Tag der offenen Tür für die Kinderbetreuung organisieren

Ein Tag der offenen Tür in der Kinderbetreuung braucht mehr als Einladungen und einen Rundgang. Familien möchten Räume sehen, Fragen stellen und erleben, wie Kinder bei euch betreut und beschäftigt werden. Plane deshalb zuerst Datum, Programm und Anmeldeablauf, bevor du Material oder Verpflegung organisierst. Besonders häufig werden Namensschilder, Ernährungswünsche, eine klare Besucherroute und die kurze Teameinweisung zu spät vorbereitet.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Einladungen erstellen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Anmeldungen bestätigen
7
Aktivitätsprogramm ausarbeiten
2 Personen
8
Führung vorbereiten
2 Personen
9
Anmeldeformulare ausdrucken
10
Namensschilder erstellen
11
Einkaufen gehen
2 Personen
12
Getränke kühlen
2 Personen
13
Snacks vorbereiten
3 Personen
14
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
3 Personen
15
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
16
Empfangstheke einrichten
2 Personen
17
Aktivitätentische bereitstellen
3 Personen
18
Spielecken einrichten
3 Personen
19
Dekoration aufhängen
2 Personen
20
Route- und Programmschilder aufstellen
2 Personen
21
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
22
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
23
Team kurz einweisen
3 Personen

Event

24
Besucher empfangen
3 Personen
25
Anwesenheit erfassen
2 Personen
26
Namensschilder verteilen
2 Personen
27
Führungen durchführen
3 Personen
28
Kennenlerngespräche führen
4 Personen
29
Kreative Aktivität begleiten
3 Personen
30
Outdoorspiel betreuen
3 Personen
31
Vorlesestunde gestalten
32
Snacks servieren
3 Personen
33
Getränke nachfüllen
2 Personen
34
Buffet und Tische aufräumen
2 Personen
35
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

36
Materialien sortieren
3 Personen
37
Geschirr abwaschen
2 Personen
38
Abfall sammeln
2 Personen
39
Räume reinigen
3 Personen
40
Tische und Stühle zurückstellen
3 Personen
41
Dekoration entfernen
2 Personen
42
Kühlboxen und Material reinigen
2 Personen
43
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
44
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
45
Übrig gebliebenes Essen verstauen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 70
KinderhochstühleAnz. 8
DeckenAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 80
KaffeetassenAnz. 40
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
ServierschalenAnz. 8
ServierzangenAnz. 6

Ausstattung

WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon

Aktivitäten

BuntstifteAnz. 12
FilzstifteAnz. 12
Waschbare FarbsätzeAnz. 6
PinselAnz. 24
BastelpapierAnz. 200
SchürzenAnz. 12
KinderscherenAnz. 12
KlebestifteAnz. 12
BilderbücherAnz. 15
AußenspielbälleAnz. 6
ReifenAnz. 6
SeifenblasenAnz. 6

Dekoration

BallonsAnz. 100
WimpelkettenAnz. 6
TischdeckenAnz. 8
NamensschilderAnz. 100
WegweiserAnz. 10

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
LED-LampenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
BesensetsAnz. 2
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 4
HandtuchspenderAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
SicherheitswestenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Programm früh fest und plane für jede Besuchergruppe einen festen Rundgang. Rechne zusätzlich 10 bis 15 Minuten Puffer pro Durchlauf ein, damit Gespräche am Empfang den Ablauf nicht blockieren.
Bearbeite Anmeldungen laufend statt erst am Veranstaltungstag. Erfasse Ernährungswünsche und bestätige jede Anmeldung spätestens 3 bis 5 Tage vorher mit Uhrzeit, Treffpunkt und kurzen Hinweisen.
Bereite Empfang und Orientierung getrennt vor: Anmeldelisten, Namensschilder sowie Route- und Programmschilder sollten mindestens 30 Minuten vor Beginn bereitliegen. So muss das Team nicht gleichzeitig ankommende Familien einweisen und Material suchen.
Plane Aktivitäten für unterschiedliche Altersgruppen und richte die Tische vor dem Einlass vollständig ein. Für Bastelangebote gehören neben Papier und Stiften auch Schürzen, waschbare Farben, Kinderscheren und Klebestifte an jeden Platz.
Führe vor dem Öffnen eine Sicherheitskontrolle durch und weise das Team kurz ein. Prüfe insbesondere Steckdosen, Verlängerungskabel, Spielbereiche, den Außenbereich und die Zuständigkeit für Anwesenheit und Kinderhochstühle.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür in der Kinderbetreuung planen?: Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm und Einladungen. Die endgültige Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und Materialmengen solltest du 3 bis 5 Tage vor dem Termin prüfen.
Wie viel Zeit sollte man für einen Rundgang durch die Kinderbetreuung einplanen?: Plane pro Gruppe ungefähr 30 bis 45 Minuten für Begrüßung, Rundgang und Fragen ein. Ein Puffer von 10 bis 15 Minuten verhindert Verzögerungen, wenn Familien länger am Empfang bleiben.
Wie viele Getränke und Snacks braucht man für den Tag der offenen Tür?: Kalkuliere für Erwachsene etwa 2 bis 3 Getränke pro Person für die erste Stunde und danach 1 weiteres Getränk pro Stunde. Bei Snacks sind 3 bis 5 kleine Portionen pro erwachsener Person ein brauchbarer Richtwert; für Kinder solltest du zusätzlich einfache, allergenarme Optionen einplanen.
Wann sollte man die Räume für den Tag der offenen Tür vorbereiten?: Stelle Tische, Stühle, Aktivitätentische und Spielecken am Vortag auf, wenn der Raum dann nicht mehr gebraucht wird. Getränke kühlen, Buffet und Empfang richtest du am Veranstaltungstag spätestens 30 Minuten vor Beginn ein.

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