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Kinderbuchfest organisieren: die praktische Checkliste

Ein Kinderbuchfest braucht mehr als Bücher und eine Vorlesestunde. Du koordinierst Programm, Vorlesegäste, Workshops, Anmeldung, Verpflegung und Helfer – und musst am Veranstaltungstag Technik, Möbel und Material zur richtigen Zeit am richtigen Ort haben. Diese Checkliste führt dich von der ersten Terminentscheidung bis zum Abholen des Standortschlüssels. Besonders leicht vergessen werden Kühlung, Namensschilder, Verlängerungskabel und ein klarer Ablauf für Freiwillige.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Vorlesegäste bestätigen

  • Aktivitäten und Workshops buchen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm online veröffentlichen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Vorlesebücher auswählen

    2 Personen

  • Workshopmaterial kontrollieren

    2 Personen

  • Cateringmengen berechnen

  • Einkaufsliste erstellen

  • Bücher und Materialien bestellen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Programme ausdrucken

  • Schnitzeljagd vorbereiten

    2 Personen

  • Dekoration basteln

    3 Personen

  • Büchertische zusammenstellen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Verderbliche Verpflegung vorbereiten

    3 Personen

  • Standortschlüssel abholen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Vorleseecke einrichten

    2 Personen

  • Workshop-Tische einrichten

    3 Personen

  • Bücherflohmarkt einrichten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Registrierungstisch aufbauen

    2 Personen

  • Sicherheitswege freimachen

    2 Personen

  • Freiwillige empfangen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

Event

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Eröffnung betreuen

    2 Personen

  • Vorlesesession begleiten

    3 Personen

  • Bastelsession moderieren

    4 Personen

  • Getränke und Obst servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Schnitzeljagd begleiten

    5 Personen

  • Bücherquiz präsentieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Buchmarkt begleiten

    3 Personen

  • Autogrammstunde begleiten

    2 Personen

  • Abendlesung begleiten

    3 Personen

  • Film- oder Erzählvorführung organisieren

    3 Personen

  • Bei Aktivitäten Aufsicht führen

    4 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Schlusswort halten

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Bücher und Sachen einsammeln

    3 Personen

Nachbereitung

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Räume reinigen

    4 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Ungeöffnete Bücher einpacken

    2 Personen

  • Verlorene Gegenstände erfassen

  • Fundsachen mitteilen

  • Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 12
  • StühleAnz. 100
  • LoungebänkeAnz. 4
  • BücherregaleAnz. 4
  • DeckenAnz. 8
  • KlappischeAnz. 4

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 2
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • Kasse
  • Geldautomat

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 120
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 40
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierbretterAnz. 6

Küche

  • WasserkocherAnz. 2
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • MesserAnz. 8
  • ZangenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 8

Dekoration

  • BücherfähnchenAnz. 8
  • PapiergirlandenAnz. 12
  • BallonsAnz. 100
  • TischdeckenAnz. 12
  • Lesezeichen-DisplayAnz. 4
  • Dekorative BücherstapelAnz. 10

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • StehlampenAnz. 4

Aktivitäten

  • KinderbücherAnz. 150
  • BuntstifteAnz. 120
  • FilzstifteAnz. 80
  • WachsmalstifteAnz. 60
  • ScherenAnz. 30
  • KlebestifteAnz. 40
  • BastelpapierAnz. 10
  • KartonsAnz. 30
  • AufklebersetsAnz. 20
  • SchürzenAnz. 30
  • Schnitzeljagd-SchilderAnz. 20
  • PreisbücherAnz. 20

Registrierung

  • NamensschilderAnz. 120
  • LanyardsAnz. 120
  • DruckpapierAnz. 500
  • StifteAnz. 30
  • KlemmbretterAnz. 4
  • ProgrammhefteAnz. 120

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • BesenAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum, Programm und Ort zuerst fest. Bestätige Vorlesegäste und Workshop-Angebote, bevor du Einladungen verschickst, damit Familien verlässliche Zeiten erhalten.
  • Bearbeite Anmeldungen nicht nur nach Namen, sondern erfasse auch Ernährungswünsche. Plane die Cateringmengen erst, wenn die Anmeldefrist abgelaufen ist, und rechne zusätzlich eine kleine Reserve ein.
  • Prüfe Workshopmaterial und Technik mindestens eine Woche vorher. Für Projektor, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofone und Verlängerungskabel sollte es einen kurzen Funktionstest im vorgesehenen Raum geben.
  • Bereite Namensschilder, gedruckte Programme und Bücherfähnchen am Vortag vor. So bleibt am Veranstaltungstag Zeit für verderbliche Verpflegung, gekühlte Getränke und die Einrichtung der Büchertische.
  • Teile Freiwillige mit konkreten Zeitfenstern ein: Empfang, Workshops, Schnitzeljagd, Catering und Abbau brauchen jeweils eine verantwortliche Person. Kläre außerdem frühzeitig, wann der Standortschlüssel abgeholt und zurückgegeben wird.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Kinderbuchfest organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Location, Programm und Vorlesegästen. Einladungen sollten etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Fest verschickt werden.
Wie viele Helfer braucht ein Kinderbuchfest?
Plane mindestens eine Person für den Empfang, eine für die Technik, je Workshop eine Betreuung und zwei Personen für Verpflegung und Aufbau ein. Bei mehreren parallelen Aktivitäten brauchst du pro Bereich eine feste Ansprechperson.
Wann soll das Catering für ein Kinderbuchfest vorbereitet werden?
Berechne Mengen nach Ende der Anmeldefrist und kaufe haltbare Lebensmittel einige Tage vorher ein. Getränke kannst du am Vortag kühlen; verderbliche Speisen bereitest du am Veranstaltungstag möglichst kurz vor Beginn vor.
Was muss am Tag vor dem Kinderbuchfest erledigt sein?
Namensschilder, Programme, Dekoration, Schnitzeljagd und Büchertische sollten am Vortag bereitliegen. Kontrolliere außerdem Workshopmaterial, Technik, Geschirr und Verlängerungskabel, damit am Veranstaltungstag nur noch Aufbau und frische Verpflegung fehlen.

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