Kinderboekenfeest organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen

Een kinderboekenfeest vraagt meer voorbereiding dan alleen boeken en een voorlezer. Je legt eerst datum, locatie en programma vast en werkt daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en de indeling van vrijwilligers. Let vooral op de combinatie van voorlezen, workshops, catering en verkoop- of boekentafels: die gebruiken dezelfde ruimte en soms dezelfde helpers. Deze checklist helpt je om materiaal, techniek en praktische details op tijd te regelen, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft uit te voeren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Voorleesgasten bevestigen
Activiteiten en workshops boeken
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma online publiceren
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Voorleesboeken selecteren
2 personen
Workshopmateriaal controleren
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
Boodschappenlijst opstellen
Boeken en materialen bestellen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programma's afdrukken
Speurtocht voorbereiden
2 personen
Decoratie maken
3 personen
Boekentafels samenstellen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Bederfelijke catering voorbereiden
3 personen
Locatiesleutels ophalen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Voorleeshoek inrichten
2 personen
Workshoptafels inrichten
3 personen
Boekenmarkt inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Bezoekers registreren
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Opening verzorgen
2 personen
Voorleessessie begeleiden
3 personen
Knutselsessie begeleiden
4 personen
Dranken en fruit serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Speurtocht begeleiden
5 personen
Boekenquiz presenteren
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Boekenmarkt begeleiden
3 personen
Handtekeningensessie begeleiden
2 personen
Avondvoorlezing begeleiden
3 personen
Film of verteloptreden verzorgen
3 personen
Toezicht houden bij activiteiten
4 personen
Toiletten controleren
Afvalbakken legen
2 personen
Slotwoord verzorgen
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Boeken en spullen innemen
3 personen

Nazorg

Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Ongelezen boeken inpakken
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Gevonden voorwerpen berichten
Dankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Loungebankenaantal 4
Boekenkastenaantal 4
Kleedjesaantal 8
Klaptafelsaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Projector
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Kassa
Pinautomaat

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 12
Serveerplankenaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8

Decoratie

Boekvlaggenaantal 8
Papieren slingersaantal 12
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 12
Boekenleggerdisplayaantal 4
Decoratieve boekstapelsaantal 10

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Staande lampenaantal 4

Activiteiten

Kinderboekenaantal 150
Kleurpotlodenaantal 120
Viltstiftenaantal 80
Wasco'saantal 60
Scharenaantal 30
Lijmstiftenaantal 40
Knutselpapieraantal 10
Kartonnen dozenaantal 30
Stickersetsaantal 20
Schortenaantal 30
Speurtochtbordjesaantal 20
Prijsboekenaantal 20

Registratie

Naamkaartjesaantal 120
Keycordsaantal 120
Printpapieraantal 500
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 4
Programmafoldersaantal 120

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het programma uiterlijk 4 weken vooraf definitief. Bevestig dan ook de voorleesgasten en workshops, zodat de uitnodiging en online programmapagina geen voorlopige tijden bevatten.
Verwerk aanmeldingen wekelijks en sluit de inschrijving 5 tot 7 dagen voor het feest. Gebruik de eindlijst om dieetwensen, naamkaartjes, cateringhoeveelheden en de groepsindeling voor workshops te bepalen.
Test projector, scherm, speakers en microfoons minimaal 1 week vooraf op de feestlocatie. Controleer tegelijk of verlengsnoeren en stekkerdozen lang genoeg zijn en geen looproutes doorkruisen.
Plan per activiteit minstens 1 vrijwilliger en wijs daarnaast 1 aanspreekpunt aan voor ontvangst en onverwachte problemen. Leg de indeling uiterlijk 3 dagen vooraf vast, inclusief pauzes en overdracht tussen workshops.
Zet boekentafels, boekenkasten en decoratie niet pas tijdens de opening klaar. Haal locatiesleutels vooraf op, richt de ruimte de dag ervoor of minimaal 2 uur van tevoren in en koel dranken voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kinderboekenfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 10 weken vooraf met datum, locatie, programma en voorleesgasten. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken voor het feest, zodat je nog tijd hebt om aanmeldingen en vrijwilligers te verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kinderboekenfeest?: Reken minimaal 1 vrijwilliger per activiteit of workshop en houd daarnaast 2 mensen vrij voor ontvangst, catering en praktische hulp. Bij meerdere gelijktijdige groepen is een extra coördinator per 3 tot 4 activiteiten verstandig.
Wanneer moet ik catering voor een kinderboekenfeest inkopen?: Bepaal de hoeveelheden zodra de inschrijving sluit, meestal 5 tot 7 dagen vooraf. Koop houdbare producten eerder; haal bederfelijke catering en gekoelde dranken op de dag zelf of maximaal 1 dag van tevoren.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een kinderboekenfeest op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, boekentafels, decoratie, techniek en catering. Als je ook een speurtocht en meerdere workshops klaarzet, reserveer dan 3 uur en laat minstens 2 vrijwilligers tegelijk opbouwen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.