Checklist pour organiser un événement keynote
Un événement keynote se joue autant dans la préparation que sur scène. Il faut verrouiller la date, le programme et l’intervenant avant d’ouvrir les inscriptions, puis coordonner les besoins techniques, le catering et l’accueil des participants. La dernière semaine sert surtout à vérifier les détails qui arrivent souvent trop tard : présentation, régimes alimentaires, badges, itinéraire et stationnement. Cette checklist rassemble les 59 tâches du plan dans l’ordre où les traiter.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver la salle
Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer l’intervenant keynote
Recueillir les besoins techniques
Rédiger le texte de l’invitation
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Réserver la technique
Mettre le programme en ligne
Vérifier les inscriptions
Concevoir les badges nominatifs
Recevoir la présentation
Vérifier la présentation sur le plan technique
2 personnes
Remettre la liste des régimes au traiteur
Partager l’itinéraire et les infos de stationnement
Imprimer les badges nominatifs
Imprimer le déroulé
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables
2 personnes
Aménager la zone de scène
2 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Lancer la présentation
Tester les microphones
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Annoncer la keynote
Animer le keynote
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Réapprovisionner les boissons de la pause
2 personnes
Ouvrir l’apéritif de réseautage
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Accompagner le départ des invités
2 personnes
Suivi
Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger les restes au frais
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Démonter l'équipement technique
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Classer les factures et les reçus
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 60
- Tablesqté 8
- Table d'inscription
- Table de prise de parole
- Tabouretsqté 3
- Porte-manteauxqté 2
- Nappeqté 8
Équipement
- Projecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Cliqueur de présentation
- Microphones sans filqté 2
- Pied de microphone
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Adaptateurs HDMIqté 3
- Rallongesqté 5
- Multiprisesqté 4
- Ruban gafferqté 2
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 4
- Éclairage d’ambianceqté 3
Vaisselle
- Verres à eauqté 70
- Verres à vinqté 70
- Tasses à caféqté 60
- Assiettes de dînerqté 60
- Couvertsqté 60
- Plateaux de serviceqté 10
- Carafeqté 4
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloireqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Bacs à glaçonsqté 3
- Bacs de rangementqté 8
Décoration
- Badges nominatifsqté 60
- Badges nominatifsqté 60
- Stylosqté 20
- Brochures du programmeqté 60
- Panneau d’accueil
- Panneaux directionnelsqté 6
- Compositions floralesqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Porte-sacs-poubelleqté 6
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Bac à vaisselleqté 2
- Distributeur de savon pour les mainsqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez d’abord la date, la salle et le programme, puis confirmez l’intervenant keynote avant de rédiger l’invitation. Sans ces trois éléments, les inscriptions risquent de changer plusieurs fois.
- Demandez les besoins techniques de l’intervenant au moins 2 semaines avant l’événement. Testez ensuite l’ordinateur, le projecteur, les adaptateurs HDMI, les microphones et le cliqueur avec la présentation reçue.
- Fixez une date limite d’inscription et vérifiez les inscrits à 7 jours, puis à 48 heures de l’événement. Remettez la liste actualisée des régimes alimentaires au traiteur avant sa dernière commande.
- Envoyez l’itinéraire et les informations de stationnement quelques jours avant l’événement, puis imprimez les badges nominatifs et le déroulé au plus tard la veille. Prévoyez une table d’inscription visible dès l’entrée.
- Ouvrez la salle suffisamment tôt pour installer les chaises, les tables et la technique. Mettez les boissons au frais et préparez les en-cas avant l’arrivée des participants, afin de ne pas gérer le service pendant la keynote.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un événement keynote ?
- Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour réserver la salle, confirmer l’intervenant, lancer les invitations et commander le catering. Gardez les 7 derniers jours pour les vérifications et l’installation.
- Quand envoyer les invitations pour un événement keynote ?
- Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant la date prévue, dès que la salle, la date, le programme et l’intervenant sont confirmés. Fixez une date limite de réponse au moins 10 jours avant l’événement.
- Quand recevoir la présentation de l’intervenant keynote ?
- Demandez-la au plus tard 5 à 7 jours avant l’événement pour pouvoir vérifier les vidéos, les polices, le format et les connexions. Faites un dernier test technique le jour même avant l’ouverture de la salle.
- Combien de temps prévoir pour installer la salle ?
- Comptez 2 à 3 heures avant l’arrivée du public pour disposer les chaises et les tables, installer l’écran, le projecteur, les microphones et la table d’inscription. Ajoutez du temps si la salle doit être réorganisée ou si le son nécessite un réglage.
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