Checklist pour organiser une fête du livre pour enfants

Une fête du livre pour enfants demande plus qu’une sélection de lectures. Il faut coordonner les invités, les ateliers, les inscriptions, les bénévoles et le matériel, puis garder du temps pour l’accueil et le rangement. Cette checklist de 68 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, du choix de la date à la récupération des clés. Elle couvre aussi les oublis fréquents : besoins alimentaires, badges, chasse au trésor, câbles et boissons à refroidir.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Confirmer les invités à la lecture
Réserver les activités et ateliers
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Publier le programme en ligne
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Sélectionner des livres à lire
2 personnes
Vérifier le matériel d’atelier
2 personnes
Calculer les quantités de catering
Établir la liste de courses
Commander des livres et du matériel
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
Préparer la chasse au trésor
2 personnes
Créer la décoration
3 personnes
Préparer les tables de livres
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le catering périssable
3 personnes
Récupérer les clés du lieu
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le coin lecture
2 personnes
Installer les tables d'atelier
3 personnes
Installer le marché du livre
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
Accueillir les bénévoles
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Assurer l’ouverture
2 personnes
Animer la séance de lecture
3 personnes
Animer l'atelier créatif
4 personnes
Servir les boissons et les fruits
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer la chasse au trésor
5 personnes
Présenter le quiz sur les livres
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Encadrer le marché du livre
3 personnes
Animer la séance de dédicaces
2 personnes
Animer la lecture du soir
3 personnes
Organiser une projection ou une prestation de conte
3 personnes
Assurer la surveillance des activités
4 personnes
Vérifier les toilettes
Vider les poubelles
2 personnes
Prononcer le discours de clôture
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Récupérer les livres et les affaires
3 personnes

Suivi

Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer les espaces
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Emballer les livres non lus
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Publier les objets trouvés
Envoyer des messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 100
Canapés de salonqté 4
Bibliothèquesqté 4
Couverturesqté 8
Tables pliantesqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Caisse
Terminal de paiement

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 12
Planches de serviceqté 6

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Pincesqté 6
Louchesqté 8

Décoration

Marque-pagesqté 8
Guirlandes en papierqté 12
Ballonsqté 100
Nappesqté 12
Présentoir de marque-pagesqté 4
Piles de livres décorativesqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampadairesqté 4

Activités

Livres pour enfantsqté 150
Crayons de couleurqté 120
Feutresqté 80
Crayons de cireqté 60
Ciseauxqté 30
Bâtons de colleqté 40
Papier de bricolageqté 10
Boîtes en cartonqté 30
Lots d’autocollantsqté 20
Tabliersqté 30
Panneaux de chasse au trésorqté 20
Livres de prixqté 20

Inscription

Badges nominatifsqté 120
Lanières tour de couqté 120
Papier d’impressionqté 500
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 4
Brochures du programmeqté 120

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaisqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balayette et pelleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis confirmez les invités à la lecture et les ateliers avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins 2 semaines pour traiter les inscriptions et ajuster les groupes.
Prévoyez un bénévole pour environ 10 à 15 enfants selon le nombre d’ateliers. Répartissez les rôles avant le jour J : accueil, lecture, activités, circulation, restauration et rangement.
Vérifiez le matériel technique sur place au moins 7 jours avant : projecteur, écran, haut-parleurs, microphones, rallonges et multiprises. Un test complet évite de découvrir un câble manquant au début de la lecture.
Préparez les tables de livres, les bibliothèques, les coussins et les couvertures en fonction des espaces prévus. Imprimez les programmes et préparez les badges au plus tard la veille, avec quelques exemplaires vierges en réserve.
Calculez les quantités de repas après la clôture des inscriptions, en tenant compte des allergies et régimes signalés. Refroidissez les boissons la veille et préparez les denrées périssables le jour même, idéalement dans les 3 heures avant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête du livre pour enfants ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, confirmer les intervenants, ouvrir les inscriptions et commander les livres ou fournitures. Gardez les 7 derniers jours pour les vérifications et la préparation matérielle.
Quand envoyer les invitations pour une fête du livre pour enfants ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant l’événement, avec une date limite d’inscription fixée 10 à 14 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de constituer les groupes et de recueillir les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une fête du livre ?: Comptez au minimum 1 bénévole pour 10 à 15 enfants, puis ajoutez 1 personne à l’accueil et 1 personne pour la restauration. Pour 40 enfants, prévoyez donc généralement 5 à 7 bénévoles selon le programme.
Quand préparer le matériel et les livres ?: Vérifiez les stocks et commandez le matériel au moins 3 semaines avant. Faites la mise en place des tables, livres, décorations et ateliers la veille, puis effectuez un dernier contrôle 2 heures avant l’ouverture.

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