Organiser un concert pour enfants sans rien oublier

Un concert pour enfants demande autant d’attention à l’accueil qu’à la scène. Il faut cadrer les inscriptions, les besoins alimentaires et l’accompagnement des enfants, puis coordonner la technique, la salle et les bénévoles. Cette checklist de 69 tâches et 52 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations jusqu’au rangement. Elle attire aussi l’attention sur les points souvent réglés trop tard : autorisations, sorties de secours, badges, météo et récupération des clés.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et l'heure
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Réserver l’artiste et la technique
Vérifier les autorisations et l'assurance
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le programme et le planning
2 personnes
Envoyer les informations aux visiteurs
Réserver le catering
Coordonner les besoins techniques
2 personnes
Créer le plan de la salle
Répartir les bénévoles
Désigner le responsable des premiers secours
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Briefer les accompagnateurs pour enfants
2 personnes
Créer des bracelets et des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des visiteurs
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Récupérer les clés du lieu
Ouvrir la salle
2 personnes
Monter les éléments de scène
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
2 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester l’installation musicale
2 personnes
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Aménager l’espace enfants
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer la trousse de premiers secours
Installer la table d’inscription
2 personnes
Accueillir l'artiste
2 personnes
Aménager la loge de l'artiste
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
4 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Vérifier les billets et les bracelets
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Servir les boissons et les en-cas
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner les retardataires
2 personnes
Annoncer le concert
Encadrer le concert
3 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Gérer les questions du public
Organiser les adieux et les remerciements
2 personnes
Fermer le point de distribution
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Démonter l'équipement
3 personnes
Démonter la scène et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Retourner le matériel des fournisseurs
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables pour enfantsqté 6
Tables de buffetqté 4
Table d’inscription
Portantsqté 3
Table de loge
Éléments de podiumqté 6
Bancs pour enfantsqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 2
Lecteur audio
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 10
Serre-câblesqté 100
Ordinateur portable
Répartiteur électriqueqté 2

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4
Pieds d’éclairageqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Gobelets pour enfantsqté 60
Assiettes réutilisablesqté 150
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 40
Louchesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 6
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Pincesqté 6
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Fond de scène
Flèches et signalétiqueqté 20
Étiquettes nominativesqté 150

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seau de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 3
Poteaux de balisageqté 8
Ruban de balisageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date, l’horaire et le lieu avant de réserver l’artiste ou la technique. Gardez au moins 2 à 3 semaines pour les autorisations, l’assurance et les ajustements de salle.
Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant le concert. Vous aurez ainsi le temps de traiter les besoins alimentaires, d’imprimer la liste des visiteurs et de préparer les bracelets ou badges nominatifs.
Prévoyez un briefing des accompagnateurs au moins 30 minutes avant l’accueil. Ils doivent connaître le plan de salle, les sorties de secours, le responsable des premiers secours et la procédure pour retrouver un enfant.
Testez la sonorisation et l’éclairage avant l’arrivée du public, avec tous les câbles, multiprises, passe-câbles et serre-câbles. Un contrôle de 60 à 90 minutes évite de découvrir un problème au moment du concert.
Ne gardez pas les boissons et le catering pour la dernière heure : refroidissez les boissons quelques heures à l’avance et installez le buffet avant l’ouverture des portes. Vérifiez aussi la météo le matin même si une partie de l’accueil se fait dehors.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert pour enfants ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver l’artiste et la technique, vérifier les autorisations, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et coordonner les bénévoles.
Quand envoyer les invitations pour un concert pour enfants ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant le concert, avec une date limite d’inscription fixée environ 7 jours avant l’événement. Vous pourrez ensuite ajuster le catering, les sièges et les badges.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 responsable des premiers secours et 1 accompagnateur pour chaque groupe d’enfants encadré. Ajoutez une personne référente pour la technique et une pour le catering.
Quand tester le matériel technique avant le concert ?: Faites un test complet 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public, puis un contrôle rapide 15 minutes avant le début. Vérifiez les microphones, la table de mixage, le lecteur audio, les projecteurs et le passage sécurisé des câbles.

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