Checklist pour organiser une journée portes ouvertes en crèche

Une journée portes ouvertes réussie se prépare comme un parcours simple pour les familles : inscription, accueil, visite et découverte des activités. Prévoyez les documents, les badges et l’organisation des espaces avant l’arrivée des visiteurs. Le programme doit laisser assez de temps pour les échanges avec l’équipe, sans créer d’attente à l’accueil. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre et à repérer les détails souvent oubliés.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Élaborer le programme d’activités
2 personnes
Préparer la visite guidée
2 personnes
Imprimer les formulaires d’inscription
Créer les badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Nettoyer le lieu en profondeur
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les tables d'activités
3 personnes
Aménager les espaces de jeu
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer les panneaux de parcours et de programme
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Briefer rapidement l’équipe
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Assurer les visites guidées
3 personnes
Mener les entretiens de prise de contact
4 personnes
Encadrer l'activité créative
3 personnes
Encadrer le jeu en plein air
3 personnes
Animer le moment de lecture
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ranger le buffet et les tables
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Trier les matériaux
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer les glacières et le matériel
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les restes de nourriture

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Chaises hautes pour enfantsqté 8
Couverturesqté 4
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6

Équipement

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Haut-parleursqté 2
Microphone

Activités

Crayons de couleurqté 12
Feutresqté 12
Kits de peinture lavablesqté 6
Pinceauxqté 24
Papier de bricolageqté 200
Tabliersqté 12
Sets de ciseaux pour enfantsqté 12
Bâtons de colleqté 12
Albums illustrésqté 15
Balles de jeu extérieurqté 6
Cerceauxqté 6
Machine à bullesqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 100
Panneaux indicateursqté 10

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Sécurité

Trousse de premiers secours
Gilets de sécuritéqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme au moins 3 semaines à l’avance afin de laisser aux familles le temps de s’inscrire. Prévoyez un créneau d’accueil, une visite guidée et des temps d’activités clairement séparés.
Traitez les inscriptions avant le jour J et confirmez chaque participation quelques jours avant. Notez les besoins alimentaires et préparez les formulaires d’inscription imprimés pour les visiteurs qui ne les ont pas remplis en ligne.
Organisez l’accueil près de l’entrée, avec les badges nominatifs, les listes de présence et les informations sur le parcours. Une personne doit rester disponible pendant toute la durée de l’événement pour enregistrer les arrivées.
Installez les espaces de jeu et les tables d’activités avant le briefing de l’équipe. Pour les activités créatives, regroupez les tabliers, le papier, les feutres, les pinceaux et les kits de peinture lavables au même endroit.
Faites le contrôle de sécurité après l’installation des tables, chaises, rallonges et multiprises. Vérifiez notamment les passages, les câbles, les espaces de jeu et l’accès aux boissons chaudes avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes en crèche ?: Envoyez-les idéalement 3 semaines avant la date prévue. Faites ensuite un rappel 3 à 5 jours avant, avec l’horaire, les modalités d’accès et la demande de confirmation.
Combien de temps prévoir pour une visite de crèche ?: Prévoyez environ 20 à 30 minutes pour la visite guidée, puis 15 à 20 minutes pour les questions et l’inscription. Des créneaux distincts évitent qu’un groupe bloque l’accueil ou les espaces d’activités.
Que préparer à l’accueil d’une journée portes ouvertes en crèche ?: Préparez les badges, la liste des inscrits, les formulaires d’inscription et les informations sur le programme. Installez le comptoir d’accueil au moins 1 heure avant l’arrivée des premières familles.
Quand installer les activités et la décoration de la crèche ?: Installez les tables d’activités, les espaces de jeu et la décoration le jour même, au moins 2 heures avant l’ouverture. Gardez ensuite 30 minutes pour le contrôle de sécurité et le briefing rapide de l’équipe.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.