Checklist para organizar un concierto infantil sin olvidos

Un concierto infantil necesita más coordinación que un concierto pequeño para adultos: hay que controlar horarios, inscripciones, seguridad, sonido y atención a las familias. Este plan reúne 69 tareas y 52 materiales para avanzar desde la fecha y el recinto hasta el desmontaje. La clave está en cerrar pronto el artista y la parte técnica, comunicar bien la información a los visitantes y dejar la sala lista antes de que llegue el primer niño.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y hora
Fijar la ubicación y la distribución de la sala
2 personas
Reservar artista y técnica
Comprobar permisos y seguro
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Crear el programa y el horario
2 personas
Enviar información a los visitantes
Reservar el catering
Coordinar las necesidades técnicas
2 personas
Hacer un plano de la sala
Asignar voluntarios
Asignar al responsable de primeros auxilios
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
Informar a los monitores infantiles
2 personas
Hacer pulseras y acreditaciones
2 personas
Imprimir la lista de visitantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Recoger las llaves del recinto
Abrir la sala
2 personas
Montar las partes del escenario
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
2 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Comprobar la iluminación y la electricidad
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Montar el rincón infantil
2 personas
Comprobar los baños
Colocar el botiquín de primeros auxilios
Preparar la mesa de registro
2 personas
Recibir al artista
2 personas
Montar el camerino del artista
2 personas
Hacer la prueba de sonido
3 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Abrir las puertas
4 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Comprobar las entradas y las pulseras
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Servir bebidas y aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar a los que llegan tarde
2 personas
Anunciar el concierto
Acompañar el concierto
3 personas
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
Atender las preguntas del público
Organizar la despedida y el agradecimiento
2 personas
Cerrar el punto de distribución
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Desmontar el equipo
3 personas
Desmontar el escenario y las sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver materiales del proveedor
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Guardar el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesas para niñoscant. 6
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de registro
Percheroscant. 3
Mesa de camerino
Piezas de escenariocant. 6
Bancos infantilescant. 8

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cajas DIcant. 2
Reproductor de música
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 10
Bridascant. 100
Portátil
Distribuidor de corrientecant. 2

Iluminación

Luces del escenariocant. 4
Iluminación ambientalcant. 4
Trípodes de iluminacióncant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Vasos para niñoscant. 60
Platos reutilizablescant. 150
Cubiertoscant. 150
Tazas de cafécant. 40
Cucharonescant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Jarras de aguacant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchilloscant. 6
Pinzascant. 6
Bandejas de serviciocant. 8

Decoración

Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Guirnaldascant. 8
Telón de fondo del escenario
Flechas y señalizacióncant. 20
Pegatinas con nombrecant. 150

Limpieza

Papeleracant. 8
Cubo de limpiezacant. 2
Fregonascant. 3
Escoba y recogedorcant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 3
Postes separadorescant. 8
Cinta de balizamientocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra el artista, la técnica, los permisos y el seguro antes de enviar las invitaciones. Si cambia el horario o el recinto después, tendrás que rehacer la información para las familias.
Envía la información a los visitantes cuando las inscripciones estén abiertas y vuelve a compartirla antes del concierto. Incluye el horario, la distribución de la sala, las necesidades dietéticas y cualquier indicación para niños pequeños.
Haz el plano de la sala con antelación: separa el registro, el buffet, el escenario, los percheros y las zonas de circulación. Comprueba que las salidas de emergencia sigan despejadas y que los cables queden cubiertos.
Asigna por escrito a los voluntarios, a los monitores infantiles y a la persona responsable de primeros auxilios. Entrega las pulseras y acreditaciones antes de abrir el registro para no interrumpir la entrada.
El día anterior, revisa el pronóstico, enfría las bebidas y reúne los materiales. El día del concierto, recoge las llaves con tiempo suficiente para probar sonido, luces y distribución antes de recibir al público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto infantil?: Empieza al menos 6 semanas antes. En ese plazo puedes confirmar la fecha y el artista, comprobar permisos y seguro, abrir las inscripciones y reservar la técnica y el catering.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un concierto infantil?: Envíalas cuando el horario, el recinto y el artista estén confirmados, idealmente entre 4 y 6 semanas antes. Manda la información final a los visitantes al menos 7 días antes del concierto.
¿Qué hay que comprobar el día anterior al concierto infantil?: Revisa el pronóstico, enfría las bebidas, reúne los materiales y confirma las llaves del recinto el día anterior. Deja preparada también la lista de visitantes, las pulseras y las acreditaciones.
¿Cuándo se prueba el sonido de un concierto infantil?: Reserva como mínimo 90 minutos antes de la llegada del público para montar y probar altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, reproductor, cables y luces. Así tendrás margen para corregir fallos sin niños ni familias en la sala.

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