Wat heb je nodig voor een ketenconferentie?

Voor een ketenconferentie heb je meer nodig dan stoelen en een projector. Richt de registratiebalie in, regel per deelnemer een naamkaartje en programma en test presentatie, geluid en aansluitingen vooraf. Voor koffie, water en catering moet je niet alleen servies tellen, maar ook piekmomenten opvangen: bij ontvangst en in elke pauze. Gebruik de boodschappenlijst hieronder als controle voor de zalen, techniek, keuken en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 100
Tafelsaantal 14
Registratietafel
Kapstokkenaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 3
USB-sticksaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkannenaantal 10
Koelboxenaantal 4
Serveertangenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 100
Tafelkledenaantal 14
Menukaartenaantal 14
Routebordenaantal 8
Pennenaantal 100
Notitieblokkenaantal 100

Verlichting

LED-lampenaantal 8

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Groene thee - 1 doos
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 2 doosjes
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroenschijfjes - 4 citroenen
- Plat water - 80 flessen
- Bruisend water - 60 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Appelsap - 8 pakken
- Sinaasappelsap - 8 pakken
- Ginger ale - 6 flessen
- Alcoholvrij bier - 36 flesjes
- Pils - 72 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Prosecco - 8 flessen
- Koffiemelk - 4 kuipjes
- Roomboter - 1 kilo
- Mini-croissants - 100 stuks
- Mini-broodjes - 120 stuks
- Volkorenbrood - 8 broden
- Wittebrood - 6 broden
- Meergranenbrood - 6 broden
- Krentenbollen - 50 stuks
- Jonge kaas - 3 kilo
- Brie - 1,5 kilo
- Roomkaas - 1,5 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Kipfiletbeleg - 2 kilo
- Ham - 2 kilo
- Gerookte zalm - 1,5 kilo
- Eiersalade - 1,5 kilo
- Jam - 4 potten
- Hagelslag - 2 pakken
- Pindakaas - 2 potten
- Komkommers - 12 stuks
- Tomaten - 4 kilo
- Paprika's - 3 kilo
- Rucola - 1 kilo
- Gemengde sla - 3 kilo
- Wortels - 2 kilo
- Cherrytomaten - 2 kilo
- Rode ui - 1 kilo
- Aardappelen - 12 kilo
- Rijst - 5 kilo
- Pasta - 5 kilo
- Kipfilet - 8 kilo
- Vegetarische burgers - 40 stuks
- Zalmfilet - 5 kilo
- Groenteburgers - 30 stuks
- Roerbakgroenten - 8 kilo
- Sperziebonen - 6 kilo
- Tomatensaus - 8 liter
- Pesto - 6 potten
- Mayonaise - 3 flessen
- Ketchup - 3 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Knoflooksaus - 2 flessen
- Olijfolie - 2 liter
- Zout - 1 kilo
- Zwarte peper - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 2 potjes
- Paprikapoeder - 1 potje
- Chilipoeder - 1 potje
- Parmezaanse kaas - 1 kilo
- Broodjes voor diner - 100 stuks
- Appels - 100 stuks
- Bananen - 80 stuks
- Druiven - 8 kilo
- Mandarijnen - 80 stuks
- Yoghurt - 100 bekers
- Muesli - 3 kilo
- Notenmix - 2 kilo
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Olijven - 3 kilo
- Gemengde borrelnoten - 3 kilo
- Toastjes - 10 pakken
- Bitterballen - 300 stuks
- Vegetarische bitterballen - 100 stuks
- Mini-loempia's - 150 stuks
- Kruidenroomkaas - 1 kilo
- Servetten - 300 stuks
- Papieren handdoeken - 8 rollen
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 50 stuks
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Vaatwastabletten - 50 stuks
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende spray - 2 flessen
- Sponzen - 12 stuks
- Microvezeldoeken - 20 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Papieren afhaalbekers - 150 stuks
- Roerstaafjes - 150 stuks

Tips

Tel stoelen en servies op basis van het maximale aantal deelnemers, plus ongeveer 10% reserve. Reken voor een buffet op extra borden, glazen en bestek omdat bezoekers vaak opnieuw pakken.
Zet voor de registratiebalie minimaal één registratietafel, naamkaartjes, de actuele deelnemerslijst en voldoende pennen klaar. Plan bij grotere groepen meerdere helpers, zodat de ontvangst niet ophoopt in het eerste halfuur.
Test laptop, projector, scherm, HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk één werkdag vooraf met de echte presentaties. Neem minimaal één USB-stick met een kopie van alle bestanden mee.
Voorzie elke zaal van waterkannen en waterglazen en houd thermoskannen of koffiezetapparaten gereed voor de ontvangst en pauzes. Zet koelboxen alleen in als drank of catering niet direct gekoeld beschikbaar is.
Leg naamkaartjes, programma's, menukaarten en bewegwijzering vóór de opbouw per ruimte klaar. Controleer dieetwensen vóór de definitieve cateringbestelling, niet pas wanneer de deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een ketenconferentie?: Voor een ketenconferentie heb je meubilair, servies, registratiebenodigdheden, presentatietechniek en keukenmateriaal nodig. Denk minimaal aan stoelen en tafels, een registratietafel, naamkaartjes, een laptop, projector, scherm, microfoons, kabels, koffievoorziening en waterglazen.
Hoeveel stoelen en glazen moet ik bestellen voor een ketenconferentie?: Bestel voor iedere aangemelde deelnemer één stoel en minstens één waterglas, plus ongeveer 10% reserve. Bij 80 deelnemers betekent dat bijvoorbeeld 88 stoelen en 88 waterglazen; voor een buffet heb je extra borden, glazen en bestek nodig.
Wanneer moet ik de techniek voor een ketenconferentie testen?: Test laptop, projector, scherm, microfoons, HDMI-kabels en stroomvoorziening uiterlijk één werkdag voor de conferentie. Controleer op de dag zelf nogmaals het geluid en zet alle presentaties minimaal 30 minuten voor de start klaar.
Wat moet ik meenemen voor koffie en catering op een ketenconferentie?: Neem koffiezetapparaten of thermoskannen, koffiekopjes, waterkannen, waterglazen, serveerschalen, serveertangen, borden en besteksets mee. Stem de hoeveelheden af op het deelnemersaantal en houd per pauze extra servies achter de hand; controleer dieetwensen vóór de definitieve bestelling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.