Zo organiseer je een kinderboekenfeest

Begin met een helder programma voordat je uitnodigingen verstuurt. Leg eerst de datum en locatie vast, bevestig voorleesgasten en boek workshops die op elkaar aansluiten. Daarna kun je het aantal kinderen ramen, vrijwilligers indelen en catering en materialen berekenen. Plan de praktische afronding uiterlijk in de laatste week: boeken klaarzetten, speurtocht voorbereiden, dranken koelen en controleren of techniek en zaalindeling werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Voorleesgasten bevestigen
4
Activiteiten en workshops boeken
2 personen
5
Uitnodigingen ontwerpen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Programma online publiceren
10
Vrijwilligers werven
2 personen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Voorleesboeken selecteren
2 personen
13
Workshopmateriaal controleren
2 personen
14
Cateringhoeveelheden berekenen
15
Boodschappenlijst opstellen
16
Boeken en materialen bestellen
17
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
18
Programma's afdrukken
19
Speurtocht voorbereiden
2 personen
20
Decoratie maken
3 personen
21
Boekentafels samenstellen
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Bederfelijke catering voorbereiden
3 personen
25
Locatiesleutels ophalen
26
Ruimtes controleren
2 personen
27
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
28
Voorleeshoek inrichten
2 personen
29
Workshoptafels inrichten
3 personen
30
Boekenmarkt inrichten
3 personen
31
Versiering ophangen
3 personen
32
Geluidsinstallatie testen
2 personen
33
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
34
Registratietafel klaarzetten
2 personen
35
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
36
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
37
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

38
Bezoekers registreren
3 personen
39
Programma uitdelen
2 personen
40
Opening verzorgen
2 personen
41
Voorleessessie begeleiden
3 personen
42
Knutselsessie begeleiden
4 personen
43
Dranken en fruit serveren
4 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Speurtocht begeleiden
5 personen
46
Boekenquiz presenteren
2 personen
47
Hapjes serveren
4 personen
48
Boekenmarkt begeleiden
3 personen
49
Handtekeningensessie begeleiden
2 personen
50
Avondvoorlezing begeleiden
3 personen
51
Film of verteloptreden verzorgen
3 personen
52
Toezicht houden bij activiteiten
4 personen
53
Toiletten controleren
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Slotwoord verzorgen
2 personen
56
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
57
Boeken en spullen innemen
3 personen

Nazorg

58
Catering opruimen
3 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
61
Decoratie verwijderen
3 personen
62
Ruimtes schoonmaken
4 personen
63
Afval afvoeren
2 personen
64
Geleende materialen retourneren
2 personen
65
Ongelezen boeken inpakken
2 personen
66
Verloren voorwerpen registreren
67
Gevonden voorwerpen berichten
68
Dankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Loungebankenaantal 4
Boekenkastenaantal 4
Kleedjesaantal 8
Klaptafelsaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Projector
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Kassa
Pinautomaat

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 12
Serveerplankenaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8

Decoratie

Boekvlaggenaantal 8
Papieren slingersaantal 12
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 12
Boekenleggerdisplayaantal 4
Decoratieve boekstapelsaantal 10

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Staande lampenaantal 4

Activiteiten

Kinderboekenaantal 150
Kleurpotlodenaantal 120
Viltstiftenaantal 80
Wasco'saantal 60
Scharenaantal 30
Lijmstiftenaantal 40
Knutselpapieraantal 10
Kartonnen dozenaantal 30
Stickersetsaantal 20
Schortenaantal 30
Speurtochtbordjesaantal 20
Prijsboekenaantal 20

Registratie

Naamkaartjesaantal 120
Keycordsaantal 120
Printpapieraantal 500
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 4
Programmafoldersaantal 120

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan blokken van 30 tot 45 minuten voor voorlezen en workshops, met minstens 10 minuten wisseltijd. Zo loopt een uitgelopen verhaal niet meteen door in de rest van het programma.
Verwerk aanmeldingen in één overzicht en vraag dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf uit. Gebruik dat aantal om catering, bekers, borden en bestek te berekenen in plaats van op gevoel in te kopen.
Wijs per activiteit één vrijwilliger aan en maak de indeling minimaal 5 dagen vooraf. Zet daarnaast iemand apart voor ontvangst, naamkaartjes en het begeleiden van kinderen die te laat binnenkomen.
Test projector, speakers en microfoons uiterlijk de dag ervoor op de plek waar ze worden gebruikt. Controleer meteen of verlengsnoeren en stekkerdozen veilig liggen en niemand over kabels kan struikelen.
Maak boekentafels en de speurtocht niet pas op de ochtend zelf. Leg boeken, workshopmateriaal, decoratie en aanwijzingen per onderdeel klaar en haal de locatiesleutels minstens 1 dag vooraf op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een kinderboekenfeest?: Reken voor een programma van 2,5 tot 3 uur, inclusief ontvangst en een korte pauze. Plan per voorleesmoment of workshop 30 tot 45 minuten en houd 10 minuten wisseltijd aan.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een kinderboekenfeest versturen?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen 7 dagen voor het feest, zodat je dieetwensen, naamkaartjes en cateringhoeveelheden nog kunt verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kinderboekenfeest?: Gebruik als richtlijn 1 vrijwilliger per activiteit of ruimte, plus 2 mensen voor ontvangst en praktische hulp. Bij drie parallelle activiteiten kom je daarmee meestal uit op minimaal 5 vrijwilligers.
Wanneer regel ik de voorleesgasten en workshops?: Bevestig voorleesgasten en boek workshops bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Dan kun je het programma publiceren en voorkom je dat uitnodigingen uitgaan terwijl belangrijke onderdelen nog onzeker zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.