Checklist voor een kinderopvang open dag organiseren

Een kinderopvang open dag vraagt om meer dan een rondleiding en wat speelgoed. Je regelt vooraf het programma, de aanmeldingen en dieetwensen, en richt op de dag zelf ontvangst, activiteiten en catering logisch in. Ouders willen snel weten waar ze zich melden, kinderen moeten direct iets kunnen doen en medewerkers moeten dezelfde informatie geven. Gebruik deze checklist om de voorbereiding stap voor stap af te werken, van datum en uitnodiging tot veiligheidscontrole en registratie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Activiteitenprogramma uitwerken
2 personen
Rondleiding voorbereiden
2 personen
Inschrijfformulieren printen
Naambadges maken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie grondig schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Activiteitentafels klaarzetten
3 personen
Speelhoeken inrichten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Route- en programmaborden plaatsen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Team kort instrueren
3 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Rondleidingen verzorgen
3 personen
Kennismakingsgesprekken voeren
4 personen
Creatieve activiteit begeleiden
3 personen
Buitenspel begeleiden
3 personen
Voorleesmoment verzorgen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet en tafels opruimen
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Materialen sorteren
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Koelboxen en materialen reinigen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Kinderstoelenaantal 8
Kleedjesaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Microfoon

Activiteiten

Kleurpotlodenaantal 12
Viltstiftenaantal 12
Wasbare verfsetsaantal 6
Kwastenaantal 24
Knutselpapieraantal 200
Schortenaantal 12
Kinderschaarsetsaantal 12
Lijmstiftenaantal 12
Prentenboekenaantal 15
Buitenspelballenaantal 6
Hoepelsaantal 6
Bellenblaasaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Naambadgesaantal 100
Pijlbordenaantal 10

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffer
Veiligheidsvestenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma ruim vóór de uitnodigingen worden verstuurd. Reserveer naast rondleidingen ook tijd voor vrije activiteiten, inschrijven en vragen van ouders.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en bevestig die uiterlijk enkele dagen vóór de open dag. Zo kun je hapjes en dranken gericht voorbereiden in plaats van op het laatste moment te improviseren.
Richt de ontvangstbalie in vóór je de activiteitentafels klaarzet. Leg inschrijfformulieren, naambadges en de aanwezigheidsregistratie bij elkaar, zodat elke bezoeker binnen enkele minuten geholpen is.
Maak voor kinderen meerdere korte activiteiten klaar, zoals knutselen, voorlezen en buitenspel. Zet materialen per activiteit apart klaar en gebruik schorten bij wasbare verf om schoonmaakwerk te beperken.
Doe de veiligheidscontrole nadat tafels, stoelen, verlengsnoeren en speelhoeken zijn geplaatst. Loop daarna de route van ingang naar ontvangst, activiteiten en uitgang; zo ontdek je losse kabels, onduidelijke borden of geblokkeerde doorgangen op tijd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kinderopvang open dag organiseren?: Leg datum en programma bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna tijdig, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en bevestigingen uiterlijk enkele dagen voor de open dag kunt afronden.
Hoeveel activiteiten plan je tijdens een open dag van een kinderopvang?: Plan per blok van 60 tot 90 minuten minimaal 2 activiteiten waar kinderen zelfstandig of met begeleiding aan kunnen deelnemen. Combineer bijvoorbeeld een knutseltafel, prentenboeken en een buitenspelhoek, zodat wachten tijdens rondleidingen beperkt blijft.
Wanneer richt je de kinderopvang in voor de open dag?: Zet meubilair, ontvangstbalie, activiteitentafels en speelhoeken op de dag zelf enkele uren vóór ontvangst klaar. Hang versiering en routeborden daarna op en voer direct aansluitend de veiligheidscontrole uit.
Wat moet ik klaarleggen bij de ontvangst van een open dag?: Leg inschrijfformulieren, naambadges en de aanwezigheidsregistratie op één vaste plek bij de ingang. Wijs daarnaast minimaal één medewerker aan die bezoekers ontvangt en hen naar de rondleiding of activiteit verwijst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.