LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Kinderconcert organiseren: een praktische checklist

Een kinderconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een artiest en een zaal regelen. Je stemt techniek, zaalindeling, begeleiding, veiligheid en catering op elkaar af, terwijl ouders vooraf duidelijke informatie nodig hebben. Begin met datum, locatie en artiest en werk daarna toe naar aanmeldingen, programma en personeelsindeling. In de laatste week controleer je vooral materialen, nooduitgangen, weersverwachting en de praktische ontvangst van bezoekers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en tijd bevestigen

  • Locatie en zaalindeling vastleggen

    2 personen

  • Artiest en techniek reserveren

  • Vergunningen en verzekering controleren

  • Uitnodigingen opstellen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Programma en tijdschema maken

    2 personen

  • Informatie voor bezoekers versturen

  • Catering reserveren

  • Technische wensen afstemmen

    2 personen

  • Plattegrond voor zaal maken

  • Vrijwilligers indelen

  • EHBO-verantwoordelijke aanwijzen

  • Nooduitgangen controleren

    2 personen

  • Kinderbegeleiders briefen

    2 personen

  • Polsbandjes en naambadges maken

    2 personen

  • Bezoekerslijst afdrukken

  • Weersverwachting controleren

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Catering voorbereiden

    3 personen

  • Materialen verzamelen

    3 personen

  • Locatiesleutels ophalen

  • Zaal openen

    2 personen

  • Podiumdelen opbouwen

    4 personen

  • Stoelen opstellen

    4 personen

  • Tafels opstellen

    2 personen

  • Geluidsinstallatie aansluiten

    3 personen

  • Microfoons testen

    2 personen

  • Muziekinstallatie testen

    2 personen

  • Licht en stroom controleren

    2 personen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • Entree en garderobe inrichten

    2 personen

  • Cateringbuffet klaarzetten

    3 personen

  • Kinderhoek inrichten

    2 personen

  • Toiletten controleren

  • EHBO-koffer plaatsen

  • Aanmeldtafel klaarzetten

    2 personen

  • Artiest ontvangen

    2 personen

  • Artiest kleedruimte inrichten

    2 personen

  • Soundcheck uitvoeren

    3 personen

  • Vrijwilligers instrueren

    2 personen

Event

  • Deuren openen

    4 personen

  • Bezoekers ontvangen

    4 personen

  • Kaarten en polsbandjes controleren

    2 personen

  • Garderobe beheren

    2 personen

  • Dranken en hapjes serveren

    4 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Laatkomers begeleiden

    2 personen

  • Concert aankondigen

  • Concert begeleiden

    3 personen

  • Kinderactiviteiten begeleiden

    3 personen

  • Publieksvragen afhandelen

  • Afscheid en bedankje verzorgen

    2 personen

  • Uitgiftepunt sluiten

    2 personen

  • Bezoekers naar uitgang begeleiden

    3 personen

  • Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

  • Apparatuur afbreken

    3 personen

  • Podium en stoelen afbreken

    4 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Zaal schoonmaken

    4 personen

  • Versiering verwijderen

    2 personen

  • Materialen controleren

    2 personen

  • Leveranciersmaterialen retourneren

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen afhandelen

  • Overgebleven voorraad opbergen

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Stoelenaantal 120
  • Kindertafelsaantal 6
  • Buffettafelsaantal 4
  • Aanmeldtafel
  • Garderoberekkenaantal 3
  • Kleedkamertafel
  • Podiumdelenaantal 6
  • Kinderbankenaantal 8

Apparatuur

  • Actieve speakersaantal 2
  • Mengpaneel
  • Draadloze microfoonsaantal 3
  • Microfoonstatievenaantal 3
  • DI-boxenaantal 2
  • Muziekspeler
  • Verlengsnoerenaantal 8
  • Stekkerdozenaantal 6
  • Kabelmattenaantal 10
  • Kabelbindersaantal 100
  • Laptop
  • Stroomverdeleraantal 2

Verlichting

  • Podiumlampenaantal 4
  • Sfeerverlichtingaantal 4
  • Lichtstatievenaantal 2

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 150
  • Kinderbekersaantal 60
  • Herbruikbare bordenaantal 150
  • Besteksetsaantal 150
  • Koffiekopjesaantal 40
  • Opscheplepelsaantal 8

Keuken

  • Koelboxenaantal 4
  • Thermoskannenaantal 4
  • Waterkannenaantal 6
  • Snijplankenaantal 3
  • Messenaantal 6
  • Tangenaantal 6
  • Serveerbladenaantal 8

Decoratie

  • Ballonnenaantal 100
  • Ballonpompaantal 2
  • Vlaggenlijnenaantal 8
  • Podiumachterdoek
  • Pijlen en bewegwijzeringaantal 20
  • Naamstickersaantal 150

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 8
  • Schoonmaakemmeraantal 2
  • Dweilenaantal 3
  • Bezem en blikaantal 2
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Veiligheid

  • EHBO-koffer
  • Zaklampenaantal 3
  • Afzetpalenaantal 8
  • Afzetlintaantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Plan de technische afstemming uiterlijk twee weken vooraf. Controleer dan of de actieve speakers, het mengpaneel, de draadloze microfoons en de DI-boxen passen bij de wensen van de artiest en de beschikbare stroompunten.
  • Maak de zaalindeling vanuit het zicht van kinderen: plaats kinderbanken of stoelen vooraan, houd een vrije looproute naar de nooduitgangen en reserveer ruimte voor de aanmeldtafel, garderobe en kinderbegeleiders.
  • Stuur bezoekersinformatie uiterlijk drie dagen voor het concert. Vermeld daarin de aanvangstijd, route, aanmelden, dieetwensen, garderobe, begeleiding en wat ouders bij aankomst moeten doen.
  • Wijs uiterlijk één week vooraf een EHBO-verantwoordelijke en de kinderbegeleiders aan. Geef hen de bezoekerslijst, plattegrond, nooduitgangen en afspraken over polsbandjes en naambadges.
  • Doe de laatste materiaalcontrole op de dag ervoor. Leg naast podiumdelen en verlichting ook verlengsnoeren, stekkerdozen, kabelmatten, kabelbinders, herbruikbare bekers en koelboxen klaar; juist kleine aansluit- en ontvangstmaterialen worden vaak te laat gezocht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kinderconcert organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, artiest en techniek. Reserveer uiterlijk 4 weken vooraf de catering, controleer vergunningen en verstuur de uitnodigingen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig bij een kinderconcert?
Reken minimaal één ontvangstmedewerker, één EHBO-verantwoordelijke en één kinderbegeleider per groep kinderen die extra toezicht nodig heeft. Plan daarnaast minstens één persoon voor techniek of contact met de artiest.
Wanneer verstuur ik de informatie voor bezoekers?
Stuur de eerste uitnodiging zodra datum, tijd en locatie vaststaan, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur praktische informatie en de definitieve aanmeldgegevens uiterlijk 3 dagen voor het concert.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de opbouw van een kinderconcert?
Reserveer minimaal 2 tot 3 uur voor podium, stoelen, tafels, geluid, verlichting en kabelbeveiliging. Plan vóór de deuren openen nog 30 minuten voor een soundcheck, veiligheidsronde en briefing van vrijwilligers.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!