Zo organiseer je een kinderopvang open dag

Begin met een helder programma en een vaste inschrijfprocedure. Plan naast rondleidingen ook korte activiteiten, zodat kinderen meteen iets kunnen doen terwijl ouders vragen stellen. Regel vooraf wie de ontvangst, registratie, rondleiding en activiteiten begeleidt. Controleer de ruimte op veiligheid en zorg dat routeborden, naambadges en inschrijfformulieren klaarliggen. De grootste vertraging ontstaat meestal bij late dieetwensen, ontbrekende materialen en een ontvangstbalie zonder duidelijke werkwijze.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Uitnodigingen opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Aanmeldingen bevestigen
7
Activiteitenprogramma uitwerken
2 personen
8
Rondleiding voorbereiden
2 personen
9
Inschrijfformulieren printen
10
Naambadges maken
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Dranken koelen
2 personen
13
Hapjes voorbereiden
3 personen
14
Locatie grondig schoonmaken
3 personen
15
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
16
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
17
Activiteitentafels klaarzetten
3 personen
18
Speelhoeken inrichten
3 personen
19
Versiering ophangen
2 personen
20
Route- en programmaborden plaatsen
2 personen
21
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
22
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
23
Team kort instrueren
3 personen

Event

24
Bezoekers ontvangen
3 personen
25
Aanwezigheid registreren
2 personen
26
Naambadges uitdelen
2 personen
27
Rondleidingen verzorgen
3 personen
28
Kennismakingsgesprekken voeren
4 personen
29
Creatieve activiteit begeleiden
3 personen
30
Buitenspel begeleiden
3 personen
31
Voorleesmoment verzorgen
32
Hapjes serveren
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Buffet en tafels opruimen
2 personen
35
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

36
Materialen sorteren
3 personen
37
Servies afwassen
2 personen
38
Afval verzamelen
2 personen
39
Ruimtes schoonmaken
3 personen
40
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
41
Versiering verwijderen
2 personen
42
Koelboxen en materialen reinigen
2 personen
43
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
44
Geleende materialen retourneren
2 personen
45
Overgebleven eten opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Kinderstoelenaantal 8
Kleedjesaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Microfoon

Activiteiten

Kleurpotlodenaantal 12
Viltstiftenaantal 12
Wasbare verfsetsaantal 6
Kwastenaantal 24
Knutselpapieraantal 200
Schortenaantal 12
Kinderschaarsetsaantal 12
Lijmstiftenaantal 12
Prentenboekenaantal 15
Buitenspelballenaantal 6
Hoepelsaantal 6
Bellenblaasaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Naambadgesaantal 100
Pijlbordenaantal 10

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffer
Veiligheidsvestenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Werk met tijdsblokken van 30 tot 45 minuten voor rondleidingen en activiteiten. Zo voorkom je dat alle bezoekers tegelijk binnenkomen en houd je ruimte voor vragen.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen vooraf en vraag meteen naar dieetwensen en het aantal kinderen en volwassenen. Bevestig daarna per gezin het tijdstip en de praktische informatie.
Zet de ontvangstbalie minstens 60 minuten voor opening klaar met inschrijfformulieren, naambadges en een aanwezigheidslijst. Test ook de route vanaf de ingang naar garderobe, speelhoeken en rondleiding.
Richt per activiteit een eigen tafel in en leg materialen vooraf per groep klaar. Bij knutselen zijn schorten, wasbare verf, kwasten, kinderschaarsets en lijmstiften snel vergeten of te laat verdeeld.
Plan de veiligheidscontrole vóór het teamoverleg, niet tijdens de ontvangst. Controleer vooral verlengsnoeren, stekkerdozen, kleine materialen, looproutes en de doorgang bij tafels, stoelen en kinderstoelen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een open dag van een kinderopvang?: Reken op 2 tot 3 uur voor het volledige programma. Plan rondleidingen van 30 tot 45 minuten en houd per tijdsblok ruimte voor ontvangst, registratie en vragen.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een open dag van de kinderopvang?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de open dag, zodat je aantallen, dieetwensen en tijdsblokken kunt verwerken.
Hoeveel medewerkers heb je nodig bij een kinderopvang open dag?: Plan minimaal één medewerker voor de ontvangst, één voor rondleidingen en één per gelijktijdige activiteit. Bij meerdere groepen of tijdsblokken heb je meestal 4 tot 6 medewerkers nodig.
Wat regel je op de dag zelf voor een kinderopvang open dag?: Zet minimaal 60 minuten vooraf de ontvangstbalie, activiteiten, catering en routeborden klaar. Voer daarna de veiligheidscontrole uit en instrueer het team in 10 tot 15 minuten over rollen, programma en bijzonderheden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.