Checklist: een kamp voor jonge mantelzorgers organiseren

Een kamp voor jonge mantelzorgers vraagt meer voorbereiding dan alleen een locatie, activiteiten en eten. Je moet vroeg weten wie meegaat, welke medische informatie en noodcontacten beschikbaar zijn en welke toestemmingen nog ontbreken. Plan ook de groepsindeling, begeleiding, vervoer en een alternatief bij slecht weer voordat de deelnemers komen. Met deze checklist werk je van de eerste reserveringen naar de laatste controle van materialen, EHBO en medicijnen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Deelnemersaantal bepalen
2 personen
Aanmeldformulier opstellen
2 personen
Toestemmingsformulier opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Medische informatie verzamelen
2 personen
Noodcontacten controleren
2 personen
Toestemmingen controleren
2 personen
Deelnemerslijst maken
Groepsindeling maken
2 personen
Begeleiders indelen
2 personen
Programma uitwerken
2 personen
Activiteiten voorbereiden
3 personen
Reservering locatie bevestigen
Reservering vervoer bevestigen
Weersverwachting controleren
Regenprogramma klaarzetten
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Materialen labelen
2 personen
EHBO-tas controleren
Medicijnen veilig klaarzetten
2 personen
Deelnemersinformatie printen
Afspraken met begeleiders delen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Activiteitenhoeken inrichten
4 personen
Versiering ophangen
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Welkomstsnacks klaarzetten
2 personen
Begeleiders instrueren
2 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Noodcontacten bereikbaar houden
Welkom en uitleg geven
2 personen
Kennismakingsspel begeleiden
3 personen
Pauzedranken bijvullen
2 personen
Buitenactiviteit begeleiden
5 personen
Creatieve activiteit begeleiden
4 personen
Fruit en snacks serveren
2 personen
Handen wassen begeleiden
2 personen
Buffet klaarzetten
4 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Avondspel begeleiden
4 personen
Rustige praatgroep begeleiden
2 personen
Campinglegenden vertellen
2 personen
Laatste snacks serveren
2 personen
Deelnemers uitchecken
3 personen
Ophaalcontacten controleren
2 personen
Deelnemers veilig overdragen
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Activiteitenmateriaal sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen terugbrengen
2 personen
Lege verpakkingen afvoeren
2 personen
Locatieoverdracht afronden
Ouders nazorginformatie sturen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Declaraties en bonnen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Partytentenaantal 3
Picknickkledenaantal 8
Klaptafelsaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 50
Schaaltjesaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Waterkannenaantal 6
Koelboxenaantal 5

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Megafon
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Volleybalaantal 2
Frisbeesaantal 6
Pionnenaantal 20
Springtouwenaantal 8
Badmintonsetsaantal 4
Ballenpomp

Activiteiten

Spelkaartenaantal 6
Bordspellenaantal 8
Tekenpapieraantal 100
Kleurpotlodenaantal 40
Viltstiftenaantal 40
Scharenaantal 12
Lijmstiftenaantal 12
Touwaantal 3
Post-itsaantal 12
Pennenaantal 40
Naamkaartjesaantal 45

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 80
Tafelkledenaantal 8
Pijlbordenaantal 10

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handvegersaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Veiligheid

EHBO-tassenaantal 2
Zaklampenaantal 6
Fluitjesaantal 6
Reflectiehesjesaantal 8
Medicijnbox

Registratie

Clipboardsaantal 4
Documentenmappenaantal 6
Pennendozenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, vervoer en aanmeldingen. Vraag in hetzelfde formulier naar dieetwensen, medische informatie, toestemmingen en een noodcontact.
Maak na de aanmelddeadline één deelnemerslijst met telefoonnummers, noodcontacten, dieetwensen en medische aandachtspunten. Controleer toestemmingen en ontbrekende gegevens uiterlijk 7 dagen voor vertrek.
Plan begeleiding per groep en leg vast wie verantwoordelijk is voor medicatie, EHBO en contact met ouders of verzorgers. Neem per begeleider een actuele groepsindeling mee, niet alleen een algemene deelnemerslijst.
Werk het programma uit met duidelijke start- en eindtijden en bereid activiteiten vooraf voor. Zet pionnen, ballen, frisbees, springtouwen en badmintonsets per activiteit klaar en label materialen per groep.
Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting, boodschappen, vervoer en locatie. Zet een regenprogramma klaar en test speakers, megafon, verlengsnoeren en powerbanks voordat de deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kamp voor jonge mantelzorgers organiseren?: Start bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Dan is er tijd voor locatie en vervoer, aanmeldingen, toestemmingen, medische informatie, groepsindeling en een aangepast programma.
Welke gegevens moet ik verzamelen voor een kamp voor jonge mantelzorgers?: Vraag minimaal naam, contactgegevens, noodcontact, dieetwensen, medische informatie en toestemming voor deelname. Controleer ontbrekende formulieren uiterlijk 7 dagen voor vertrek.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een kamp voor jonge mantelzorgers?: Dat hangt af van leeftijd, groepsgrootte en zorgbehoefte; maak vóór de start vaste groepen en wijs per groep een verantwoordelijke begeleider aan. Leg daarnaast minimaal één persoon apart vast voor EHBO en medicatie.
Wat regel ik als het regent tijdens het kamp?: Maak uiterlijk 24 uur vooraf een concreet regenprogramma met binnenactiviteiten en controleer of de locatie daarvoor geschikt is. Verplaats materialen, eten en techniek pas nadat de alternatieve ruimte is gecontroleerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.