Checklist pour organiser une soirée cinéma pour enfants

Une soirée cinéma pour enfants demande plus qu’un film et quelques coussins. Il faut confirmer les inscriptions, vérifier les droits de diffusion, anticiper les besoins alimentaires et tester toute la technique avant l’arrivée du groupe. Cette checklist de 58 tâches vous guide dans le bon ordre, des invitations au rangement de la salle. Prévoyez aussi une solution pour les manteaux, les câbles au sol et l’éclairage de secours : ce sont les détails souvent oubliés au dernier moment.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Filmer l’événement et le lieu
Vérifier les droits de diffusion du film
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel aux participants
Établir la liste définitive des participants
Tester le fichier vidéo et les sous-titres
2 personnes
Récupérer l'équipement
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le pop-corn et les snacks
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises et les coussins
3 personnes
Monter l’écran de projection
2 personnes
Brancher le projecteur et l'ordinateur portable
2 personnes
Brancher le son
2 personnes
Tester le film en entier
2 personnes
Recouvrir les câbles en toute sécurité
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Tester l’éclairage et l’éclairage de secours
2 personnes
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
Marquer les allergènes de manière visible
Préparer la table d’enregistrement
2 personnes
Vérifier les toilettes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Accompagner les enfants jusqu’aux places assises
3 personnes
Prononcer le mot de bienvenue
Expliquer le règlement intérieur
Lancer le film
Servir le pop-corn et les boissons
4 personnes
Accompagner la salle et les enfants
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les snacks
2 personnes
Annoncer la pause
Servir les snacks de pause
4 personnes
Effectuer la ronde des toilettes
2 personnes
Relancer le film
Ramasser les déchets et les gobelets vides
2 personnes
Annoncer la fin du film
Accompagner les enfants auprès de leurs parents
4 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Jeter les déchets dans les conteneurs
2 personnes
Nettoyer la salle et la cuisine
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rapporter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Poufsqté 12
Portant à vêtements
Cintresqté 60

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Télécommande
Piles de rechangeqté 8
Passe-câblesqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 70
Assiettes réutilisablesqté 70
Bols réutilisablesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 6
Saladiers de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 4

Cuisine

Glacièresqté 3
Bouilloiresqté 2
Machine à café
Machine à pop-corn

Décoration

Affiches de filmqté 6
Guirlandesqté 8
Clap de cinéma
Badges nominatifsqté 60

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 10

Catering

Courses

Conseils

Traitez les inscriptions plusieurs jours avant la séance et notez séparément les allergies ou régimes alimentaires. Envoyez un rappel avant l’événement, puis établissez une liste définitive des participants.
Testez le fichier vidéo, les sous-titres et le son sur l’ordinateur portable et le vidéoprojecteur. Lancez le film en entier avant l’ouverture : un câble HDMI ou un format incompatible se repère ainsi à temps.
Installez l’écran, les chaises et les poufs en gardant un passage dégagé vers la sortie. Recouvrez chaque câble avec un passe-câble, même si le trajet semble peu fréquenté.
Préparez le pop-corn et les snacks avant l’arrivée des enfants, puis gardez les boissons au frais dans les glacières. Utilisez des gobelets réutilisables et prévoyez une zone séparée pour le service afin d’éviter les files devant l’écran.
Aérez la salle à l’ouverture et testez l’éclairage principal ainsi que l’éclairage de secours. Gardez des lampes de poche et des piles de rechange accessibles, notamment si la salle est plongée dans le noir pendant la projection.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour installer une soirée cinéma pour enfants ?: Prévoyez au moins 2 heures avant l’arrivée des enfants. Comptez environ 45 minutes pour la salle et les sièges, 30 minutes pour l’image et le son, puis 30 à 45 minutes pour les snacks, les boissons et les derniers contrôles.
Quand envoyer les invitations pour une soirée cinéma pour enfants ?: Envoyez-les idéalement 2 à 3 semaines avant la séance. Fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant l’événement afin de confirmer les quantités de snacks, les boissons et les besoins alimentaires.
Faut-il vérifier les droits de diffusion d’un film pour enfants ?: Oui, vérifiez-les avant d’envoyer les invitations et au minimum 2 semaines avant la projection. Une plateforme de streaming personnelle ne donne pas automatiquement le droit de diffuser le film à un groupe.
Combien de boissons prévoir par enfant ?: Prévoyez 2 à 3 boissons par enfant pour les deux premières heures, puis ajoutez une marge d’environ 10 %. Refroidissez-les avant l’arrivée et gardez une réserve séparée pour éviter de tout servir dès le début.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.