Keynote-evenement organiseren: checklist en planning

Een keynote-evenement staat of valt met een strak programma, betrouwbare techniek en een spreker die precies weet wat er wordt verwacht. Begin met de zaal, datum en keynote-spreker en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en catering. In de laatste week controleer je de presentatie, dieetwensen, routegegevens en naamkaartjes. Op de dag zelf draait alles om een goed getest geluid- en beeldsysteem, een ingerichte registratietafel en een draaiboek dat iedereen kan volgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Zaal reserveren
Datum en programma vastleggen
2 personen
Keynote-spreker bevestigen
Technische wensen verzamelen
Uitnodigingstekst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Techniek reserveren
Programma online plaatsen
Aanmeldingen controleren
Naamkaartjes ontwerpen
Presentatie ontvangen
Presentatie technisch controleren
2 personen
Dieetlijst aan catering geven
Route en parkeergegevens delen
Naamkaartjes printen
Draaiboek printen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Zaal openen
2 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Tafels opstellen
2 personen
Podiumzone inrichten
2 personen
Projector en scherm plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Presentatie opstarten
Microfoons testen
2 personen
Verlichting controleren
Registratietafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Keynote aankondigen
Keynote begeleiden
2 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Pauzedranken bijvullen
2 personen
Netwerkborrel openen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Techniek demonteren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Facturen en bonnetjes bundelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Registratietafel
Spreektafel
Krukkenaantal 3
Kapstokkenaantal 2
Tafelkleedaantal 8

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptop
Presentatieklikker
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-adaptersaantal 3
Verlengkabelsaantal 5
Stekkerdozenaantal 4
Gaffer tapeaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 3

Servies

Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Dinerbordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerplateausaantal 10
Schenkkanaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 3
Opslagbakkenaantal 8

Decoratie

Naambadgesaantal 60
Naamkaartjesaantal 60
Pennenaantal 20
Programmafoldersaantal 60
Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 6
Bloemstukkenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Vuilniszakhoudersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasteilaantal 2
Handzeepdispenseraantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de technische wensen van de spreker uiterlijk twee weken vooraf vast. Controleer daarna of de projector, het scherm, de laptop, HDMI-adapters, microfoons en luidsprekers samen werken.
Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en geef de definitieve lijst uiterlijk vijf werkdagen voor het evenement aan de catering. Houd ook rekening met een duidelijk gelabelde optie per dieettype.
Plan de presentatiecontrole niet op de ochtend zelf. Ontvang de definitieve presentatie uiterlijk twee werkdagen vooraf en test lettertypen, video, geluid en de presentatieklikker op de laptop in de zaal.
Maak naamkaartjes pas nadat de aanmeldingen zijn gecontroleerd. Print daarnaast enkele lege kaartjes voor last-minute wijzigingen en richt de registratietafel minstens 30 minuten voor aanvang in.
Zet het draaiboek klaar voor registratie, techniek, catering en de spreker. Open de zaal minimaal 90 minuten vooraf, zodat stoelen, tafels, verlichting, dranken en hapjes nog gecontroleerd kunnen worden.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een keynote-evenement organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de zaal, datum, keynote-spreker en het programma. Verstuur uitnodigingen meestal 4 tot 6 weken voor de bijeenkomst, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen en catering.
Wanneer moet ik de keynote-presentatie ontvangen?: Vraag de definitieve presentatie uiterlijk 2 werkdagen voor het evenement op. Plan vervolgens een volledige technische controle met de laptop, projector, microfoons en presentatieklikker; op de dag zelf doe je alleen nog een korte functietest.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de zaal klaar te zetten voor een keynote?: Reken op minimaal 90 minuten voor het openen van de zaal en de opbouw. Daarin controleer je de stoelopstelling, registratie- en spreektafel, techniek, verlichting, waterglazen en de cateringopstelling.
Wanneer geef ik dieetwensen door aan de catering?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en stuur de definitieve lijst uiterlijk 5 werkdagen vooraf naar de catering. Controleer op de dag zelf of speciale maaltijden herkenbaar zijn en apart worden uitgegeven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.