantités au nombre confirmé de participants et ajoutez une petite marge pour les inscriptions de dernière minute.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 48
Table d'inscription
Table de buffetqté 2
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceinte portable
Minuterieqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Carafes d’eauqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Louchesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 48
Verresqté 48
Assiettesqté 48
Couvertsqté 48
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Porte-nomsqté 48
Chevalets de conférenceqté 2
Feuilles de paperboardqté 4
Stylosqté 60
Blocs-notesqté 48
Classeurs de documentsqté 48

Éclairage

Lampes de table LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses
- Café - 1,5 kg
- Thé noir - 3 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 1 kg
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Eau plate - 12 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Bière - 48 bouteilles
- Vin sans alcool - 6 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Beurre aux herbes - 4 barquettes
- Baguette - 10 pièces
- Mini-sandwichs - 80 pièces
- Fromage jeune - 2 kg
- Fromage affiné - 2 kg
- Jambon arrière - 1,5 kg
- Garniture de filet de poulet - 1,5 kg
- Houmous - 1,5 kg
- Fromage frais - 1 kg
- Tomates - 2 kg
- Concombres - 6 pièces
- Laitues - 6 pièces
- Poivrons - 12 pièces
- Pains au café - 50 pièces
- Mini-quiches - 60 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Noix salées - 4 sacs
- Olives - 4 bocaux
- Raisins - 4 kg
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Papier aluminium - 1 rouleau
- Film alimentaire - 1 rouleau
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Serviettes - 200 pièces
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prévoyez une chaise et un badge nominatif par participant confirmé, plus 5 à 10 % de badges vierges pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.
Comptez environ deux tasses de café ou de thé par personne sur une matinée, puis prévoyez au moins une carafe d’eau pour 8 à 10 participants.
Pour la présentation, testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et les rallonges au moins 24 heures avant la réunion.
Gardez une multiprise et une rallonge de secours dans votre matériel : les prises sont rarement placées près de la table d’inscription ou de l’écran.
Achetez ou préparez les encas et le déjeuner au plus tard la veille, en tenant compte des besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une réunion de consultation ?: Prévoyez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis environ une boisson par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau en quantité suffisante, avec au moins 0,5 litre par participant pour une réunion de trois heures.
Quelle quantité de café faut-il pour 20 personnes ?: Pour 20 participants, prévoyez environ 40 tasses pour une matinée, soit 5 à 6 litres selon la taille des tasses. Gardez du café, du thé, du lait et du sucre disponibles pendant toute la pause.
Quand préparer le matériel d’une réunion de consultation ?: Rassemblez les documents, les badges et les fournitures deux jours avant. Testez la technique et vérifiez les câbles, les rallonges et les multiprises au moins 24 heures avant l’accueil des participants.
Combien d’exemplaires des documents faut-il imprimer ?: Imprimez un exemplaire par participant confirmé, plus 10 % de réserve. Pour 30 participants, prévoyez donc 33 exemplaires, notamment pour le questionnaire, l’ordre du jour et les supports indispensables.

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