Kinderdisco organiseren: checklist en planning

Een kinderdisco organiseren vraagt meer voorbereiding dan alleen muziek en versiering. Leg eerst datum, zaal, aanmeldingen en oudercontacten vast; daarna regel je vergunning, apparatuur, vrijwilligers en een programma dat bij de leeftijd past. In de laatste week controleer je allergieën, noodcontacten, boodschappen en techniek. Op de dag zelf houd je de dansvloer vrij, test je geluid en licht en richt je een overzichtelijke plek in voor jassen, eten en drinken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Muziekvergunning controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Oudercontacten bijhouden
Reservering van de zaal maken
Geluidsapparatuur reserveren
Playlist met kindermuziek maken
2 personen
Muziek op leeftijd controleren
2 personen
Programma voor de avond maken
Vrijwilligers inplannen
Contactgegevens vrijwilligers delen
Noodcontacten en allergieën printen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Zaal en toiletten controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Dansvloer vrijmaken
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Geluidsniveau testen
2 personen
Lichtinstallatie testen
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Welkomsttafel inrichten
2 personen
Drankentafel inrichten
2 personen
Hapjestafel inrichten
3 personen
Toiletten aanvullen
Briefing voor vrijwilligers geven
2 personen

Event

Kinderen ontvangen en registreren
4 personen
Ouders informeren over ophaaltijd
2 personen
Dansactiviteiten begeleiden
4 personen
Muziek bedienen
Lichteffecten bedienen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dansvloer veilig houden
2 personen
Toezicht bij toilet en garderobe
2 personen
Kinderen aan ouders meegeven
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Geluidsapparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 30
Garderoberekaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Serveerschalenaantal 10
Schenk kannenaantal 8

Apparatuur

Laptops
Muziekspeler
Speakersaantal 2
Microfoon
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Discolampenaantal 4
Lichtslingersaantal 4
Reserveledlampenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 200
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 12
Fotowand
Fotopropsaantal 20
Tafelkledenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Serveertangenaantal 8
Broodmessenaantal 2
Snijplankenaantal 3
Maatbekersaantal 2

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Veiligheid

EHBO-doos
Kabelmattenaantal 8
Zaklampenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de muziekcontrole uiterlijk één week vooraf. Controleer of de playlist geschikt is voor de leeftijd en test muziekspeler, laptop, speakers, microfoon, mengpaneel en verlengkabels vóór de zaal volloopt.
Werk met minstens één vrijwilliger per afgesproken toezichtspunt en deel hun contactgegevens vooraf. Print noodcontacten en allergieën en leg die op een vaste plek bij de organisatie.
Maak het programma in blokken van 20 tot 30 minuten, met afwisseling tussen dansen, een korte activiteit en drinken of eten. Zo voorkom je dat jonge kinderen een hele avond hetzelfde moeten doen.
Koel dranken enkele uren vóór de start en zet herbruikbare bekers, borden, bestek, serveerschalen en schenk kannen klaar voordat de hapjes arriveren. Houd serveertangen en snijplanken apart van de dansvloer.
Maak minstens 60 minuten voor aanvang ruimte voor tafels, stoelen en garderobe en houd de dansvloer volledig vrij. Test geluidsniveau, discolampen en lichtslingers met de zaalverlichting aan; reserve-ledlampen en stekkerdozen worden vaak vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kinderdisco organiseren?: Begin ongeveer 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie, reservering, uitnodigingen en oudercontacten. Plan de muziek, vrijwilligers en boodschappen uiterlijk 1 week voor de disco.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kinderdisco?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per toezichtspunt en wijs daarnaast iemand aan voor techniek en één persoon voor eten en drinken. Deel de planning en contactgegevens uiterlijk 3 dagen vooraf.
Wanneer test ik de muziek en verlichting voor een kinderdisco?: Sluit de geluidsinstallatie en lichtinstallatie minstens 60 minuten voor aanvang aan. Test daarna het geluidsniveau, de microfoon en de playlist met de zaal in de uiteindelijke opstelling.
Wat moet ik doen met allergieën en noodcontacten bij een kinderdisco?: Verzamel dieetwensen en oudercontacten tijdens de aanmeldingen en controleer de lijst 2 tot 3 dagen vooraf. Print de noodcontacten en allergieën op de dag zelf en leg ze binnen handbereik van de organisatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.