Checklist para organizar una fiesta de libros infantiles

Una fiesta de libros infantiles combina lecturas, talleres, mesas de libros y actividades para distintas edades. Para que el día fluya, conviene cerrar primero la fecha, el lugar y el programa, y dejar confirmados con antelación los invitados de lectura y los talleres. Después vienen las inscripciones, los voluntarios, los libros y el material técnico. Esta checklist reúne 68 tareas y 61 artículos para avanzar sin olvidar detalles como las preferencias dietéticas, las llaves del recinto o las bebidas frías.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Confirmar a los invitados de lectura
Reservar actividades y talleres
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Publicar el programa en línea
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Seleccionar libros de lectura
2 personas
Comprobar el material del taller
2 personas
Calcular las cantidades de catering
Elaborar la lista de la compra
Pedir libros y materiales
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir programas
Preparar la búsqueda del tesoro
2 personas
Hacer la decoración
3 personas
Montar las mesas de libros
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering perecedero
3 personas
Recoger las llaves del recinto
Comprobar los espacios
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el rincón de lectura en voz alta
2 personas
Preparar las mesas del taller
3 personas
Montar el mercado de libros
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
Recibir a los voluntarios
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Encargarse de la inauguración
2 personas
Coordinar la sesión de lectura en voz alta
3 personas
Guiar la sesión de manualidades
4 personas
Servir bebidas y fruta
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar la búsqueda del tesoro
5 personas
Presentar el concurso de libros
2 personas
Servir aperitivos
4 personas
Coordinar la feria del libro
3 personas
Acompañar la sesión de firmas
2 personas
Guiar la lectura nocturna
3 personas
Organizar una actuación de cine o narración
3 personas
Supervisar las actividades
4 personas
Comprobar los baños
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Preparar el discurso de clausura
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas
Recoger libros y objetos
3 personas

Seguimiento

Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Limpiar espacios
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Empaquetar libros sin leer
2 personas
Registrar objetos perdidos
Avisos de objetos perdidos
Enviar mensajes de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 100
Sofás loungecant. 4
Estanteríascant. 4
Mantelescant. 8
Mesas plegablescant. 4

Equipo

Portátilescant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Caja registradora
Cajero automático

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Tazas de cafécant. 40
Bandejas de servircant. 12
Tablas para servircant. 6

Cocina

Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 8
Pinzascant. 6
Cucharonescant. 8

Decoración

Banderines de librocant. 8
Guirnaldas de papelcant. 12
Globoscant. 100
Mantelescant. 12
Expositor de marcapáginascant. 4
Pilas decorativas de libroscant. 10

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de piecant. 4

Actividades

Libros infantilescant. 150
Lápices de colorescant. 120
Rotuladorescant. 80
Rotuladores de ceracant. 60
Tijerascant. 30
Barras de pegamentocant. 40
Papel para manualidadescant. 10
Cajas de cartóncant. 30
Sets de pegatinascant. 20
Delantalescant. 30
Carteles de la búsqueda del tesorocant. 20
Libros de premioscant. 20

Registro

Tarjetas de nombrecant. 120
Cordones identificativoscant. 120
Papel de impresióncant. 500
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 4
Folletos del programacant. 120

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobascant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Recogedor y escobacant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de enviar las invitaciones: incluye horarios de lectura, talleres, búsqueda del tesoro y pausas. Así puedes calcular aforo, sillas y voluntarios con datos reales.
Pide las inscripciones con una fecha límite de 7 días antes del evento. Usa ese número para confirmar asistentes, alergias y preferencias dietéticas antes de calcular el catering.
Comprueba el material de cada taller al menos 5 días antes. Revisa también proyector, pantalla, altavoces, micrófonos, cables alargadores y regletas; el día del evento solo debería quedar una prueba técnica.
Prepara las mesas de libros y las tarjetas de nombre el día anterior. Deja separados los programas impresos, la decoración y los materiales de la búsqueda del tesoro para que el montaje no dependa de encontrar cosas a última hora.
Recoge las llaves del recinto con antelación y planifica el montaje por zonas: lectura, talleres, catering y mesas de libros. Enfría las bebidas la víspera y prepara el catering perecedero lo más cerca posible del comienzo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de libros infantiles?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, fijar el programa y confirmar invitados de lectura y talleres. Deja la lista final de asistentes y las cantidades de catering para la última semana.
¿Cuándo enviar las invitaciones para una fiesta de libros infantiles?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes, cuando el lugar y el programa ya estén confirmados. Fija una fecha límite de inscripción 7 días antes para poder recoger preferencias dietéticas y asignar voluntarios.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una fiesta de libros infantiles?: Como punto de partida, calcula 1 voluntario por cada 10 a 15 niños, además de una persona responsable de coordinación. Ajusta la cifra según el número de talleres, zonas y actividades simultáneas.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: Deja listas las tarjetas de nombre, los programas, la decoración, las mesas de libros y los materiales de la búsqueda del tesoro. También puedes enfriar las bebidas y comprobar que están disponibles las llaves y el equipo técnico.

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