Checklist voor een kinderfilmavond organiseren

Een kinderfilmavond draait niet alleen om een leuke film. Je moet vooraf de filmrechten, locatie en aanmeldingen regelen en op de dag zelf vooral techniek, zitplaatsen, snacks en veiligheid goed testen. In het plan staan 58 taken en 38 spullen, zodat je niets vergeet: van ondertiteling en reservebatterijen tot kabelmatten, zitzakken en gekoelde dranken. Werk van boven naar beneden en plan de laatste technische test vóór de kinderen binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Film en locatie vastleggen
Filmrechten controleren
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Herinnering aan deelnemers sturen
Definitieve deelnemerslijst maken
Filmbestand en ondertiteling testen
2 personen
Apparatuur ophalen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Boodschappen controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Popcorn en snacks klaarzetten
3 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen en kussens plaatsen
3 personen
Projectiescherm opbouwen
2 personen
Projector en laptop aansluiten
2 personen
Geluid aansluiten
2 personen
Film volledig testen
2 personen
Kabels veilig afdekken
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Licht en noodverlichting testen
2 personen
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
Allergenen zichtbaar markeren
Inchecktafel klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Kinderen naar zitplaatsen begeleiden
3 personen
Welkomstwoord geven
Huisregels uitleggen
Film starten
Popcorn en drankjes serveren
4 personen
Zaal en kinderen begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Snacks bijvullen
2 personen
Pauze aankondigen
Pauzesnacks serveren
4 personen
Toiletronde uitvoeren
2 personen
Film hervatten
Afval en lege bekers verzamelen
2 personen
Einde van de film aankondigen
Kinderen naar ouders begeleiden
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval naar containers brengen
2 personen
Zaal en keuken schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Zitzakkenaantal 12
Kledingrek
Kledinghangersaantal 60

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Afstandsbediening
Reservebatterijenaantal 8
Kabelmattenaantal 8

Verlichting

LED-lampenaantal 6
Zaklampenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 70
Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveertraysaantal 6
Serveerkommenaantal 8
Serveertangenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaat
Popcornmachine

Decoratie

Filmpostersaantal 6
Slingersaantal 8
Filmklapper
Naamkaartjesaantal 60

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Regel filmrechten en filmbestand uiterlijk 2 weken vooraf. Test daarna de film volledig, inclusief geluid en ondertiteling, op dezelfde laptop, beamer en kabels die je tijdens de avond gebruikt.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór de filmavond. Gebruik de definitieve deelnemerslijst om dieetwensen, het aantal stoelen en de hoeveelheid bekers, kommen en snacks af te stemmen.
Plan minstens 90 minuten opbouwtijd op locatie. Ventileer de ruimte, zet stoelen en zitzakken neer, bouw het scherm op en houd een vrije looproute naar de uitgang.
Test licht, noodverlichting en geluid vóór de eerste bezoeker binnenkomt. Dek verlengkabels af met kabelmatten en leg een afstandsbediening en reservebatterijen klaar; die worden vaak pas gemist als de film al start.
Zet popcorn, snacks en drankjes pas klaar nadat de techniek is getest. Koel dranken vooraf in koelboxen en gebruik serveerkommen, trays en tangen, zodat kinderen niet rond de apparatuur hoeven te lopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kinderfilmavond organiseren?: Begin minimaal 2 weken van tevoren met film, locatie en filmrechten. Verstuur de uitnodigingen daarna direct en stuur 2 tot 3 dagen vooraf een herinnering.
Hoeveel opbouwtijd heb je nodig voor een kinderfilmavond?: Reken op minstens 90 minuten voor ventileren, meubels plaatsen, scherm en apparatuur aansluiten en kabels afdekken. Reserveer daarna nog 15 minuten voor een volledige filmtest.
Hoeveel stoelen en zitzakken heb ik nodig voor een kinderfilmavond?: Voorzie één zitplaats per aangemeld kind en volwassene, plus 2 reserveplaatsen. Zet zitzakken vooraan en stoelen achteraan, zodat kleinere kinderen het scherm niet blokkeren.
Wat moet ik testen voordat de kinderfilm begint?: Test de film volledig op beeld, geluid en ondertiteling, niet alleen de eerste minuten. Controleer ook de stroomaansluitingen, noodverlichting, afstandsbediening en reservebatterijen uiterlijk 15 minuten voor de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.